Финансовая отчетность выступает в качестве основного итога учетного цикла, поскольку именно на ее основе принимаются решения относительно данной компании внешние пользователи (инвесторы, кредиторы и т. д.). В принципе такие отчеты могут быть подготовлены за любой период, однако наиболее распространенными являются месячные, квартальные и годовые отчеты.

Основой подготовки отчета о прибылях и убытках, отчета нераспределенной прибыли и балансового отчета служит непосредственно скорректированный пробный баланс. При этом в первую очередь составляется отчет о прибылях и убытках, поскольку для вычисления нераспределенной прибыли надо сначала знать чистую прибыль. Окончательный баланс нераспределенной прибыли вычисляется непосредственно на основе отчета о ней, а не скорректированного пробного баланса.

Балансы временных счетов переносятся в отчет о прибылях и убытках, а постоянных – в балансовый отчет.

Кроме корректирующих записей в конце отчетного периода (года) должны быть сделаны закрывающие записи, или проводки (closing entries), которые закрывают (обнуляют) счета доходов и расходов. Поскольку счета доходов и расходов являются временными, т. е. ведутся только в течение отчетного периода, то в конце отчетного периода они должны быть закрыты (приведены к нулю). Напомним, что по определению доходы и расходы являются изменением собственного капитала, поэтому они в конечном итоге должны быть закрыты на счета собственного капитала. Процесс закрытия счетов необходим для подготовки временных счетов к следующему периоду.

Процедуру закрытия счетов доходов и расходов на собственный капитал можно разбить на два этапа.

Этап I . Счета доходов и расходов закрываются на сводный счет прибылей и убытков (Income Summary). Счета доходов, имеющие кредитовое сальдо, закрываются проводкой: дебет счета доходов, кредит сводного счета прибылей и убытков. Счета расходов, имеющие дебетовое сальдо, закрываются проводкой: дебет сводного счета прибылей и убытков, кредит счета расходов. Таким образом, на сводном счете прибылей и убытков собирается информация обо всех доходах (по кредиту) и расходах (по дебету) предприятия за отчетный год, необходимая для составления отчета о прибылях и убытках. Сальдо данного счета представляет собой чистую прибыль (кредитовое сальдо) или чистый убыток (дебетовое сальдо) за отчетный период.

Этап II. Сводный счет прибылей и убытков закрывается на счета собственного капитала. Для индивидуальных частных предприятий и партнерств сводный счет закрывается непосредственно на счет капитала владельца (капиталов владельцев). Для корпорации сводный счет закрывается на счете накопленной нераспределенной чистой прибыли. При наличии кредитового сальдо сводный счет закрывается проводкой: дебет сводного счета прибылей и убытков, кредит счетов капитала; при наличии дебетового сальдо – проводкой: кредит сводного счета прибылей и убытков, дебет счетов капитала. Таким образом, сводный счет прибылей и убытков играет вспомогательную «транзитную» роль: он открывается и закрывается в конце отчетного периода для обобщения информации о доходах и расходах предприятия.

Для проверки правильности отражения закрывающих записей может составляться пробный баланс после закрытия счетов (Post-Closing Trail Balance). Для этого в рабочий лист вместо граф «Баланс» и «Отчет о прибылях и убытках» добавляется графа «Пробный баланс после закрытия счетов» (дебет и кредит), куда переносится информация о сальдо балансовых счетов после закрывающих записей.

Закрывающие записи представляют собой финальный этап учетного цикла предприятия. Однако существует возможность еще одного технического приема, который называется обратными, или реверсирующими, записями, или проводками (reversing entries). Данные записи не являются обязательным элементом учетного цикла, а лишь представляют собой возможную альтернативу, которая может быть использована бухгалтером для облегчения последующей работы.

Обратные записи делаются в первый день нового отчетного периода и представляют собой записи, обратные корректирующим записям, сделанным в конце предыдущего отчетного периода. Отметим, что не все корректирующие записи могут реверсироваться – оценочные корректировки и первый вариант корректирующих проводок для предоплаченных расходов и доходов не могут быть реверсированы. Данные обратные записи позволяют бухгалтеру в новом отчетном периоде не отслеживать корректирующие записи предыдущего отчетного периода.

Если бухгалтер не пользуется обратными записями, то в учете проводки по начислению процентов и последующему погашению задолженности будут выглядеть следующим образом.

Пример. Предприятие Х в обмен на выписанный простой вексель получило кредит 1 октября 2004 г. в размере $ 1000 под 12 % годовых на условиях оплаты всей суммы процентов в момент погашения основной суммы займа. 1 октября 2004 г. предприятие отразило данную операцию в учете так:

10.1.2005

Денежные средства – 1000

Векселя к оплате – 1000

Предприятие Х 31 декабря 2004 г. (конец отчетного периода) не будет платить проценты, однако расходы на проценты за октябрь, ноябрь и декабрь ($1000 х 0,12 х 3: 12 = $30) уже понесены и относятся к отчетному периоду.

Данные расходы не отражены в учете и должны быть начислены корректирующей проводкой 31 декабря 2004 г.:

12.31.2004

Расходы на проценты – 30

Проценты к выплате (начисленные проценты) – 30

Таким образом, в отчетности за 2004 г. будут отражены как расходы, относящиеся к данному отчетному периоду (отчет о прибылях и убытках), так и соответствующие обязательства (начисленные обязательства в балансе). В момент погашения задолженности и выплаты процентов в следующем отчетном периоде будет сделана сложная проводка:

10.1.2005

Векселя к оплате – 1000

Проценты к выплате – 30

Расходы на проценты – 90

Денежные средства – 1120

Отметим, что проценты, относящиеся к периоду с января по сентябрь 2005 г., отражаются как расходы 2005 г.

Для того чтобы рассчитать величину процентов, относящуюся к 2005 г., и записать проводку по погашению задолженности и выплате процентов, бухгалтеру необходимо помнить, что в конце предыдущего отчетного периода была сделана корректирующая запись на проценты, относящиеся к предыдущему периоду, а также знать величину этих начисленных процентов. Такой дополнительной работы позволяют избежать обратные проводки.