Важнейшим средством совершенствования работы руководителя является правильная организация рабочего места, делопроизводства. Четкая система ведения работы с документами значительно влияет на эффективность управления [12, с. 16].

Отметьте те утверждения, которые в наибольшей мере соответствуют Вашей манере работы с документацией, пользуясь шкалой:

а) совершенно справедливо;

б) пожалуй, справедливо;

в) не совсем так;

г) совершенно не так.

Когда у меня много неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону.

Когда я слишком загружен прочими делами, то обрабатываю большую часть бумаг сам.

Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится, а непрочитанные бумаги меня раздражают.

Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить важный документ.

Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные.

Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной.

Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и, когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону.

Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне.

Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражают успешность моей работы и мое положение в нашей организации.

Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах.

Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный доклад.

Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону.

Подсчитайте набранные Вами баллы.

За каждый ответ:

а) «совершенно справедливо» – 3 балла;

б) «пожалуй, справедливо» – 2 балла;

в) «не совсем так» – 1 балл;

г) «совершенно не так» – 0 баллов.

Суммировать баллы следует отдельно по четырем группам утверждения.

Таблица 30

Ключ к тестовому заданию «Как вы справляетесь с бумажным потоком?»

Если Вы набрали по первой группе утверждений 7 и более баллов, то Вы, скорее всего, «суперисполнитель», а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, не нагружая своих подчиненных.

Если Вы набрали 7 и более баллов по второй группе утверждений, то Вы, скорее всего, «расфасовщик». Конечно, делегирование обязанностей – одно из важнейших правил современной науки об управлении. Между тем многие подобные руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и концентрировать внимание тех, кому они передают те или иные задания. Это нередко ставит под удар их самих. Ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель.

Если Вы набрали 7 и более баллов по третьей группе утверждений, значит, Вам присущи черты «антибюрократа», и Вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Такие привычки могут дорого обойтись, если в Вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому Вам стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.

Если Вы набрали по четвертой группе утверждений 7 и более баллов, значит, Вы – «волокитчик» и обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку исполнения различных документов. Выручить Вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое использование делегирования.

Если количество баллов, набранных Вами по всем четырем группам утверждений, примерно одинаково и колеблется в пределах 3 – 5, то это можно считать свидетельством разумного отношения к бумажной работе и отсутствия ярко выраженных черт «бумажных неудачников». Это, конечно, приятно, но все же справляться с тем объемом бумаг, которые к Вам поступают каждый день, все равно трудно. Подумайте, можно ли сократить документооборот.

Прежде чем браться за изменения в своем кабинете, стоит остановиться и оглянуться: а что, собственно, делается вокруг Вас, какой техникой пользуются подчиненные и Вы сами? Чтобы помочь Вам найти ответы на эти вопросы, предлагается следующий тест [21, с.137].

1. Какое время, по Вашему мнению, сотрудники могу обойтись без оргтехники?

а) не обойдутся и дня;

б) могут спокойно обойтись – все дела пойдут своим чередом;

в) могут обойтись некоторое время.

2. Вы считаете техническое оснащение своего кабинета...

а) удовлетворительным;

б) приемлемым;

в) недостаточным.

3. Считаете ли Вы, что в некоторых подразделениях и цехах на Вашем предприятии надо...

а) произвести полную замену технического оснащения;

б) ничего не менять;

в) поменять старую оргтехнику на новую и приобрести дополнительные компьютеры.

4. Как Вы относитесь к обеспечению подчиненных полной информацией...

а) считаете это необходимой предпосылкой хорошей работы своего подразделения;

б) способом, необходимым для делегирования;

в) не считаете это необходимым.

5. Если Вам необходимо снять копию с какого-либо документа Вы...

а) делаете это в своем кабинете;

б) бежите в кабинет в конце коридора;

в) обратитесь за помощью к коллеге из соседнего отдела.

6. Каково Ваше мнение об оснащении своих подчиненных средствами оргтехники?

а) считаете это второстепенным;

б) допускаете, что они вполне могут одалживать их друг у друга;

в) придаете важное значение этой «мелочи».

7. Легко ли до Вас дозвониться?

а) телефон постоянно занят;

б) у Вас два номера, и если по первому не дозвонились, то можно позвонить по второму;

в) если телефон занят, то срабатывает автоответчик, и Вы можете сами перезвонить при необходимости.

8. Как освещается Ваше рабочее место?

а) лампами дневного света;

б) настольной лампой;

в) обычным электрическим светом.

9. Чтобы отправить факс Вы...

а) делаете это с аппарата, расположенного на соседнем столе;

б) отправляете со своего аппарата;

в) этим занимается коллега.

10. Как будет организовано на Вашем предприятии информационное обслуживание?

а) каждый сотрудник сможет получить для своей работы всю необходимую информацию;

б) Вашему начальнику все равно, где и как Вы ее добываете;

в) руководители Вашего предприятия считают сбор информации пустой тратой времени.

Определите оценку Ваших ответов в баллах. Просуммировав баллы, Вы узнаете, к какой из четырех категорий относится организация Вашего рабочего места с точки зрения технического оснащения и правильно ли Вы его организовали.

Таблица 31

От 15 баллов и менее – техника, которой Вы пользуетесь, давно устарела. Вам необходимо приобрести новую оргтехнику для своего кабинета.

От 15 до 20 баллов – все не так плохо, но необходимо совершенствовать технику в своем кабинете. Не стоит забывать о новых технологиях.

От 20 до 25 баллов – Ваш кабинет достаточно хорошо технически оснащен, но для полного успеха необходимо приобрести дополнительные компьютеры.

От 25 баллов и более – поздравляем! Ваш кабинет оснащен в соответствии с современными требованиями.