Для проведения каждого коммуникативного акта необходимо соблюдение определенных условий. Эти условия должны быть хорошо известны участникам коммуникативного акта – коммуникантам, которые в отношении друг друга выступают как адресат и адресант; при этом их роли могут чередоваться. Для осуществления коммуникативного акта необходимо существование канала коммуникации, состояние которого должно поддерживаться на уровне, обеспечивающем надежный обмен данными. Схему коммуникативного акта можно увидеть в различных работах, посвященных разным сторонам коммуникации [Кушнерук, 2005:16]. Центральное понятие коммуникации отражено с помощью термина сообщение – неслучайного, часто сложного сигнала, который должен вызвать реакцию получателя. Сообщение – это та единица коммуникации, которая передается посредством коммуникативного канала. Надо различать понятия сообщение и значение сообщения. Значение сообщения связано с его интерпретацией, приданием сообщению конкретного смысла. Для документных сообщений расхождения в определении значений одного и того же послания со стороны отправителя и получателя не просто нежелательны, более того – недопустимы.

Принципиальными для документного коммуникативного процесса являются такие понятия, как кодирование и декодирование. Эти процессы связаны с нахождением оптимальных знаковых средств для фиксирования значения (кодирование) и для присвоения знакам сообщения значений, что помогает понять сообщение полностью. Условности документной коммуникации, унификация и стандартизация ее знаковых средств, форм проведения ориентированы на контроль процесса кодирования, на регламентацию действий и средств, участвующих в этом процессе. Отметим воздействие на коммуникацию таких негативных факторов, как коммуникативный шум и коммуникативные барьеры. Шум и барьеры могут иметь различную природу. В документной коммуникации заметно действие административных, режимных и языковых барьеров.

Для коммуникативных актов, в которых участвуют люди, важны проявления работы второй сигнальной системы: воздействия не объектами непосредственной окружающей действительности, а словом, условным знаком, которому в нашем сознании соответствует значение, смысловое наполнение. Документная коммуникация предполагает в этом отношении выполнение некоторых условий: определенности словесных значений, ограничения многозначности, оценки слова с точки зрения его рациональной и эмоционально-оценочной составляющей.

В теории и практике коммуникации термин знак рассматривается как один из важнейших. Для документной лингвистики понятие знака очень важно, поскольку множество знаковых элементов, используемых при создании документных текстов, заметно шире, чем при создании недокументных сообщений. Знак как элемент сообщения характеризуется тремя сторонами. Он имеет план выражения, т. е. свою внешнюю сторону, распознаваемую органами чувств; за ним закреплен план содержания – устойчивая смысловая наполненность знака и, наконец, план интерпретации – индивидуальное толкование содержания знака, ограничиваемое рамками плана содержания. Для знаков документной коммуникации план индивидуальной интерпретации должен быть максимально сужен, исключается интерпретация, в результате которой содержание документа будет существенно отличаться от того, которое закладывалось автором документного послания. Функциональная и содержательная устойчивость знаков способствует формированию знаковых систем – совокупностей знаков с отношениями между ними, множеств элементов с отношениями и связями между ними, формирующих определенное цельное образование. Мы можем говорить о системе пунктуационных знаков, о системе корректорских знаков, о системе невербальных документных знаков (таблиц, графиков, маркеров). Для систем характерны такие качественные признаки, как целостность (способность проявлять свои свойства как сложного единого объекта), вычленяемость (постоянство состава и стабильность границ системы).

Характеризуя на разных классификационных основаниях знаковые системы, специалисты выделяют такие группы знаковых систем, как первичные и вторичные (например, знаки естественного языка – знаки кода Морзе); открытые, в которые могут входить новые элементы, и закрытые; гомогенные (однородные, включающие одинаковые по свойствам и строению элементы) и гетерогенные (с различными по характеру элементами).

Для документной лингвистики важными оказываются понятия языковой знак и языковая система. Языковая система является открытым, гетерогенным, сложным объектом, включающим единицы различных языковых подсистем: фонетической, морфологической, лексической, фразеологической, синтаксической, семантической. Эти подсистемы включают собственные знаки – фонемы, морфемы, слова, фразеологизмы, предложения, семы (элементарные единицы значений). Важное свойство языковой системы – ее динамизм, который проявляется в изменениях языка. Эти изменения имеют как исторические, так и социальные причины. Для документной лингвистики динамика языковой системы проявляется в изменениях лексико-фразеологического состава средств, используемых в документных текстах, в росте разнообразия документных текстов вслед за ростом документных видов, в изменениях правил, регулирующих создание документных текстов. Экономические, социальные, культурные условия жизни общества оказывают различные по содержанию воздействия на ту часть языковой системы, которая используется в создании документных объектов. В большой степени здесь проявляются действия унифицирующих и стандартизирующих правил, имеющих внеязыковую природу.

Язык отражает и поддерживает многие стороны общественной деятельности. Он помогает в организации взаимодействия, в закреплении коллективного и индивидуального опыта. Язык обеспечивает единство общества в коммуникативной сфере, закрепляется как фактор государственности, суверенитета, культурного своеобразия. Эти особенности языка проявляются и на документном уровне. Хорошо известны трудности, связанные с установлением сферы действия языков при использовании их в качестве государственных, официальных, языков государственного делопроизводства. Отметим важность такой функции языка, как хранение и передача накопленных данных, отражение состояний государства и его граждан. Язык чаще всего проявляет эти функции через документные формы своей реализации.

Различение терминов язык и речь, часто воспринимаемых как синонимы на бытовом уровне, обязательно при решении теоретических и практических языковых задач. Язык – сложная динамическая знаковая система – живет в речи, в фактах использования языка его носителями. Речь – процессы и факты реализации языка в различных формах, в виде речевых сообщений. Речь может быть внутренней и внешней, звучащей и письменной. То есть внешняя речь может иметь устную и письменную формы. Документная коммуникация связана с письменной формой речи. Фиксация обеспечивает определенность документной коммуникации, способствует процессам унификации и стандартизации элементов документной коммуникации. В письменной речи наиболее последовательно прослеживаются различия ее функциональных вариантов, стилей.

Чаще всего результатом построения письменной речи является текст. С помощью языковых знаков текст представляет результат мыслительной и речевой деятельности; при этом он является объектом восприятия и распознавания для субъекта, который, кроме автора или исполнителя текста, включен в коммуникативный процесс. Текст предназначен для восприятия, последующей речемыслительной деятельности получателя. Документный текст, кроме того, предполагает включение субъектов в некоторые формально-функциональные отношения. Текст документа приобретает экономическое, управленческое, правовое звучание, предполагает практические шаги, конкретные действия в профессиональных областях, в которых осуществляется документирование.