Приглашения, буклеты, бэджи – все это необходимый атрибут каждого корпоративного мероприятия. От того, как будет составлено приглашение, зависит то, придет ли гость на праздник. Стиль приглашения должен быть официальным, но не строгим. Каждое приглашение нужно составит так, чтобы человек ощутил свою индивидуальность и избранность. Сам стиль, в котором составлено поздравление, должен «выдавать» степень официальности и закрытости мероприятия. Не стоит на распечатанных бланках писать от руки имя гостя. Лучше набрать все на компьютере. Так приглашенный почувствует себя избранным, а не одним из многих. На пригласительных билетах обязательно разместите логотип фирмы. Это достаточно запоминающийся маневр.

Можно делать приглашения по телефону, высылать по электронной почте или оговаривать лично (единственное требование – приглашение должно исходить от вас, а не через третье лицо) – все это согласно требованиям этикета. Письменное приглашение больше подходит в том случае, когда вы устраиваете большое торжество, хотя, несомненно, оно годится по любому поводу.

Для приглашений желательно купить одинаковые открытки или использовать официальные бланки вашей фирмы.

Основные правила написания официального приглашения:

• обязательно указываются имя и фамилия приглашенного (при приглашении в менее официальной форме указывается только имя);

• приглашаются оба супруга, причем в данном случае на первом месте всегда ставится имя мужа;

• официальные приглашения всегда пишутся в третьем лице с употреблением выражения «имеем честь пригласить»;

• рекомендуется указывать вид торжества, форму одежды, час и место его проведения.

• желательно, чтобы внешний вид приглашения соответствовал теме праздника.

На пригласительных карточках приняты сокращения и пометки.

Принятые сокращения:

s. t. – sine tempore – точно, вовремя, без опоздания;

с. t. – cum tempore – с опозданием на четверть часа;

U.A.w.g. – просьба ответить;

R.S.V.P. – repondez s'il wous plait – просьба ответить.

Рекомендации по одежде:

leger (просто): можно джинсы и свитер (темный костюм был бы «не в тему»).

Sommerlich (по-летнему): пестрая летняя рубаха, легкий пиджак свободного покроя или нечто подобное (шорты были бы «недостаточно хорошей одеждой»).

Strassenanzug (мужской костюм на каждый день): нечто более нарядное, чем «leger» – «тройки», обычные костюмы.

Dunkler Anzug (темный мужской костюм): черный либо темно-синий мужской костюм.

Festlich (bei einer Tagesverabstaltung) (нарядно, на дневное мероприятие): «штреземанн» либо «визитка».

Festlich (bei einer Abendverabstaltung) (нарядно, на вечернее мероприятие): смокинг, пиджак для обеда, спенсер.

Grosser Gesellschaftsanzug (мужской костюм для парадного случая): фрак с белым галстуком-бабочкой.

Cravat noir/black tie (черный галстук-бабочка): смокинг или пиджак для обеда.

Cravat blanche/white tie (белый галстук-бабочка): фрак.

Официальное приглашение выглядит следующим образом:

Чтобы еще больше заинтересовать гостя, приготовьте для каждого бэдж с его именем, должностью, званием. Только ни в коем случае не пишите фамилию и инициалы. Лучше так: сначала фамилия, затем имя и отчество. Хочу обратить ваше внимание на то, что в европейских странах не принято обращаться по имени-отчеству. Только имя и фамилия. У нас лишь немногие компании принимают эту традицию.

Чтобы «лишний» раз себя прорекламировать закажите открытки, брелоки, ручки с логотипом вашей компании. Сами не заметите, как это себя окупит.

Также необходимая «вещь» как для клиентов, так и для партнеров – это буклеты. Они бывают самых различных объемов: от нескольких страниц до нескольких сотен страниц. Все зависит от специфики работы фирмы и от вашего предпочтения – что именно должен включать буклет, что вы хотите в нем отразить.

Создать праздничное настроение помогут плакаты, развешанные по всему помещению с надписями, афоризмами, небольшими стихотворениями, лозунгами и афоризмами.

Естественно, все, что написано на плакатах, должно соответствовать духу мероприятия. Все это мелочи, но они полезны и приятны. Кроме того, по содержанию такой «наглядной агитации» гость легко уловит общее направление, в котором будет происходить собрание, всем будет легче сориентироватьтся в уровне официальности, найти стиль общения и все это в конечном итоге сделает общение максимально комфортным для всех, поможет ощутить каждому себя «в своей тарелке».

Организовать праздник – тяжелая работа, и многие пользуются услугами фирм, которые берутся организовать любой праздник. Что вы можете получить в такой фирме и как построить сотрудничество с ней?

Алгоритм работы компаний с клиентами (вами) примерно следующий:

• вам предложат заполнить подробную заявку (бриф) на проведение вашего корпоративного праздника. Заполненный бриф поступает к менеджеру, который связывается с вами и делает уточнения по брифу, необходимые для составления предварительного сценарного плана мероприятия;

• вам высылается предварительный сценарный план мероприятия и прайс-лист, который отражает диапазон цен на запрашиваемые праздничные услуги;

• назначается встреча в удобное для вас время для заключения договора на организацию праздника.

Вам предложат следующие услуги:

• подбор помещения, ресторана, места для пикника;

• подготовка сценария для мероприятия;

• услуги тамады или ведущего;

• организация банкета, фуршета, приема, пикника;

• организация развлекательной программы;

• техническое обеспечение праздника (аппаратура);

• оформление помещения, фейерверки и другие эффекты;

• рассылка приглашений или услуги посыльного;

• услуги специалистов по видео– и фотосъемке;

• транспортное обеспечение корпоративного мероприятия.

• непосредственно организация корпоративного праздника «под ключ»;

• составление окончательной сметы проведения праздника.

Все эти пункты подлежат обсуждению. Советуем вам уделить этому максимум внимания, иначе вы можете получить не совсем то, что заказывали. Возможно, вы придете к выводу, что кое-что все-таки лучше сделать своими силами. В этом случае вам очень пригодится то, что написано в следующих главах.