Изучение реальных документов русскоязычного делового общения показывает, что к настоящему времени отсутствуют какие-либо теоретические основания для принятия решений об оптимальном позиционировании НВК.

Известно, что подготовка ДТ в целом и его отдельных компонентов требует значительных материальных и, безусловно, интеллектуальных ресурсов, а также высокого уровня лингво-коммуникативной компетентности. Последнее проявляется при выборе НВК в условиях воздействия на этот выбор двух системных критериев. Во-первых, профессиональной используемости, реализуемости, уместности: адресат коммуникации должен видеть в тексте систему опознаваемых знаковых единиц, не конфликтующих с формальными требованиями стиля, устоявшейся речевой практики. Во-вторых, НВК выделяют и компактно отражают содержательные составляющие сообщения, которые коммуникативно наиболее значимы и представление которых с помощью невербальных знаковых средств переводит коммуникацию в область смысловых категорий, «очищенных» от известных недостатков вербальных речевых решений.

Размерные параметры НВК в наибольшей степени связаны с таким параметром коммуникации, как разбираемость сообщения. Если этот параметр для самого НВК ниже 100 %, то его использование теряет смысл, сам материал становится текстовым балластом. Степень масштабирования невербального компонента ограничивается физическими параметрами носителя, однако обеспечение максимально возможного размера НВК в пределах носителя должно рассматриваться как очевидное решение. Исследование реальных коммуникативных ситуаций показывает, что малоинформативные или технически несовершенные НВК вызывают недоверие к содержанию всего документа, делают документный текст противоречивым и неэффективным. Случайность позиции НВК в поле носителя создает эффект неупорядоченности ДТ, дезорганизует его композиционную структуру.

Если говорить о цветовых решениях при создании НВК, то полихромные (многоцветные) варианты целесообразны только тогда, когда полихромность наверняка усиливает коммуникативные качества текста, в котором такие решения используются. Решение о полихромности-монохромности НВК принимается с учетом таких факторов, как: а) уместно ли решение с точки зрения типологической принадлежности документа; б) усиливает ли полихромность воздействие документа; в) уместно ли полихромное решение с точки зрения сочетания традиций, вкуса и сложившихся принципов документного дизайна; г) имеются ли нормативные ограничения на использование полихромных средств в документе; д) делает ли полихромность более эффективным НВК, если этот элемент текста является носителем основного содержательного аспекта.

В большинстве случаев НВК выполняют три функции: привлечение внимания адресата, побуждение к чтению вербальной части документа, закрепление или представление в иной форме основных, с точки зрения адресанта, сведений, содержащихся в документе.

Расширение спектра НВК не является следствием дефицита языковых средств, здесь влияют комплексы внутренних и внешних факторов и условий, в которых происходит документная коммуникация. Эти факторы требуют обеспечения полного представления сложного документного содержания, что приводит к знаковому дублированию, повышающему надежность и содержательную определенности коммуникации. По мнению Г.В. Колшанского, «внешние экстралингвистические факторы закрепляют свои связи с определенным речевым типом, в результате чего образовался симбиоз интра– и экстралингвистических характеристик речевого акта».

Активное развитие электронного документооборота, мультимедийных документных средств и графических программных инструментов предопределяют рост числа НВК в документных текстах и расширение их видового разнообразия.

Одним из основных вербальных средств создания ДТ является высказывание. Это грамматически оформленная цепочка слов, построенная по структурным законам простого предложения. Не совсем верно отождествлять высказывание с предложением. Предложение определяет структурно-грамматическую организацию высказываний, которые соответствуют данному предложению. Например: предложение имеет структуру: Подлежащее + Сказуемое + Дополнение.

Этому предложению соответствует множество высказываний, например:

Этот ряд конкретных высказываний, построенных по синтаксическим правилам, реализованный в едином виде предложения, может быть продолжен. Иногда высказываниями называют смысловой текст между паузами. На письме паузам соответствуют точки или иные знаки препинания, свидетельствующие о том, что высказывание завершено. Некоторые разделы лингвистики рассматривают высказывание как завершенные речевые отрезки, входящие в текст и построенные по грамматической модели, которая соответствует предложению. То есть языковая единица – предложение противопоставляется речевой единице – высказыванию, построенному по языковой модели, представленной предложением. В ДТ высказывание – это реализованное предложение, модель, «заполненная» лексическими единицами.

В свою очередь, высказывания являются теми единицами, которые создают более крупные компоненты ДТ – сверхфразовые единства. Сверхфразовые единства ДТ – два и более высказывания, которые выделяются на основе их смысловой связанности, единой коммуникативной задачи.

Рассмотрение текста с точки зрения его композиционно-графических особенностей дает возможность выделить такие его составляющие как абзацы. Иногда абзацы и сверхфразовые единства (СФЕ) не различаются, однако такое различение необходимо. Если сверхфразовое единство понимается как синтаксическо-смысловая единица, состоящая из группы взаимосвязанных законченных предложений, то абзац – понятие, связанное с графическим оформлением составляющих текста. Абзац – фрагмент, отрезок текста, начинающийся от одного абзацного отступа до другого, следующего знака абзаца. Традиционные знаки начала и конца абзаца – отступы в начале текстовых фрагментов, однако может быть использовано и другое маркирование, например – пропуск строки. Абзац может оформлять сверхфразовое единство или его часть, т. е. сверхфразовое единство может быть разбито на несколько абзацев.

В документных текстах абзацем может оформляться одно сложное или даже простое предложение.

Понятие композиция документного текста, которое требует специального обсуждения, связано как с понятием сверхфразовое единство (иногда его в специальной литературе называют «синтаксическим целым»), так и с разбивкой текста на абзацы. Если сверхфразовые единства – смысловые блоки документного текста, имеющие синтаксические формы выражения, то абзацы – формально отграниченные, технически выделенные части текста, не рассматриваемые с точки зрения их синтаксических решений.

Чем выше уровень унификации документного текста, тем выше вероятность использования устойчивых компонентов ДТ и тем более воспроизводим примерный текст, в рамках которого целые текстовые фрагменты становятся цельными готовыми компонентами, выполняющими собственную коммуникативную задачу.

Часто процесс создания текста включает выбор текста-ориентира, состоящего из текстовых блоков, являющихся, по сути, микротекстами. Жесткость в последовательности позиций таких микротекстов, особенности их организации, стабильность вербального состава позволяют говорить о формировании ДТ с помощью конечного и определенного набора устойчивых вербальных или невербальных составляющих – микротекстов. Унификация функциональных условий, наличие мощного экономико-правового аспекта ужесточает однородность микротекстов, входящих в тексты, и приводит к частичной или почти полной унификации документного текста, связанного с типовыми ситуациями. Процесс составления текста часто сводится к тому, что в унифицированную формулу микротекста вставляются только такие лингвистические компоненты, которые индивидуализируют и актуализируют текст. Рассмотрим особенности построения документного текста на примере, представленном ниже.