Операция Архив применяется для архивации как баз данных, так и содержимого почтовых ящиков в Outlook. Данные легко переносятся с одного компьютера на другой и сохраняются на случай сбоев в работе компьютера. Кроме того, архивация освобождает папки для корреспонденции – с ними будет значительно легче работать, когда устаревшая корреспонденция переместится в архив (если ее нельзя удалить по некоторым соображениям).

Любимый деловой подарок – это календарь. По стенам развешиваются календари-постеры или квартальные на пружинках, на столах расставляются перекидные и календари-домики, в портмоне и записных книжках хранятся карманные календарики. Все это – вчерашний и даже позавчерашний день. В компьютере, в Outlook, помещается удобный электронный календарь – с расписанием, перечнем заданий, напоминаниями, сроками их контроля и исполнения.

Доступ к этой функции простой – выберите Календарь на панели в левой части окна программы. Откроется страница ежедневника и две (или три, четыре – как настроите) таблицы текущего и следующего месяцев (дней, недель) (рис. 15.7). Под ними расположен список активных задач. Это имитация страницы привычного бумажного ежедневника, но с существенным отличием: электронный ежедневник интерактивен, поэтому может выполнять множество задач, недоступных другим органайзерам.

Рис. 15.7. Интерфейс Календаря

Особенность календаря Outlook в том, что он может связываться с вашими коллегами или партнерами по электронной почте и согласовывать ваши задания. Например, вы назначаете совещание. Для этого в нужной строке нужного дня щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите задание (рис. 15.8).

Рис. 15.8. Выбор задачи

В появившемся окне введите текст задания, время исполнения, режимы напоминания (программа может напоминать о задании) (рис. 15.9).

Рис. 15.9. Здесь указывается тема, место и суть задачи

В этом же окне можно перейти в режим планирования, где составить подробное расписание дел буквально по минутам.

Аналогично назначаются встречи, корпоративные события (например, праздничные вечеринки) и т. д. Важно не злоупотреблять расписаниями других сотрудников, чтобы их жизнь не превратилась в сплошное напоминание, особенно учитывая, что каждое такое событие может быть помечено как периодическое и повторяться ежемесячно, еженедельно или даже ежедневно (это уже как вы сами определите).

Впрочем, если вас донимают подобные напоминания коллег, вы можете закрыть доступ к своему расписанию. Такую же защиту может применить любой сотрудник, который пользуется органайзером Outlook.

Вид органайзера легко меняется: это может быть страница из ежедневника, или пять таблиц, обозначающих дни рабочей недели (переключатель в положении Показывать рабочую неделю), или схема семидневной недели (переключатель в положении Показывать полную неделю) (рис. 15.10).

Рис. 15.10. Созданная вами задача отображается в календаре

Невероятное количество документов, которые нужно составить, прочитать, зарегистрировать и обработать, даже в небольшом офисе способно привести в отчаяние, поэтому с появлением персональных компьютеров предпринимались многочисленные попытки переложить рутину на машину. Полное решение этой задачи требует, как правило, изрядных расходов – как на программы, так и на обучение. Outlook предлагает если не полное, то простое и дешевое решение.

Суть безбумажного документооборота заключается в том, чтобы документы, составленные в электронной форме, исполняли свои функции без распечатывания. Скорость обращения и обработки электронных документов в разы выше, чем бумажных, и эффективность офисного труда, соответственно, тоже.

Outlook удобно использовать для безбумажного документооборота потому, что это хорошая транспортная система, доставляющая служебные записки, докладные, рапорты и прочую документацию быстро и точно. Вместо того чтобы обойти пять кабинетов, дожидаясь у каждого, когда нужный человек освободится, достаточно послать одно электронное письмо, которое прочитают все, кому оно адресовано. Подобный обмен незаменим для всех видов информационного взаимодействия, в том числе и обмена иллюстрациями или многостраничными руководствами, которые прикрепляются к письму в виде отдельного файла.

Еще одно важное свойство Outlook – возможность создавать новые папки и определять доступ к ним. Можно завести общедоступную папку для жалоб и предложений, папку с инструкциями только для чтения или папку приказов, доступ к которой возможен в зависимости от полномочий пользователя. Общие папки лучше создавать на сервере, который обеспечивает функционирование офисной сети и никогда не выключается.

Условие для функционирования такой системы безбумажного документооборота одно: все сотрудники должны использовать Outlook. Однако именно из-за лени и недостатка дисциплины преимущества безбумажного делопроизводства чаще всего оказываются недоступными: представьте, вы послали важную служебную записку, а тот, от кого зависит решение, просто забыл включить компьютер.

Нельзя сказать, что выше было описано все, что необходимо знать для работы с программой Microsoft Outlook. Вы ознакомились только с ее основными возможностями. Далее благодаря дружественному, интуитивному интерфейсу осваивать новые операции и возможности можно и должно самостоятельно. При создании программы был соблюден краеугольный принцип всех сложных устройств и программ, так называемая защита от дурака, то есть что бы вы ни делали, повредить себе вы не сможете.

В заключение следует отметить, что самое главное в этой программе – это не многообразие функций. Любые сервисные приложения только направляют усилия офисного работника. Outlook не избавит вас от необходимости думать, анализировать и принимать решения. Зато он существенно уменьшит беспорядок на столе и в мыслях. Собственно, для этого он и придуман, и его следует освоить.

При всех попытках объединить человека и компьютер в единый оперативно работающий организм были придуманы голосовой ввод, инфракрасный порт и оптическое распознавание. Однако только клавиатура была и еще долго будет основным инструментом офисного труда, и чем быстрее вы работаете на ней, тем лучше компьютер поймет свою задачу. К сожалению, чаще всего техника работы на клавиатуре – это тыканье одним-двумя пальцами с блужданием глазами сначала по клавишам, потом – по монитору (что же там получилось?), затем – исправление ошибок, после – исправление ошибок, сделанных во время предыдущего исправления ошибок и т. д. Эффективность такого использования компьютера сопоставима с коэффициентом полезного действия паровоза, то есть крайне невысокая. Говорить о профессиональной печати 160–200 знаков в минуту не приходится.

При желании работать быстро нужно тренироваться.