4.2.3. Предприятие обязуется в ходе проведения выставки/ярмарки выполнить правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности и несет ответственность за их нарушения.

4.2.4. В случае повреждения или утраты выставочного оборудования и имущества, предоставленных Организатором, Предприятие обязуется возместить убытки в размере стоимости ремонта или приобретения нового имущества в срок […] с момента получения претензии от Организатора.

5. Прочие условия

5.1. В соответствии со ст. 160 ГК РФ настоящий договор-заявка считается подписанным посредством факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью телекоммуникационных линий факсов.

5.2. [иные условия].

6. Юридические/фактические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон

Чтобы получить исчерпывающее представление о специфике договора-заявки, рассмотрим пробный образец его составления (пример 1).

30 апреля 2008 г.

г. Самара

1. ЗАО «Винни-Пух» в лице директора Иванова Ивана Ивановича, именуемое в дальнейшем Предприятие, с одной стороны, заявляет организатору выставки развивающей детской игрушки «Игрушечное лето – 2008», проходящей с 5 по 8 июня 2008 г., ЗАО «Фестиваль-Проект», в лице директора Петровой Полины Петровны, именуемого в дальнейшем Организатор, с другой стороны, о желании принять участие в выставке, в связи с чем просит зарегистрировать Предприятие в качестве участника означенной выставки.

2. Предприятие в соответствии с настоящим договором обязуется оплатить, а Организатор принять платеж и предоставить следующие услуги по действующему прейскуранту:

3. Условия участия

3.1. Регистрационный взнос с организации-экспонента

3.1.1. Регистрационный взнос к уплате Предприятием составляет 4000 руб.

3.1.2. Сумма регистрационного взноса включает в себя плату за бэджи, размещение информации о фирме в официальном каталоге выставки, выдачу официальному представителю на руки одного экземпляра каталога, общевыставочную рекламу.

3.1.3. Сроки уплаты регистрационного взноса принимаются равными 2 месяцам (61 день) с момента заключения настоящего договора.

3.2. Аренда предоставляемой площади

3.2.1. Аренда предоставляемой Организатором Предприятию площади рассматривается в целях настоящего договора-заявки как аренда выставочной площади и оплачивается в соответствии с прейскурантом.

3.2.2. Сроки оплаты аренды выставочной площади принимаются равными 2 месяцам (61 день) с момента заключения настоящего договора.

3.2.3. Минимальная выставочная площадь (включая улицу), предоставляемая Организатором в аренду, составляет 5 кв. м.

3.2.4. Арендная плата включает в себя следующие затраты Организатора по обслуживанию: аренда выставочной площади, затраты на строительство стенда, охрана выставки в нерабочее время, корзина для бумаги, уборка.

3.2.5. Плата за заочное участие составляет 6000 руб. Указанная сумма включает в себя информацию о фирме в официальном каталоге выставки, размещение рекламных материалов на стенде заочного участия.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Права и обязанности Организатора

4.1.1. Организатор обязуется предоставить Предприятию, оплатившему участие в выставке, все услуги в соответствии с произведенной оплатой.

4.1.2. Если в первый день выставки Предприятие не заняло предоставленную ему выставочную площадь без предварительного уведомления Организатора, то в интересах целостности экспозиции Организатор вправе распорядиться свободным местом по своему усмотрению без возврата произведенных платежей.

4.1.3. Предварительное уведомление о невозможности участвовать в выставке в первый день принимается Организатором, если было получено в срок 10 дней до начала мероприятия.

4.2. Права и обязанности Предприятия

4.2.1. Предприятие обязуется оповестить Организатора об отказе принимать участие в выставке за 10 дней до начала мероприятия.

4.2.2. Предприятие, не известившее Организатора об отказе принимать участие в выставке за 10 дней до начала мероприятия, считается участником выставки и полностью оплачивает стоимость участия.

4.2.3. Предприятие обязуется в ходе проведения выставки/ярмарки выполнить правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности и несет ответственность за их нарушения.

4.2.4. В случае повреждения или утраты выставочного оборудования и имущества, предоставленных Организатором, Предприятие обязуется возместить убытки в размере стоимости ремонта или приобретения нового имущества в срок 30 дней с момента получения претензии от Организатора.

5. Прочие условия

5.1. В соответствии со ст. 160 ГК РФ настоящий договор-заявка считается подписанным посредством факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью телекоммуникационных линий факсов.

5.2. Материалы для официального каталога принимаются в количестве 20 машинописных строк в сроки до 20 мая 2008 г.

6. Юридические/фактические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.

Главным калькуляционным документом, позволяющим сформировать бюджет выставочного мероприятия, является первичная смета, по которой вычисляется плановая себестоимость выставки. Наиболее сложен расчет для организатора выставки, который фактически осуществляет крупные капиталовложения в благоустройство, дизайн и оборудование выставочного пространства. Составление сметы для организатора выставки включает анализ совокупных затрат в разрезе трех параметров:

а) характеристика выставочного павильона;

б) характеристика лекционного/концертного зала;

в) сценарий события (вероятные ключевые позиции).

Участник выставки (экспонент) включает в бюджет несравнимо меньшую сумму, поскольку оплачивает лишь аренду выставочной помощи и собственные мероприятия в рамках сценария события. Подробнее о калькулировании себестоимости участия в выставочном мероприятии в качестве экспонента рассказано в пунктах 5.3–5.4. Вернемся сейчас к параметрам выставки, учитываемым в процессе бюджетирования.

Характеристика выставочного павильона включает в себя следующие элементы:

1. Проходы

1.1. Длина и ширина проходов

1.2. Число проходов, отдельно – число проходов, ведущих к парадному входу и запасному выходу

1.3. Свойства покрытия в проходе

2. Освещение

2.1. Освещение проходов (вид светильника, параметры освещенности, энергопотребление)

2.2. Освещение павильона (те же сведения)

2.3. Возможности для установки дополнительных источников искусственного света

2.4. Суммарное число электророзеток под осветительные приборы (в том числе указывается тип розеток)

3. Подиум

3.1. Число подиумов и их размеры

3.2. Суммарная площадь, отведенная под подиумы

3.3. Освещение подиумов

3.4. Монтажные конструкции на подиумах

3.5. Предел весовых нагрузок на подиум

3.6. Подъемы на подиум

Вся совокупность элементов, составляющих данную характеристику, находится в тесной зависимости от такого ценообразующего и организационного фактора, как расположение выставки (в том числе принимается во внимание соседство парковок, АЗС, гостиниц, заведений общественного питания, аптек и т. д.). Расположение жестко влияет на стоимость прочих элементов и таким образом предопределяет окончательную величину бюджета.

Характеристика лекционного и/или концертного зала включает в себя следующие элементы, значимые в ценовом и, как следствие, бюджетном отношении:

1. Параметры сцены

1.1. Авансцена (в том числе глубина авансцены)

1.2. Зеркало сцены