После долгой переписки с Лондоном армии в Малайе разрешили сформировать на месте два военизированных строительных батальона. Однако при наборе рекрутов в них военные натолкнулись на сопротивление гражданской администрации колонии. Шла война, экспорт олова, каучука, железа и других сырьевых продуктов приносил большую выгоду, расстаться даже с малой частью рабочих казалось немыслимым. В результате строительные части так и не были сформированы.
Состояние вооруженных сил, дислоцированных в Малайе перед войной, было плачевным, хотя на первый взгляд армия казалась достаточно сильной. Всего в регулярной армии и добровольных частях в Малайе числилось 90 тыс. человек, в том числе 20 тыс. англичан, 15 тыс. австралийцев, 37 тыс. индийцев и 17 тыс. местных жителей. 31 армейский батальон был разделен на три дивизии — 9-ю и 11-ю индийские и 8-ю австралийскую. Артиллерия в основном была береговой, а танковых частей вообще не было. В Лондоне считали, что они здесь не понадобятся, так как рельеф местности и состояние дорог не позволят действовать танкам. ВВС Малайи составляли четыре истребительные эскадрильи на новых американских истребителях «Буффало», пилоты остальных авиационных частей летали на старых самолетах и ждали, когда из Европы поступит новая техника.
По мнению военного командования, для надежной защиты Малайи требовалось укрепить военно-воздушные силы, прислать 17 пехотных батальонов и два танковых полка. Однако главная беда английской армии в Малайе заключалась не в малочисленности, а в низких боевых качествах как солдат (в основном это были новобранцы из Индии), так и офицеров. При этом последние были искренне убеждены, что японцы воевать не умеют и каждый англичанин стоит десятка японцев. Австралийцы, прибывшие в Сингапур, услышали от своих английских коллег, что японцы не смогут воевать в джунглях, что тактически они слабы, лишены инициативы и командный состав японской армии никуда не годится. В действительности японские части уже имели опыт действий в Южном Китае и Французском Индокитае, в то время как английские войска в Малайе совершенно не знали войны.
На штабных играх в Сингапуре английское командование рассмотрело возможный вариант высадки японцев не в самой Малайе, а на юге Таиланда — в Сингоре, откуда шли дороги, позволявшие в считанные часы ворваться в Малайю с севера. Чтобы предотвратить такую возможность, был разработан план «Матадор», согласно которому английские войска в случае высадки японцев в Сингоре должны были форсированным маршем перейти границу с Таиландом, блокировать японский десант и сбросить его в море. На пляжах в самой Малайе, пригодных для высадки десанта, в первую очередь на пляже в Кота-Бару (который и был избран японским командованием), были выкопаны гнезда для пулеметов и протянут один ряд колючей проволоки. Больше ее не нашлось, да и большинство огневых точек были макетами — из песка торчали палки.
Главной надеждой англичан на Востоке оставался флот. По замыслу союзников, в защите Сингапура от врага британскому Восточноазиатскому флоту, которым командовал адмирал Том Филипс, должны были помогать корабли голландского военного флота, находившиеся в Нидерландской Индии, и Азиатского флота США, стоявшего на Филиппинах. Однако реальных оперативных планов сотрудничества выработано не было, и координация действий зависела от договоренности адмиралов.
Уже к октябрю из докладов разведки в Китае и Индокитае, из сообщений прессы и беженцев стало ясно, что японские войска концентрируются в Южном Индокитае. Все данные указывали на то, что Малайя или Нидерландская Индия будут следующим объектом агрессии. Но как американцы продолжали в эти недели убеждать себя, что японцы не посмеют напасть на Перл-Харбор, так и англичане не могли поверить в нападение на Малайю и Сингапур. В официальной английской истории войны с Японией говорится: «Несмотря на информированность в том, что Япония проводит подготовку в Индокитае, губернатор Малайи продолжал оставаться в твердом убеждении (и это убеждение совпадало с линией, которой придерживались в Лондоне), что Япония не планирует близкую войну с Соединенным королевством, но готовится поддержать Германию в ее войне с Россией». Это приведшее к трагическим последствиям заблуждение владело англичанами вплоть до декабря 1941 г. Поэтому, хотя английские части и были передвинуты к северным границам Малайи, а несколько пулеметных гнезд было выкопано у пляжа в Кота-Бару, реально ничего для обороны Малайи так и.не делалось.
Убежденность в неприкосновенности империи, характерная для европейского общества Малайи, передалась малайской аристократии и китайским магнатам. В Сингапуре продолжали функционировать роскошные клубы, устраивались балы, проводились спортивные состязания, театры и рестораны были заполнены. В воспоминаниях одного из австралийских офицеров, прибывших тогда в Сингапур, говорится: «У меня сохранились яркие впечатления первой встречи с Сингапуром. Мы прибыли туда подготовленные (хотя бы на 50 %) к войне и готовые воевать. Но первое, что мы увидели, были офицеры в парадных мундирах и их жены в бальных платьях. Это было не только неуважительно к нам — это было неправильно. Или мы сошли с ума, или они сошли с ума».
25 ноября комитет начальников штабов Великобритании сообщил в Сингапур, что операцию «Матадор» нельзя начинать без соответствующих действий Японии, однако подготовка к ней должна проводиться. Штабы заявили губернатору, что гарантируют отправку ему приказа о начале этой операции не позже чем через 36 часов после начала японского вторжения — таким образом японцам заранее давалась значительная фора. 28 ноября комитет направил в Сингапур очередное послание, смысл которого сводился к следующему: будьте готовы ко всему, но ждите. И только 5 декабря, когда японские транспорты уже были в пути, Лондон сообщил, что операцию «Матадор» можно будет начать, если японские войска нарушат территориальную целостность Таиланда. Однако и это сообщение, не говоря уже о том, что оно опоздало и у командования в Малайе попросту не оставалось времени развернуть части для операции, было сформулировано столь туманно и осторожно, что и без того не очень решительные власти в Сингапуре предпочли, объявив военное положение, ничего более не предпринимать. Они даже не наладили разведку залива, хотя в их распоряжении находились подводные лодки, эсминцы и авиация. Никто не знал толком, приближаются японские транспорты к берегам Малайи или повернули к Калимантану.
По планам командующего японской 25-й армией генерал-лейтенанта Ямаситы 5-я пехотная дивизия должна была стать авангардом вторжения и осуществить высадку в Сингоре и Паттани. Для высадки в Кота-Бару был предназначен лишь один 55-й полк, главной задачей которого был захват аэродрома Кота-Бару. Основная ударная сила армии, императорская гвардейская дивизия, не должна была принимать участие в высадке — ей предстояло занять Бангкок, основные аэродромы и железнодорожные станции Таиланда. Лишь после этого гвардейские полки могли направиться по железной дороге из Бангкока в Северную Малайю и там усилить десантные части. Японский штаб предусматривал возможность движения английских войск в Таиланд для того, чтобы выйти к Сингоре раньше, чем там укрепится японский десант. В таком случае основная высадка в Сингоре должна была быть отложена до того момента, когда удастся обеспечить господство в воздухе.
В составе 25-й армии находилось в общей сложности 180 танков, однако далеко не все они должны были принять участие в боевых действиях в Малайе. Воздушное прикрытие вторжению обеспечивала 3-я воздушная дивизия с аэродромами в Южном Индокитае. В ее составе было 354 самолета. Кроме того, к операции могла подключиться 22-я авиафлотилия ВМФ, усиленная до 180 самолетов. Таким образом, преимущество японской армии в танках и авиации было подавляющим. Английские войска могли рассчитывать лишь на флот и на превосходство в численности войск.
6 декабря англичанам повезло, но они этим не воспользовались. Погода в те дни стояла плохая, небо было затянуто муссонными облаками, и воздушная разведка практически отсутствовала. И все же австралийский летчик Дж. Рэмшоу, днем 6 декабря поднявшийся в воздух и, несмотря на плохую погоду, упорно круживший у северных берегов Малайи, увидел в просвет между облаками неизвестный корабль и два минных тральщика в 200 милях от Кота-Бару. Еще через полчаса он обнаружил линкор, пять крейсеров, семь эсминцев и, главное, 25 транспортов. Через полчаса другой австралийский летчик нашел еще один караван, идущий чуть севернее, — в нем было 20 транспортов и несколько кораблей сопровождения. Воздушные разведчики смогли сообщить в Сингапур о движении конвоев, однако губернатор Малайи сэр Роберт Томас заявил подчиненным: японские корабли идут к Таиланду. Командующий обороной Малайи генерал Персиваль, который участвовал в обсуждении ситуации, записал в дневнике: «Мы объявили готовность номер один, но оснований для тревоги у нас не было, так как японская экспедиция была направлена против Сиама».