Annotation

В книге приведены порядок и правила оформления служебных документов согласно положениям Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Содержатся конкретные рекомендации по подготовке более 50 видов наиболее востребованных документов – от устава компании до материалов корпоративной переписки. Отражены вопросы оформления трудового договора, трудовой книжки, документов кадрового учета, приказов, распоряжений и многого другого.

При подготовке книги были также учтены предписания, содержащиеся в Методических рекомендациях ВНИИДАД (2007 г.). Приводится большое количество примеров и образцов оформления различных служебных документов. Книга рекомендуется секретарям, помощникам руководителей, сотрудникам служб персонала и ДОУ, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, секретарскому делу и студентам учебных заведений, обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации» и «Управление персоналом».

3-е издание, дополненное и переработанное

Ю. М. Дёмин

Раздел 1 Общие требования к подготовке документов

Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании

Глава 2 Требования к содержанию документов

Глава 3 Требования к структуре документов

Глава 4 Требования к стилю изложения документов

Глава 5 Требования к оформлению документов

Раздел 2 Локальные нормативные акты компании

Глава 6 Устав компании

Глава 7 Акты, определяющие структуру и состав компании: организационная структура, квалификационно-численный состав, штатное расписание

Глава 8 Коллективный договор

Глава 9 Правила внутреннего трудового распорядка

Глава 10 Положение о подразделении (органе управления (консультативном органе)) компании

Глава 11 Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент

Глава 12 Нормативно-методические и нормативно-технические акты

Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент

Глава 14 График сменности

Глава 15 График отпусков

Раздел 3 Документы, образующие переписку компании

Глава 16. Деловое письмо

Глава 17 Телеграмма

Глава 18 Служебная записка

Глава 19 Протокол

Глава 20 Акт

Глава 21 Справка [115]

Глава 22 Справка к проекту документа

Глава 23 Справка о состоянии дел

Глава 24 Выписка

Глава 25 Копия

Раздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и отчетности

Глава 26 Постановление

Глава 27 Решение

Глава 28 Приказ по основной деятельности [133]

Глава 29 Распоряжение по основной деятельности [141]

Глава 30 Предписание

Глава 31 Резолюция. Поручение

Глава 32 План

Глава 33 Программа

Глава 34 Сводка

Глава 35 Отчет

Раздел 5 Документы по персоналу

Глава 36 Резюме

Глава 37 Заявление

Глава 38 Трудовой договор

Глава 39 Соглашение об изменении (дополнении) условий трудового договора

Глава 40 Приказ по персоналу (кадрам)

Глава 41 Распоряжение по персоналу (кадрам)

Глава 42 Анкета

Глава 43 Личный листок по учету кадров

Глава 44 Трудовая книжка

Глава 45 Личная карточка

Глава 46 Личное дело

Глава 47 Характеристика

Глава 48 Аттестационный лист

Глава 49 Задание (на командировку)

Глава 50 Удостоверение (командировочное)

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов [211]

Ю. М. Дёмин

Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Раздел 1 Общие требования к подготовке документов

Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании

Документирование повседневной деятельности компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства (см. рис. 1.1). Напомним, что в общем случае под документированием понимается запись (фиксация) информации, осуществляемая на различных носителях в соответствии с установленными правилами [1] . Эти правила (см. далее) распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Соблюдение этих правил, в свою очередь, позволяет обеспечить соответствие каждого применяемого в процессе повседневной деятельности компании документа определенным характеристикам.

Рис. 1.1. Корпоративное делопроизводство

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» [2] (далее – Стандарт) к основным характеристикам корпоративных документов относятся:

♦ аутентичность;

♦ достоверность;

♦ целостность;

♦ пригодность для использования (в качестве документа).

Поясним, что аутентичность документа признается, если последний представляет собой то, что принято считать документом [3] , и, кроме того, был создан (отправлен) уполномоченным лицом в то время, которое обозначено в документе. Для обеспечения аутентичности документов компаниям, как это предусмотрено Стандартом, следует внедрить и документально зафиксировать политику в области делопроизводства (включая вопросы документирования), а также процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов.

Достоверным, согласно Стандарту, признается документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций (деятельности, фактов) и которому можно доверять при осуществлении последующих операций (последующей деятельности). При этом подразумевается, что документы создаются во время (сразу же после) операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

Целостность документа, согласно Стандарту, определяется полнотой и неизменностью информации в составе этого документа. Целостность документа обеспечивается его защитой от несанкционированного изменения, а также регламентацией порядка обращения с ним.

Наконец, документ признается пригодным для использования, если его можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать в соответствии с потребностями компании в документированной информации, например в целях отчетности. В конечном счете, как отмечается в Стандарте, каждый документ, применяемый в повседневной деятельности компании, должен правильно отражать то, что сообщено (решено) [4] , или изложенное в его содержании действие.Рассмотрим далее основные требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению документов компании.

Глава 2 Требования к содержанию документов

Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-дело-вого языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

♦ сведения об авторе документа;

♦ сведения об адресате;