Операции, отражаемые в первичных учетных документах, подразделяются на следующие группы по способу воздействия на имущество и обязательства компании.

Хозяйственные операции, возникающие внутри компании и вызывающие изменения имущества и обязательств без воздействия внешней экономической среды (поставщиков, заказчиков, заимодавцев и др.): расход ресурсов для управления, обслуживания, производства продукции, услуг, работ, начисление заработной платы, амортизации и др.

Хозяйственные операции, возникающие внутри компании и вызывающие изменения имущества и обязательств под воздействием внешней среды (организаций, учреждений, государственных органов и др.), не контролируемой компанией. Причинами таких хозяйственных операций могут быть введение новых налоговых платежей, инфляционные процессы, стихийные бедствия и др.

Хозяйственные операции, вызывающие изменения имущества и обязательств компании под воздействием взаимоотношений с внешней средой: приобретение имущества, получение средств из бюджета, выплаты по кредиту и др.

Хозяйственные операции, зарегистрированные в первичных учетных документах, могут быть отнесены прямо на счета бухгалтерского учета. Однако в этом случае затруднено обнаружение ошибочных записей, проверка данных аудиторами, осуществление управленческого учета. Поэтому даже в условиях компьютерной обработки учетной информации компании ведут хронологический Главный журнал. Кроме этого компании могут не использовать Главный журнал, а вместо него вести несколько специальных журналов: продаж, покупок, денежных поступлений, денежных выплат и др.

На этапе переноса данных первичного учета в регистры бухгалтерского учета могут также использоваться общий журнал и несколько специальных журналов. Они ведутся в хронологической последовательности. Но если общий журнал предназначен для фиксации единичных, не повторяющихся записей, а также записей на счетах, редко используемых в практической работе, то специальные журналы заполняются однородными повторяющимися операциями (по покупкам, продажам и др.).

Ведение специальных журналов не является безусловным. Особенно если учет автоматизирован. Использование современных компьютерных технологий позволяет автоматически сформировать регистры аналитического и синтетического учета движения имущества, капитала, обязательств. Однако компании часто не отказываются от ведения специальных журналов. Журналы дают возможность ограничения доступа отдельных сотрудников компании к информации, представляющей коммерческую тайну. Они используются как хранилища информации для внутреннего управленческого учета, анализа внутренней информации и представления ее менеджерам. Использование журналов сокращает объем информации, переносимой в Главную книгу.

Данные журналов используются также для подтверждения, аудиторскими организациями достоверности показателей финансовой отчетности. Не имея промежуточных записей хозяйственных операций в специальных журналах, затруднено, а порой невозможно сопоставить данные регистров с первичными учетными документами, поскольку записи разбросаны по дебету и кредиту многочисленных счетов. В журналах указывают номера проводок, их коды, а затем эту информацию переносят в Главную книгу. Специальные журналы содержат также анализ влияния каждой хозяйственной операции на активы, пассивы, капитал компании, помещают объяснения корреспонденции счетов. Приведем форму Главного журнала в табл. 2.7.

Особенностью Главного журнала является указание страницы, на которой отражена хозяйственная операция, что в дальнейшем переносится в Главную книгу и позволяет сверить записи, выявить ошибки. В графе «Справка о проводке» проставляются номера дебетуемого и кредитуемого счетов, что дает возможность перенести суммы по дебету и кредиту соответствующих счетов в Главную книгу. По графам «Дебет» и «Кредит» указывается сумма операции.

Следующим этапом учетной регистрации в международной практике является заполнение Главной книги. Записи Главного журнала и/или специальных журналов по дебету и кредиту счетов и сумме распределяют между отдельными счетами Главной книги. Происходит процесс систематизации записей. Хронологические записи преобразуются в систематические, обобщаются и используются для расчетов оборотов и остатков по тем счетам, которые ведутся в компании в соответствии с принятым рабочим планом счетов.

В компаниях может составляться Главная книга и вспомогательные книги. Вспомогательные книги, по сути, являются регистрами аналитического учета. Они используются, когда номенклатура аналитических счетов обширна, что возможно при наличии большого количества поставщиков, покупателей, материалов, подотчетных лиц и др. Каждый из аналитических счетов является вспомогательным счетом, а синтетический – контрольным. В Главную книгу переносят информацию только контрольных счетов и используют для подготовки форм финансовой отчетности. Представим форму Главной книги в табл. 2.8.

Главная книга ведется по каждому счету. В нашем примере рассмотрена страница книги по счету 5453 «Товары». В книге производят записи по дебету и кредиту счета и расчет текущего сальдо после каждой операции. В графе «Справка о проводке» проставляется страница Главного или вспомогательного журналов, где проведена данная хозяйственная операция. Графа «Примечания» используется редко для расшифровки и определения соответствия хозяйственной операции отражению на счетах.

Последовательность переноса данных из Главного журнала (специальных журналов) в Главную книгу следующая:

1) находят в Главной книге соответствующий дебетуемый или кредитуемый счет;

2) переносят из книги дату совершения операции;

3) в графе «Справка о проводке» фиксируют номер страницы журнала, где выполнена соответствующая запись;

4) в графе «Дебет» или «Кредит» записывают сумму данной операции из журнала.