2. Максимальная формализация всех трудовых процессов, осуществляемых в органах управления, заключается в введении количественных оценок в управленческие процессы, в использовании математических методов в управлении, а также в применении к управленческим системам таких понятий, как устойчивость, надежность и эффективность;

3. Регламентация взаимодействия работников органов управления между собой и средствами автоматизации, которая заключается в создании комплекса правил, предписаний, указаний и ограничений, закрепленных в соответствующих нормативно-методических документах и носящих обязательный характер;

4. Обеспечение психологических совместимостей руководителей и специалистов органов управления со средствами автоматизации;

5. Повышение исполнительской дисциплины работников органов управления.

Главным направлением построения технологии организационного управления, удовлетворяющим перечисленным выше требованиям, является разработка технологий, на индустриальной основе в широким применением вычислительной техники и автоматизации технологических процессов управления.

Чтобы разработать эффективную технологию управления, необходимо решить следующие проблемы:

1. Разработать, утвердить и внедрить стандартные элементы технологии управления;

2. Разработать и внедрить стандартные и методы решения задач всех классов;

3. Максимальная формализация решения всех задач, объективно возникающих в процессе функционирования системы управления;

4. Разработать эффективные средства, методы и способы обеспечения безопасности информации, хранимой и обрабатываемой с использованием ВТ;

5. Разработать нормативно-методические документы, регламентирующие взаимодействие работников органов управления между собой и со средствами автоматизации;

6. Разработать и внедрить типовую методологию построения и проектирования технологии организационного управления и стандартных элементов.

Таким образом, первым шагом построения технологии управления, удовлетворяющей современным требованиям, является структуризация основных процессов управления, т. е. схематизация объектов, процессов или явлений до степени однозначного определения каждого элемента.

Элемент процесса или явления считается структурированным, если он удовлетворяет следующим условиям:

1. Однозначность определения функционального назначения объекта, процесса или явления;

2. Четкость и однозначность общей архитектуры объекта процесса или явления;

3. Простота внутренней организации объекта, процесса или явления в целом, его составных частей и взаимосвязи между ними;

4. Стандартность и унифицированность внутренней структуры элементов их составляющих частей и взаимосвязей между ними;

5. Простота изучения структур и содержания элементов любой их совокупности и взаимосвязей между элементами;

6. Модульность, т. е. автономная организация элементов, позволяющая стандартными способами объединять элементы в сложные структуры, а также заменять любые элементы или совокупность этих элементов;

7. Гибкость, т. е. возможность расширения и реорганизации элементов и их частей без изменения или несущественными изменениями других элементов;

8. Доступность для изучения элементов и их частей специалистами (инперсонификация).

Структуризация основных процессов технологии управления является не только этапом разработки технологии управления, но и сама по себе позволяет в значительной степени повысить эффективность управления за счет рационализации и единой организации управления труда независимо от степени использования в управлении средств автоматизации.

Поэтому под структурированной технологией управления будем понимать управляемую совокупность приемов, правил и методов осуществления всех процессов управления.

Основные критерии построения и рационализации технологии управления:

— выполнение всех процедур управления в полном объеме, своевременно и в строгом соответствии с обоснованными решениями;

— максимально эффективное информационное обеспечение всего процесса управления;

— максимальная автоматизация рутинных, нетворческих процедур технологии управления и информационного обеспечения.

Поэтому рационализацию технологии управления в самом общем виде можно представить последовательностью следующих действий:

1. Определение совокупности процедур собственно управления, подлежащих осуществлению в соответствующем интервале времени;

2. Определение перечня и содержания информации, необходимой для осуществления процедур управления в данном интервале времени;

3. Организация подготовки необходимой информации;

4. Организация и обеспечение осуществления процедур управления.

Структуризация процессов позволяет сама по себе независимо от использования средств автоматизации значительно повысить эффективность управления за счет лучшей ее организации. Поэтому функционирование системы управления в самом общем виде можно представить как разработку планов функционирования управляемых объектов и их реализацию.

Требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем:

— детерминированность элементов;

— динамичность системы;

— наличие в системе управляющего параметра;

— наличие в системе контролирующего параметра;

— наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления.

В системах управления детерминированность проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием является динамичность, т. е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизменном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по каким-то причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т. д.

К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если, внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работы по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.