Несмотря на отсутствие нормативных актов, единообразию формуляра документов способствовало широкое распространение типографских бланков, но каждое подразделение имело свои бланки, отличавшиеся от бланков других учреждений размерами и деталями оформления. Бумаги Морского министерства начала ХХ в. имеют обычные для этого времени признаки официального документа: угловой штамп в левом верхнем углу, где указывалось название учреждения или должностного лица, от которого исходил документ, исходящий и входящий номера, подпись должностного лица и скрепу. Документы, как правило, печатались на пишущей машинке через полтора – два интервала, иногда размножались типографским способом, а в редких случаях писались от руки. В 1905–1914 г г. господствуют синие ленты для пишущих машинок, довольно большое распространение получают двуцветные сине-красные ленты. Обычно все документы рассматриваемого периода имеют левое поле, шириной от 1/4 до 1/2 листа, предназначенное для резолюций и заметок. Исключение составляли докладные записки, оформлявшиеся обычными полями. К этому времени сложилась устойчивая традиция покрывать прозрачным желтоватым лаком карандашные резолюции высокопоставленных лиц в целях сохранности. Вышестоящие начальники, как правило, сносились с подчиненными предписаниями и приказами, младшие со старшими – рапортами и служебными записками, а равные, но независимые должностные лица – отношениями и служебными письмами, однако на самих делопроизводственных бумагах их тип обычно не обозначался, поэтому создать их точную классификацию затруднительно. В тех случаях, когда требовалось подчеркнуть неофициальный характер обращения одного чина к другому, писали частные письма.

Делопроизводственные документы дореволюционного периода, как правило, напечатаны на хорошей бумаге, с широкими полями, через полтора – два интервала, качество машинописи высокое (отсутствуют опечатки, оттиски букв четкие). Подписывая документы морского ведомства, офицеры или чиновники писали от руки лишь фамилию и дворянский титул, если он был, а чин пропечатывался на пишущей машинке или писался писарем. Необходимости в расшифровке подписи не возникало, так как было принято писать фамилию полностью или почти полностью, притом сравнительно разборчивым почерком.

За 1917 г. ход делопроизводства в морском ведомстве постепенно разлаживался, правда, этот процесс не был быстрым и зашел не слишком далеко. Множество бюрократических процедур продолжало выполняться по инерции. Например, производство в чины в морском ведомстве продолжалось как минимум до 16 (29) декабря 1917 г., до появления декрета «Об уравнении всех военнослужащих в правах»[5], а возможно, и до 29 января (11 февраля) 1918 г., то есть до издания декрета о создании Рабочее-Крестьянского Красного Флота, который упоминал о введении единого звания «красного военного моряка». В декрете 10 (23) ноября 1917 г. «Об отмене сословий и гражданских чинов» ничего не говорилось об отмене военных чинов[6], и на канцелярском делопроизводстве он не отразился: в чины производили по-прежнему.

Перевод делопроизводства «на советские рельсы» начинается постепенно. 22 марта 1918 г. для всех центральных учреждений РСФСР вводится новый образец бланков, использование которого становится обязательным с 1 апреля 1918 г. Все бывшие министерства должны были именоваться народными комиссариатами[7]. 3 августа 1918 г. Совнарком постановил воспретить учреждениям пользоваться старыми гербовыми печатями с изображением двуглавого орла и приказал всем завести печати с гербом РСФСР[8].

В 1918 г. резко снижается качество оформления документации. Начинает использоваться бумага низкого качества, иногда даже линованная или в клетку, оборотная сторона ненужных документов, например, морских карт. Бумага используется крайне экономно – поля становятся узкими, интервал сокращается до одинарного, понижается качество машинописи. Подписи становятся сокращенными и плохо читаемыми. В то же время формуляр делопроизводственного документа в целом сохраняется, с заменой названий учреждений, исчезновением обращений и подписей по чину и общему титулу (например, «ваше превосходительство»). Как курьез следует отметить резкое снижение внимательности телеграфистов при передаче телеграмм – в них появляется масса опечаток и пропусков букв, что иногда делает текст телеграммы трудным для понимания.

В целом, следует констатировать живучесть делопроизводственных традиций, которые не претерпели принципиальных изменений во время революции и Гражданской войны. Они продолжали непрерывно развиваться, несмотря на все перемены в политическом и общественном строе.

Принято выделять следующие группы делопроизводственных документов: нормативные документы, протокольная документация, деловая переписка, информационные, учетные и отчетные документы[9]. Эта классификация является в значительной мере условной, так как точного разграничения разных групп добиться трудно. Кстати, в делопроизводственной практике морского ведомства еще в начале ХХ в. возникали предложения обозначать на бумагах их тип (рапорт, отношение, предписание, приказ и т. д.) для упрощения работы с ними. Это предложение так и не было реализовано. Пожалуй, только на рапортах всегда указывался тип документа.

В качестве характерной черты содержания делопроизводственных документов морского ведомства революционной эпохи обращает на себя внимание традиционная анонимность многих аналитических записок или записок с теми или иными проектами. Это подчеркивало коллективный характер работы штабов и учреждений и вместе с тем служило иллюстрацией известного принципа, сформулированного немецким военачальником и военным теоретиком Г.-К.-Б. фон Мольтке (Мольтке-старшим), о том, что у офицера Генерального штаба не должно быть имени, он должен стремиться не к известности, а лишь к пользе для дела. Обращает на себя внимание откровенный и даже несколько вольный характер высказываний флотских специалистов в письмах, записках, рапортах, проектах.

Как справедливо отмечал в конце 20-х годов видный партийный и военный деятель К. А. Мехоношин: «Историк, пожелавший лишь по одним архивным документам изучить минувшие события, оказывается в крайне затруднительном положении. Пережитая эпоха чрезвычайно характерна в том отношении, что ее наиболее яркие и подчас наиболее содержательные этапы как раз менее всего располагают к тем формам работы, которая фиксируется в документе. И поэтому среди других материалов воспоминания являются также своего рода документами большой исторической ценности. Не раз, наверное, благодаря им удастся связать в единое целое и понять внутренний смысл того или иного периода»[10]. Действительно, подозрения, слухи, домыслы, непосредственные впечатления, характеристики окружающих, которые можно найти лишь в источниках личного происхождения, не только передают аромат эпохи, но и позволяют судить о самоощущении и мировоззрении представителей различных социальных и профессиональных групп. Как правило, делопроизводственная документация не позволяет этого сделать. Поэтому в исследовании используется целый ряд мемуаров представителей различных политических лагерей, бывших офицеров и бывших матросов. Мемуары используются в основном не столько для изучения исторических событий, сколько как источник изучения сознания людей, вовлеченных в бурный поток истории революционной эпохи.

Среди мемуаров сохранились воспоминания морского офицера народовольца Е. А. Серебрякова[11]; офицеров дореволюционных армии и флота, сделавших выбор в пользу Советской власти: В. А. Белли[12], М. Д. Бонч-Бруевича[13], А. М. Василевского[14], А. А. Игнатьева[15], В. П. Костенко[16]; воспоминания, базирующиеся на основе переработанного дневника И. С. Исакова[17]. К воспоминаниям этой группы примыкают рассказы С. А. Колбасьева[18], повесть и рассказы Л. С. Соболева[19], художественные произведения, основанные на личных впечатлениях их авторов.