Приглашенные лица
Не забудьте пригласить на презентацию руководителей и работников предприятий вашего района, представителей местной администрации и контролирующих организаций, журналистов, жителей микрорайона. Акцию по распространению приглашений можно провести в местах совершения покупок, отдыха, проживания, работы ваших потенциальных клиентов.
Подготовка и распространение приглашений
Подготовка текста приглашения на презентацию строится по правилам составления рекламных материалов. Количество заказываемых приглашений зависит от масштабов мероприятия. Не бойтесь, что посетителей будет слишком много.
Важным гостям отправляют именные приглашения (руководителям предприятий, местной администрации).
Рассылка осуществляется заранее, чтобы у приглашенных была возможность спланировать свое время.
Для своевременной рассылки следует заключить договор с почтовым отделением или курьерской службой либо подключить сотрудников, знакомых (в целях экономии средств).
Проинформировать население о предстоящей презентации можно через местные газеты, плакаты (расклеить у ближайших остановок общественного транспорта, магазинов, крупных жилых комплексов), кабельное телевидение.
В приглашении обязательно указывается время проведения презентации (начало и окончание мероприятия).
Интерес к событию повышают розыгрыш лотереи, подарки для всех участников и т. п.
Подготовка «внутренней» презентации
Подготовка подобного мероприятия может занимать в среднем две недели. Если руководитель определился с целями презентации и четко представляет себе аудиторию, с которой придется работать, то можно приступать к написанию подробного сценария, так как хороший экспромт должен быть заранее подготовлен.
В презентации должны участвовать все сотрудники салона. Каждый специалист должен знать хотя бы в общих чертах обо всех услугах салона и уметь о них интересно рассказать. Для этого необходимо составить детальный обзор. Внимательно подойдите к распределению ролей среди сотрудников. Гидами для данной презентации следует выбрать красноречивых, умеющих контролировать ситуацию в общении с группой клиентов, сотрудников. Остальной персонал салона будет занят встречей гостей, их регистрацией, записью клиентов на процедуры и услуги, проведением лотереи, организацией фуршета и т. д.
Меню фуршета при «внутренней» презентации следует сделать недорогим и блюда должны быть удобными для подачи, вкусными. Их выбор зависит от ваших материальных возможностей, но не должен быть слишком скудным. Стоит с осторожностью относиться к использованию спиртных напитков.
Пример 26
В одном салоне красоты в Украине была проведена презентация. В качестве напитков использовался коньяк, при этом его было достаточно много. В результате многие участники той презентации уже довольно смутно представляли себе, по поводу какого события они собрались, и некоторых гостей пришлось развозить по домам на такси.
ПОМНИТЕ
Основная цель презентации – познакомиться с потенциальными клиентами, показать им салон, заинтересовать их и по возможности записать на процедуры, а угощение и подарки – это лишь средство достижения цели.
Примерный сценарий «внутренней» презентации
Гостей встречают у входа и регистрируют два сотрудника (место работы или жительства, как получили приглашение). Это необходимо для последующей оценки эффективности различных способов рассылки приглашений.
Затем в сопровождении гида, разбив приглашенных на небольшие группы, проводят экскурсию по салону. Гид показывает кабинеты, оборудование, аппаратуру, кратко описывает услуги этих подразделений. О работе «профильных» кабинетов лучше расскажут сами специалисты, они же ответят на возможные вопросы.
Заранее составьте график посещения всех кабинетов, подготовьте несколько гидов, чтобы предотвратить скопление людей в отдельных помещениях.
Каждому, кто заинтересовался услугами салона, предложите записаться на любое удобное время, получить необходимую консультацию.
При записи на услуги обязательно зафиксируйте имя клиента, его контактный телефон. Здесь же желательно организовать вручение подарков и розыгрыш бесплатной лотереи. Каждому записавшемуся на услуги клиенту вручите цветок или маленький подарок. После этого действие переносится в зону, где организован фуршет; ваши специалисты продолжают общаться и собирать мнения клиентов и информацию о них.
Уделите дополнительное время тем участникам презентации, которые не записались на услуги. Может быть, они не все поняли, у них остались какие-то сомнения, остались вопросы.
Для организации буфета удобно использовать качественную одноразовую посуду и аксессуары.
После фуршета попрощайтесь с посетившими вас гостями и поторопитесь встречать следующую группу. И так до конца презентации.
При хорошей организации можно успешно провести мероприятие для значительного числа людей (больше 100 человек) даже на небольшой площади.
Во время презентации организуйте видеосъемку, создайте видео-, фотобанк, материалы которого можно будет использовать для будущих встреч и юбилеев.
По окончании презентации обязательно поблагодарите всех сотрудников и помощников. Сразу наведите порядок в салоне, так как с утра к вам придут клиенты.
Презентация считается успешной, если она вызвала интерес и желание участников получить больше информации. Из опыта проведения презентаций можно вывести некоторые статистические показатели. Отклик на рассылку приглашений в среднем составляет 1–3 %, на персональные приглашения – около 50 %. В итоге число участников может составить от 50 до 300 человек. Количество клиентов, записавшихся на последующие услуги, составляет в среднем 60 % от числа пришедших на презентацию. И не забудьте, что у вас остались координаты всех посетителей вашего мероприятия. Эту информацию вы сможете использовать позднее.
Как уже говорилось, многие руководители обеспокоены вопросами привлечения клиентов в свой салон. А вот вопросы удержания имеющихся клиентов волнуют далеко не всех. Это напоминает ситуацию с дырявым ведром. Пытаться носить воду в таком сосуде бесполезно.
Реклама чаще всего выполняет функцию наполнения салона клиентами. Однако не менее важна задача избежать образования «течи».
Пример 27
Директор одного престижного салона рассказывал о своем предприятии много хорошего. Салон создавал довольно приятное впечатление. На вопросы о том, существуют ли сложности в работе салона и как ведется база клиентов, директор отвечал: «У нас стоит даже программа компьютерного учета. В базе уже находится около 1000 клиентов, но раз в два месяца мы проводим акции по привлечению новых посетителей».
Как вы думаете, действительно ли в этом салоне есть база данных клиентов?
Думается, что нет. Важно не только посчитать всех пришедших, но и работать с ними, используя все возможности для того, чтобы добиться повторного посещения вашего салона.
Давайте рассмотрим вопросы: почему клиент не возвращается? Что может способствовать его возвращению?
Основные причины «разового» обслуживания в салоне заключаются в следующем.
• Привлекли не «своего» клиента, не готового платить за уровень обслуживания и качество услуг существующую в вашем салоне цену.
• Невнимание к клиенту, его удовлетворенности. Результат – впечатления не соответствуют ожиданиям.
• Некомпетентность руководителя. Вопросы технологии сервисного обслуживания отданы «на откуп» специалистам: «Им виднее, у них больше опыта». Отсутствие стандартов в работе с клиентами, особенно в салонах среднего и высшего классов.
• Высокая степень конфликтности в коллективе и при работе с клиентами.
• Отсутствуют адресные системы стимулирования покупательского спроса либо имеются ошибки в их реализации.