Почти полвека действует стандарт на размеры бумаги[16], который установил основные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов.

Для подготовки писем используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Это форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)[17]. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 х 297 мм). Международной организацией по стандартизации разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной. Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

С изменением в 1990-е гг. законодательной базы, техническим переоснащением организации и внедрением новых информационных технологий обработки документов возникла необходимость разработки нормативной базы документационного обеспечения управления. Таким нормативным документом является инструкция, разработанная в 2000 г.[18] для министерств и ведомств. Инструкция утверждена приказом Росархива и зарегистрирована Минюстом России 26.12.2000 № 2508, что, несомненно, повышает ее статус как нормативного документа. Инструкцию следует рассматривать как комплексный документ, она отражает практически все технологические операции делопроизводства.

Порядок работы с перепиской, составляющей обращения граждан, определяется специальным нормативным актом, утвержденным правительством в 1981 г.[19]

Деловая переписка составляет большую часть документооборота любой организации. Она используется для обмена информацией между разными организациями, структурными подразделениями одной организации и сопровождает практически все этапы управления, установления и поддержания деловых связей. Переписка содержит важную информацию о процедурах заключения, выполнения, расторжения гражданско-правовых договоров, поэтому в спорных случаях может рассматриваться судебными и арбитражными органами как доказательство. При этом чрезвычайно важно, чтобы каждое письмо являлось официальным документом, т. е. было оформлено в соответствии с действующими в Российской Федерации нормами. 

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. Код организации;

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07. Код формы документа;

08. Наименование организации;

09. Справочные данные об организации;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15. Адресат;

17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);

18. Заголовок к тексту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличии приложения;

22. Подпись;

24. Визы согласования письма;

25. Оттиск печати (гарантийные письма);

26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01, 02 – Государственный герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 04, 07 – Код организации и Код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000.

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика ИНН/КПП 0000000000/000000000.

Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.

Наименование организации указывается в именительном падеже. Например:

ЗАО «Кристалл»

или

Генеральный директор ООО «Граф»

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

Реквизит 09 – Справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения. Например: