Инвентаризация – проверка наличия и состояния материальных ценностей (основных и оборотных фондов) в натуре, а также денежных средств, остатков средств на счетах в банке и остальных расчетов с дебиторами и кредиторами. Инвентаризации подлежат все имущество организации и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация обязательна для всех государственных, кооперативных и общественных организаций и учреждений.

С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют допущенные ошибки: отражают неучетные хозяйственные операции, контролируют сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.

Инвентаризация может быть полной и частичной.

Полная инвентаризация охватывает все виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация проводится по одному или нескольким видам имущества и обязательств, например только по денежным средствам.

Различают плановые и внеплановые инвентаризации.

Плановые проводят в заранее установленные сроки.

Внеплановые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств устанавливает организация, кроме следующих случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

– при смене материальноответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

– при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

– при ликвидации (реорганизации) организации;

– в случаях пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций.

Цель инвентаризации – выявление расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируется в следующем порядке:

– основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин излишков и виновных лиц;

– убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации, соответственно, на издержки производства или обращения. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

– недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства или обращения.

1. Основания проведения инвентаризации:

1) передача имущества в аренду, выкуп, продажа, преобразование унитарного предприятия;

2) составление годовой бухгалтерской отчетности;

3) смена материальноответственных лиц;

4) выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

5) стихийное бедствие, пожар, другие чрезвычайные ситуации;

6) реорганизация или ликвидация предприятия.

2. Требования к проведению инвентаризации:

1) для проведения инвентаризации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия;

2) персональный состав инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, работники независимых аудиторских организаций;

3) отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;

4) до начала инвентаризации комиссии надлежит получить последние приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;

5) комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации;

6) фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера;

7) проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц;

8) инвентаризационные описи могут быть заполнены с использованием средств вычислительной техники и ручным способом;

9) описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материальноответственные лица. В конце описи материальноответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение;

10) на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи;

11) если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны;

12) когда материальноответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии, после чего инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке;

13) для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств;

14) по окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материальноответственных лиц;

15) в межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Инвентаризационная опись основных средств (ф. № ИНВ-1) применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники и т. п.).

Инвентаризационная опись нематериальных активов (ф. № ИНВ-1а) применяется для оформления данных инвентаризации нематериальных активов, поступивших для применения в организацию.

Инвентаризационный ярлык (ф. № ИНВ-2) применяется для учета фактического наличия сырья, готовой продукции, товаров и прочих материальных ценностей на складах в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда по условиям организации деятельности (производства) инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3) применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.