В том случае, если невозможно провести какие-либо из перечисленных мероприятий, главный бухгалтер принимает решение о возможных рисках, связанных с налоговыми правонарушениями, определяет наиболее важные моменты и проверяет только их.

Все эти данные должны быть в обязательном порядке отражены в акте сдачи-приемки работ главным бухгалтером. Этот документ утверждается руководителем организации и может послужить защитой нового главного бухгалтера перед руководством организации за налоговые санкции, обнаруженные ошибки, совершенные его предшественником.

При постановке бухгалтерского учета необходимо составить рабочий план счетов, который должен быть утвержден руководителем организации и соответствовать требованиям нормативных документов Минфина России.

Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формировать данные для управленческого учета.

Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.

Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:

• мемориально-ордерная форма (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);

• журнально-ордерная форма (с использованием журналов-ордеров вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц аналитического учета, Главной книги);

• упрощенная форма учета для малых предприятий;

• компьютеризированное ведение учета или применение одного из вышеперечисленных способов с использованием компьютерной обработки.

2.3.1. Перечень типовых учетных документов

Документом называется письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции и права на ее совершение. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций документами называется документированием.

Документирование хозяйственных операций является вторым принципом бухгалтерского учета и представляет собой сплошное первичное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся хозяйственных операций в первичных документах.

На основе документов, составляемых на каждую хозяйственную операцию, получают исходную информацию, используемую впоследствии для исчисления обобщающих показателей о хозяйственных процессах. Документы составляются с соблюдением определенных правил и юридических требований, что придает их данным доказательную силу. Все первичные документы должны составляться своевременно, в момент совершения операций, и содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа (приходный орден, накладная и т. д.);

• название и адрес организации, составившей документ;

• указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом, дату составления документа;

• содержание хозяйственной операции и ее основание;

• измерители операции (натуральные, трудовые, денежные);

• подписи лиц, ответственных за операции и правильность их оформления в документе.

Остальные реквизиты определяются характером оформляемых хозяйственных операций. От качества первичного документа зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из него. Поэтому первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться по форме (полнота и правильность их оформления) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка от сходных показателей).

В документах, как в текстовых, так и в цифровых, недопустимы помарки, подчистки и т. п. Ошибки в документах исправляются чернилами путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым нового, т. е. правильного, текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Всякое исправление ошибки в документе должно быть оговорено на этом документе и подтверждено лицами, подписавшими неправильный документ. В кассовых и банковских документах никакие исправления и оговорки не допускаются.

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и в сроки, предусмотренные графиком (называемым документооборотом), который разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя.

График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ в зачетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя, с тем чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и для связанных с учетом других работников.

К первичным документам, принимаемым к исполнению, относятся следующие.

Документы по учету основных средств и нематериальных активов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»):

ф. № ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения) – для выполнения проводки по окончании строительства и ввода объекта в эксплуатацию;

ф. № ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) – для выполнения проводки по зачислению поступивших по разным причинам основных средств или выбытию;

ф. № ОС-2 Накладная на внутренние перемещения основных средств — при передаче объекта от одного подотчетного лица другому;

ф. № ОС-3 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов — для выполнения проводки по удорожанию объекта;

ф. № ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) – для выполнения проводки при ликвидации любого объекта основных средств;

ф. № ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств;

ф. № ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств — для учета зданий и сооружений;

ф. № ОС-7 Инвентарная карточка учета основных средств (для машин, оборудования, инструмента, инвентаря);

ф. № ОС-8 Инвентарная карточка учета основных средств (для животных и многолетних насаждений);

ф. № ОС-9 Инвентарная карточка группового учета однородных объектов ОС;

ф. № ОС-10 Опись инвентарных карточек по учету средств;

ф. № ОС-11 Инвентарная книга учета основных средств;

ф. № ОС-12 Карточка учета движения основных средств;

ф. № ОС-13 Инвентарный список основных средств (по месту их нахождения и эксплуатации).

Документы по учету сырья и материалов (утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а):

ф. № М-1 Журнал учета поступающих грузов;

ф. № М-2 Доверенность;

ф. № М-2а Журнал учета выданных доверенностей;

ф. № М-3 Приходный складской ордер однострочный — для оприходования поступающих на склад материалов;

ф. № М-4 Приходный складской ордер многострочный — для оприходования поступающих на склад материалов;

ф. № М-7 Акт о приемке материалов;

ф. М-10 Требования однострочные — для отпуска материалов в производство;

ф. № М-11 Требования многострочные — для отпуска материалов в производство;