♦ использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений [14] (см. ниже в этой главе)).
Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин тех или иных действий.
♦ В порядке оказания помощи прошу Вас…
♦ В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… В порядке исключения…
♦ Ввиду особых обстоятельств…
♦ В связи с завершением работ по…
♦ В связи с принятием решения о…
♦ В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
♦ По взаимной договоренности между…
♦ Согласно Вашей заявке…
♦ Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа.
♦ Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
♦ К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
♦ Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
♦ Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
♦ Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения.
♦ Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает…
♦ Организация уведомляет Вас о том, что…
♦ Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
♦ Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о…
♦ Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…
4. Устойчивые распорядительные обороты.
♦ Ввести в эксплуатацию…
♦ Обязать руководителя…
♦ Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на…
♦ Назначить расследование по факту…
♦ Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб.
♦ Прошу Вас направить в мой адрес…
♦ В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
♦ Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
♦ В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
♦ Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (отдельных фактов).
♦ Безопасность гарантируется…
♦ Документация выслана в Ваш адрес нарочным…
♦ Принимаются энергичные меры по…
♦ Конфиденциальность информации обеспечена…
♦ Содержание проекта оперативно корректируется…
♦ Выявленные недостатки уже устраняются…
♦ Выделены дополнительные средства на…
♦ Спланированы мероприятия…
♦ В кратчайшие сроки организуется…
♦ Установлен повседневный жесткий контроль за…
7. Формулировки для уведомления.
♦ Ставим Вас в известность о том, что…
♦ Организация извещает о…
♦ Сообщаю Вам…
♦ Довожу до Вашего сведения, что…
♦ Докладываю о…
♦ Представляю на рассмотрение проект…
8. Устойчивые обороты речи:
♦ наименее сложный;
♦ наиболее важный;
♦ наилучший эффект;
♦ наихудший результат;
♦ оказать помощь;
♦ произвести проверку;
♦ руководство считает возможным;
♦ организация не возражает;
♦ срочно сообщите;
♦ немедленно устраните;
♦ обеспечьте выполнение;
♦ создайте необходимые условия;
♦ доложите предложения по;
♦ оптимальное решение;
♦ вероятные сроки;
♦ подтвердите получение;
♦ сообщите данные;
♦ направьте в мой адрес;
♦ подготовьте к отправке;
♦ решите самостоятельно.
9. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на.), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить, предоставить, уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
10. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
При изложении текстов документов следует избегать слов, обладающих эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, слов с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения, междометий и т. п., образных слов и выражений, слов и выражений с двойственным (неявным) смыслом, слов, не вносящих ничего нового в существо управленческого документа, архаизмов (устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из местных диалектов, слов-паразитов, а также иностранных слов, имеющих русскоязычный аналог. Документы компании излагаются от первого лица единственного («направляю» и т. п.) или множественного («сообщаем» и т. п.) числа либо от третьего лица единственного числа («обращает внимание» и т. п.). Примеры наиболее типичных сокращений, используемых в содержании управленческих документов [15]
А. Лексические сокращения
1. Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ.
2. Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.
3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть – звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП.
4. Слоговые (образованы из частей слов, слогов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар.
5. Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слова и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза, профсоюз.
6. Усечения: зам., зав., спец., пред.
7. Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био л огия] и [электро]ника).8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.
Б. Графические сокращения
1. Точечные: стр. – страница, др. – другие, т. п. – тому подобные, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица, проц. – процент и др.
2. Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин.
3. Косолинейные: п/о – почтовое отделение, б/г – без года и др.
4. Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины): т, кг, см, л.5. Комбинированные: ж. – д. – железнодорожный, об/мин. – оборотов в минуту, сев. – зап. – северо-западный и др.
Глава 5 Требования к оформлению документов
Под оформлением документа понимается выполненное в соответствии с установленными правилами расположение и заполнение на материальном носителе совокупности реквизитов [16] . Перечень реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р6.30-2003, [17] представлен ниже в этой главе, а общие требования к их расположению и заполнению – в приложении к настоящему пособию.
Состав реквизитов управленческих документов
1. Изображение Государственного герба РФ (01) [18] .
2. Изображение герба субъекта РФ (02).
3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).
4. Указание на код предприятия (04).
5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05).
6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06).
7. Указание на код формы документа (07).
8. Наименование предприятия (08).