Фактология документного текста. Для ДТ важны не только подбор и способы оценки фактических данных, но и способы их представления в тексте. Необходимо обратить особое внимание на следующие особенности изложения фактических данных:

• на правильность написания топонимических и ономастических единиц; ошибки в написании наименований населенных пунктов, имен, отчеств и фамилий не только могут иметь негативные правовые и финансово-экономические последствия, но сомнительным образом характеризуют культуру, внимание и компетентность адресанта; искажения имен приводят к напряжению в межличностных отношениях;

• на правильность цитирований и точность ссылок на предшествующие документы, формирующие контекст документного взаимодействия;

• на состав справочно-библиографических данных, на вид и содержание приложений, включающих фактические данные;

• на оптимальные формы представления фактических данных с точки зрения выбора и включения в ДТ невербальных компонентов; известно, что фактические данные, имеющие количественные формы выражения, могут быть представлены с помощью различных невербальных средств – графиков, таблиц, диаграмм; вид документа, для которого готовится текст, особенности информации и коммуникативный опыт редактора должны определить оптимальную форму представления данных в составе документного текста.

Фактологическая структура ДТ совершенно не изучена, эта проблема может лечь в основу интересной и практически важной исследовательской темы.

Цитирование. Цитаты в документных текстах, особенно в текстах научно-технических документов, являются мощным аргументационным, доказательным инструментом. Для редактора, работающего с фактическими параметрами текстов, важно установить уместность цитаты, ее содержательно-стилевое соответствие тексту, точность. Одновременно с этим редактор рассматривает форму представления цитаты, оформление сноски. В ряде случаев текст может быть настолько перегружен цитированиями, что редактор вправе рекомендовать автору пересмотреть соотношение между долями авторского текста и совокупного цитирования. Выделим следующие основные цели цитат в составе документных текстов:

• цитата в качестве аргумента является инструментом в про – ведении автором документного текста доказательной стратегии; в тексте связана с авторскими высказываниями лингвистическими единицами со значениями следствия или взаимообусловленности: потому что, из этого следует, что, вот почему и др.;

• цитата, используемая в качестве примера, иллюстрирует то или иное авторское положение, представленное в этом же тексте, излагает чужое мнение, вводится с помощью устойчивых конструкций, подчеркивающих функцию: т. е., например;

• цитата – смысловой эквивалент позволяет с помощью чужих слов передать мнение автора; этим автор ДТ дает понять, что его мнение не является случайным, оно подкреплено авторитетной личностью в форме высказывания: как считает N, по мнению эксперта С, вслед за высказыванием Р… мы считаем.

Роль цитирования довольно неплохо изучена для научно-технических документных текстов, однако особенности использования цитат в текстах официально-деловой коммуникации еще в достаточной степени не исследованы.

Выбор лексико-фразеологических средств. Богатство языка обусловливает задачу оптимального выбора лексико-фразеологических средств при построении документного текста. Решение этой задачи – процесс непростой, поскольку предполагает выбор соответствующий конкретной коммуникативной задачи, связанной с предметом документной коммуникации, а также соответствие общим требованиям, включающим стилистические ограничения, формально-видовой состав реквизитов. Унификация лексико-фразеологического состава в некоторой степени упрощает задачу выбора лексико-фразеологических единиц, однако для ДТ с высокой степенью произвольности и соответственно низким уровнем унификации проблема выбора лексико-фразеологических единиц остается довольно сложной задачей. Создание методических разработок, адресованных населению, может в какой-то степени обойти сложности выбора документных средств. Дополнительного внимания со стороны редактора требуют такие единицы, как аббревиатуры различного вида, степень их устойчивости, общепринятости, уместности и даже благозвучности. В русском языке есть правила образования аббревиатур, однако количество отступлений от этих правил довольно велико. Не меньшего внимания требуют заимствованные и иноязычные лексико-фразеологические единицы. Активные международные взаимодействия россиян с представителями других стран способствовали насыщению словаря документной коммуникации заимствованными, в основном английскими единицами, в отношении использования которых необходимо соблюдать осторожность.

Синтаксис. Сложность синтаксических структур, используемых в ДТ, имеет ряд взаимосвязанных следствий. Во-первых, редактору приходится оптимизировать структуры предложений, которые входят в текст; во-вторых, проверяется правильность синтаксических связей, отражающих логику и содержание того, что должно быть выражено в форме предложения; в-третьих, проверяется пунктуация, соответствующая синтаксическим отношениям в предложениях. Сложность синтаксических структур, характерная для ДТ, проявляется в высокой доле простых предложений, структура которых осложнена обособленными и необособленными определениями, обстоятельствами, дополнениями и приложениями. Как и в случаях оптимизации сложных предложений различных видов, редактор столкнется не только с задачей постановки знаков препинания, но и с выбором оптимального знака с учетом синтаксических отношений.

Логика. На лингвистическом уровне логические особенности документных текстов чаще всего потребуют дополнительных усилий редактора в связи с решением следующих задач:

– выстраивание композиции ДТ в соответствии с его коммуникативной логикой; эта задача особенно актуальна для документов, тексты которых не представлены с помощью тех или иных унифицирующих инструментов – типовых или примерных текстов, стандартов;

– устранение логических ошибок в составе отдельных предложений, входящих в документные тексты, например: Все существующие виды документов – распорядительные и информационные – постепенно унифицируются; Необходимо, чтобы студенты, как и преподаватели, вовремя приходили в аудитории, а не наоборот;

– проверка дефиниций и внутритекстовых логических связей; дефиниция или логическое определение должно действительно раскрывать суть предмета или отношения, которые определяются; варианты, подобные следующим: артефакт – это предмет или документ – это особая бумага — некорректны как с точки зрения фактологии, так и логики; определение не может строиться на отрицании, не должно содержать слов, нуждающихся в определении; синоним не является определением слова или фразеологизма, а параметры объекта не являются его определением.

Орфография. Орфографические ошибки в ДТ – самые, пожалуй, неприятные. Они не только свидетельствуют о недостаточной речевой грамотности, но могут являться проявлениями дефицита общей и коммуникативной культуры. Относительно высокий уровень орфографических ошибок может рассматриваться как производная от использования в составе текста редко используемых, заимствованных лексических единиц с ограниченной сферой употребления и слабо закрепленной в сознании орфографической структурой. Кроме персональной грамотности редактора, в решении орфографических задач заметную помощь должны оказывать словари. Роль словарей в работе с документными текстами рассмотрим ниже.

Формальные соответствия коммуникативным условиям. На всех этапах редактирования ДТ невозможно разделить критерии оценки, относящиеся к документоведению, и оценки, относящиеся к документной лингвистике. Языковые возможности накладываются на ограничения, требования и правила, которые имеют одновременно и стилевое, и документоведческое содержание. Вид документа и его текста выбирается в соответствии с требованиями, регулирующими как содержательные параметры документного текста, так и условия функционирования документа. Эти обстоятельства обязательно учитываются редактором ДТ.