Независимо от вида деятельности предприятия, его формы собственности, особенностей организации учета и иных факторов, у него всегда будут поставщики, покупатели, заказчики, деловые партнеры и т. д., одним словом – контрагенты. Для ввода, редактирования и хранения информации о контрагентах в программе предназначен соответствующий справочник, с которым мы и познакомимся в данном разделе.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.20) выделить щелчком мыши позицию Контрагенты и нажать кнопку ОК. В результате на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Справочник контрагентов

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух панелей – левой и правой. В левой панели отображается иерархический перечень групп контрагентов, а в правой показано содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что возможность группировки контрагентов – довольно удобный механизм, поскольку позволяет разделить их по категориям (Поставщики, Покупатели, Заказчики, Подрядчики, Прочие, и т. д.).

При заполнении справочника рекомендуется вначале сформировать список групп, а затем заполнять группы позициями (контрагентами).

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нужно в правой панели окна установить курсор на ту позицию, которая должна являться родительской для создаваемой группы, и выполнить команду Действия ▶ Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования группы контрагентов, изображенное на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Ввод и редактирование группы контрагентов

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное наименование создаваемой группы. Отметим, что это поле в данном окне является единственным параметром, обязательным для заполнения.

В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.

Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с одновременным сохранением введенных сведений, во втором – данные будут сохранены, но окно закрыто не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

При необходимости впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы – для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши, выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2, после чего в открывшемся окне (см. рис. 3.9) внести требуемые изменения.

Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить щелчком мыши группу, в которую его необходимо поместить, и выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели). При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования контрагента, изображенное на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Ввод и редактирование контрагента

Отметим, что в данном окне осуществляется не только ввод новых, но и редактирование введенных ранее контрагентов. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка выделить контрагента щелчком мыши и выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2.

В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести краткое наименование контрагента, под которым оно будет отображаться впоследствии в интерфейсах списка и выбора. Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения введенных данных, поэтому его можно не заполнять.

Все остальные параметры данного окна сгруппированы на четырех вкладках: Общие, Адреса и телефоны, Контакты и Счета и договоры. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Общие (она открыта на рис. 3.10) вводятся основные сведения о контрагенте. В поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение: для юридических лиц и организаций – Юр. лицо, для физических лиц и предпринимателей без образования юридического лица – Физ. лицо.

В поле Группа контрагентов можно изменить группу, к которой относится данный контрагент. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка групп контрагентов выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (она расположена в инструментальной панели данного окна) либо клавишу Enter.

В поле Полное наименование указывается полное наименование контрагента. Введенное здесь значение будет впоследствии использоваться при формировании официальных отчетов и документов.

В полях ИНН и КПП с клавиатуры вводится соответственно индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет.

Если данный контрагент входит в состав какого-либо холдинга, то можно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Входит в холдинг. При установленном данном флажке ниже открывается поле Головной контрагент, в котором указывается головная организация для данного контрагента. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника контрагентов, которое открывается при нажатии кнопки выбора.

На вкладке Адреса и телефоны, содержимое которой показано на рис. 3.11, вводятся соответствующие контактные данные контрагента.

Рис. 3.11. Контактные данные контрагента

В полях Юридический адрес и Фактический адрес нужно ввести соответствующие адреса контрагента. Порядок действий в обоих случаях одинаков: можно ввести адрес либо с клавиатуры, либо в специально предназначенном диалоговом окне (рис. 3.12), открываемом по кнопке выбора.

Рис. 3.12. Ввод и редактирование данных об адресе контрагента

В верхней части данного окна находится переключатель, с помощью которого можно выбрать режим ввода адреса. Если он установлен в положение Раздельно по полям адреса, то в окне для каждого элемента адреса (город, улица, номер дома, и др.) будет предназначено отдельное поле. Если же переключатель установлен в положение Одной произвольной строкой, то окно будет выглядеть так, как показано на рис. 3.12. В этом случае адрес вводится с клавиатуры одной строкой в поле Представление. Отдельно указывается лишь страна, в которой находится контрагент – для этого нужно в поле Страна нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить название страны щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному адресу. Завершается ввод адреса нажатием кнопки ОК.

В поле Телефон (см. рис. 3.11) можно ввести один или несколько телефонных номеров контрагента. При вводе нескольких номеров их можно разделять запятой. В поле Другое при необходимости можно ввести любые другие контактные данные контрагента (электронный адрес, адрес веб-сайта, и др.).