180000, г. Архангельск, ул. Петровская, д. 70. Тел.: (817) 33-20-36, факс: 33-20-37.

E-mail: box@avers.ru.

ОКПО 80000000, ОГРН 1300000000000, ИНН/КПП 1000000000/900000000

__________ № ____________________ (сведения об адресате)

На №________________________(заголовок к тексту)

Многоуважаемый Имя Отчество!

Мне бъто исключительно приятно получить от Вас письмо с предложениями к проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 0000 год.

Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.

В этой связи я просил бы Вас, уважаемый Имя Отчество, сообщить мне удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.

Буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный вариант договора до конца текущего месяца. Позвольте также выразить надежду на то, что сотрудничество между нашими организациями в предстоящем году будет успешным.

Приложение: «Перечень вопросов…», на 3 листах, только адресату.

С неизменным уважением, (наименование должности, личная подпись) И. О. Фамилия

Глава 17 Телеграмма

Телеграмма – передаваемое по телеграфной сети общего пользования письменное сообщение, подготовленное в соответствии с определенными требованиями [100] и предназначенное для оперативного информирования должностного лица (представляемого им предприятия, организации, учреждения). Проект телеграммы включает:

♦ сведения о категории и виде телеграммы;

♦ сведения об адресате;

♦ текст [101] ;

♦ подпись;

♦ сведения об отправителе [102] .

Текст телеграммы [103] излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка – ТЧК, запятая – ЗПТ, двоеточие – ДВТЧ, тире – ТИРЕ, кавычки – КВЧ, скобки – СКБ, восклицательный знак – ВСКЛ, вопросительный знак – ВПРС. Все цифровые данные в тексте пишутся словами [104] . Знаки №, —, + и др. также пишутся словами: номер или НР, минус, плюс и т. д. Подпись оформляется отдельной строкой (с абзацного отступа) и включает полное наименование должности и фамилию лица, подписавшего телеграмму. Проект телеграммы готовится исполнителем документа, визируется его непосредственным руководителем, после чего представляется на подпись директору компании. Копия подписанного проекта телеграммы передается в отделение связи, где оператор производит оформление документа на бланке установленного образца [105] . Факт передачи телеграммы подтверждается квитанцией. Пример документа представлен ниже.

Глава 18 Служебная записка

Служебная записка – письменное сообщение, подготовленное в соответствии с определенными требованиями и предназначенное для оперативного обмена информацией между сотрудниками (структурными подразделениями) компании по вопросам ее внутренней повседневной деятельности. Сведения об основных видах служебных записок представлены на рис. 18.1.

Рис. 18.1. Виды служебных записок

Содержание служебной записки состоит из двух-трех частей: вводной, основной и, если требуется, заключительной [106] .

Во вводной части указывается тема документа (вопрос или группа вопросов деятельности компании), поясняются причины, которые послужили поводом для его подготовки. В основной части служебной записки, начинающейся с абзаца, как правило, содержится аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения, то есть, по сути, его краткое обоснование. В заключительной части документа обычно излагаются выводы и предложения.

Оформление документа производится на листе писчей бумаги формата А4. Служебную записку подписывает ее автор. Реквизитами документа являются:

♦ сведения об адресате;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ отметка о наличии приложения.Пример документа представлен ниже.

Генеральному директору ОАО «Аверс»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О снятии дисциплинарного взыскания с техника Г. Д. Елкиной

В связи с ходатайством первичной профсоюзной организации отдела материально-технического обеспечения от 00.00.0000 (прилагается) прошу Вас рассмотреть вопрос о снятии с техника по инвентаризации Елкиной Г. Д. дисциплинарного взыскания «строгий выговор», объявленного приказом по персоналу от 00.00.0000 № 000-к, как сыгравшего свою воспитательную роль.

При принятии решения прошу Вас учесть исключительно добросовестную работу данного работника в минувшие шесть месяцев.

Начальник отдела материально-технического обеспечения

подпись К. Л. Моторина

Дата

Начальнику отдела кадров

Прошу доложить до 00.00.0000.

Генеральный директор

подпись А. Б. ВырцевДата

Глава 19 Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной и переговорной деятельности, а также некоторых других мероприятий (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения. Содержание протокола составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), а также представленных [107] тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений, других документов и материалов, использовавшихся при подготовке и проведении протоколируемого мероприятия. Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста поручаются сотруднику секретариата (отдела делопроизводства). По окончании мероприятия все материалы (записи) передаются ответственному за подготовку протокола.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три рабочих дня после проведения протокольного мероприятия [108] . Как правило, он состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части протокола указываются сведения:

♦ о председателе (председательствующем) и секретаре;

♦ присутствовавших – в виде списка (фамилии, инициалы, должности) или указания их количества со ссылкой на прилагаемый к протоколу список;

♦ повестке дня;

♦ докладчиках (информаторах) по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела документа строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, формулируется в предложном падеже и располагается с выравниванием по центру. Ниже указываются фамилии

должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и приводится краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Уточним, что содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) [109] .

Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах соответствующего вопроса. Копии протоколов, предварительно заверенные печатью компании, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса [110] . Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Оформление протокола производится на общем бланке компании. Документ имеет следующие реквизиты [111] :