Будьте всегда вежливы, разговаривая со служащими центральных телефонных станций, почты и коммутаторов в учреждениях. Не говорите слишком много, не задерживайте служащих — время им дорого. Если кто-либо из работающих на телефонной станции будет отвечать вам раздраженно, учтите, что это может быть следствием утомительной работы, не возмущайтесь, а говорите спокойно и вежливо. Дорожите и своим временем, особенно при междугородных переговорах. Наводя справку или заказывая разговор, выражайтесь коротко и ясно — вы облегчите этим работу служащих телефонных станций. Не сопровождайте заказ междугородного разговора излишним предисловием, вроде: «Милая девушка, номер моего телефона 37763, будьте добры соединить меня с Кошицами и дать мне номер 2067». Достаточно сказать: «Говорит номер 37763, прошу Кошице 2067». Конечно, вежливы должны быть на обеих сторонах провода — нехорошо, если телефонная служащая не умеет владеть собой и сдерживать свое раздражение. Если все попытки получить нужное соединение ни к чему не приводят, вступать в перебранку с телефонисткой не стоит — лучше вызвать отделение контроля или сделать заявку о неисправности телефона, это скорее всего поможет. Если вас по ошибке неверно соединили, не вешайте тотчас, не говоря ни слова, телефонную трубку, не выражайте своего неудовольствия малоподходящими выражениями, извинитесь коротко и вежливо: «Простите, мне дали не тот номер» или «Простите, это ошибка». Если же какой-нибудь абонент случайно наберет ваш номер вместо требуемого, не сердитесь и не обижайте человека на другом конце провода.

Начиная разговор по телефону, назовите свою фамилию, в некоторых случаях и место работы, сообщите от чьего имени вы говорите. Не задавайте напрасных вопросов «Кто у телефона?», «Кто говорит?» и тому подобных. Не забывайте каждый раз поздороваться и попрощаться.

Продолжительность разговора сведите на минимум, помните, что есть и другие желающие говорить, и им приходится ждать, пока освободится линия. Продолжительный разговор — бесцеремонность по отношению к другим абонентам, много раз безуспешно набирающим номер. Принято, чтобы разговор прекращал тот, кто вызывал, но иногда и вызванный может вежливо сказать, что по той или иной причине спешит закончить разговор. Когда мужчина вызывает женщину по телефону, то должен выждать, чтобы разговор прекратила она (хотя это право принадлежит вызвавшему), особенно если говорится о житейских делах, а не о торговых или служебных.

Если вы говорите из телефонной будки и видите, что кто-то дожидается очереди, поспешите окончить разговор. Но со стороны ожидающего было бы бесцеремонно стучать кулаком в будку или иным неуместным способом проявлять свое нетерпение. Необходима обоюдная обходительность.

Учитывайте, что по телефону голос часто кажется измененным, и потому говорите четко и ясно. Не удивляйтесь, если кто-нибудь говорит с вами коротко и отрывисто — у него могут быть на то свои, вас не касающиеся причины: он спешит освободить аппарат для кого-нибудь другого, у него важное совещание, важный посетитель, от которого вы его оторвали, рядом с ним лицо, которому не следует знать о чем речь и т. д. Если слышимость плохая, раздраженно повышая голос, вы делу не поможете, так как слова станут еще менее разборчивыми. Рекомендуется говорить средним по силе голосом.

Когда у вас гости и вам кто-нибудь звонит по телефону, сократите, насколько возможно, разговор. Самим вам звонить кому бы то ни было, когда у вас сидят гости или когда вы принимаете посетителей в учреждении, следует лишь в крайнем случае. Избегайте телефонировать из квартиры знакомых. Если без этого никак нельзя обойтись, то вежливо объясните это хозяевам.

Рекомендуется возможно меньше пользоваться телефоном соседей. Ваша просьба разрешить позвонить от них по телефону никого не приведет в восторг, особенно если его обладатели в это время развлекаются в домашнем кругу или с увлечением читают интересную книгу, хотя отказать вам они сочтут неудобным. Когда дело не терпит отлагательства, то, разумеется, никто не будет в претензии, если соседи попросят разрешения воспользоваться телефоном.

Просить обладателя телефона вызвать к аппарату соседей без исключительно важной причины — верх бесцеремонности, и никто не имеет права быть в претензии, если получит отказ.

Старайтесь свести на минимум частные разговоры на службе — они задерживают деловые разговоры.

Когда вы пишете кому-нибудь письмо, обращайте внимание не только на содержание, но и на форму. Возможно, что получивший ваше послание будет не раз перечитывать каждую строчку, задумается над высказанными мыслями, удержит все в своей памяти. Недаром говорится: «Что написано пером, того не вырубишь топором».

Найдутся люди, которые будут подробно штудировать каждое слово, чтобы сделать вывод об отправителе письма. Поэтому, прежде чем писать, отдайте себе отчет в том, что вы хотите сказать и как это выразить.

Новые времена оказали влияние и на частную переписку. Уже не в моде чувствительные излияния, витиеватые фразы, которыми изобиловали письма прежних дней. Письмо отражает образ мышления и способ выражения пишущего. Внешнее оформление письма также характеризует его автора. Писать надо чисто и аккуратно.

Не пишите частных писем в состоянии сильного гнева! А если все же напишете, то по крайней мере не отправляйте моментально. Перечитав письмо на следующий день, вы сами увидите, что гнев — плохой советник, и наверное составите новое письмо.

Никогда не употребляйте грубых, обидных выражений, не отправляйте письма, за которое вам пришлось бы потом стыдиться.

Анонимные письма пишут только беспринципные, трусливые люди. К их содержанию нельзя относиться серьезно, обычно это только злая клевета. Не подписываясь под отправляемым письмом, его автор вызывает презрение порядочных людей. Гражданский долг каждого, знающего о каких-либо упущениях или преступлениях, указать на них не анонимно.

Пишущие любовные письма выражают в них свои чувства. Показывать такие письма, давать читать их чужим людям не надо. Если чувство любви между мужчиной и женщиной угаснет, правильнее будет вернуть друг другу письма.

Все должны положить себе за правило отвечать на письма. Даже если вам не всегда хочется писать, отдайте себе отчет в том, что откладывать ответ в долгий ящик не годится. Продолжительный перерыв в переписке может привести к охлаждению дружеских отношений.

Почтовая бумага должна быть простой и изящной. При деловых и торговых сношениях письма пишут исключительно на белой бумаге, для частных писем можно, при желании, брать бумагу другого цвета. Конверт должен быть того же качества и цвета, что и бумага. Если конверт прозрачный, то письма вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем в конверт. Плотная белая писчая бумага тоже годится для частных писем. Если у вас не выходят ровные строчки, лучше подложите плотную линованную бумагу. Краткие сообщения, например приглашение, благодарность, как мужчины, так и женщины могут писать на карточках (тонких картонных листках), вкладывая их в конверты вместо листа почтовой бумаги.

Деловые письма обычно пишут на машинке, частные пером или на машинке, в зависимости от их характера. Письма, в которых выражают какие-нибудь чувства, соболезнование, предпочтительнее писать от руки. Даже официальные поздравления (например сослуживцу к свадьбе), соболезнование, приглашения не принято писать на машинке. Не пишите карандашом. Исключение допустимо, если только по каким-либо уважительным причинам — под рукой нет чернил; адресату это надо во всяком случае объяснить. В настоящее время многие считают допустимым писать личные письма на машинке — их легче читать. Подписываются на всех без исключения деловых и личных письмах от руки (а чтобы подпись была каждому понятна, полезно полностью повторить ее написание на машинке).