Во-первых, надо обратить внимание на разноуровневый характер ошибок: от орфографии и пунктуации до комплексных по характеру нарушений, относящихся к отступлениям в лингвистической реализации реквизитного состава документа.

Во-вторых, необходимо различать действительные ошибки и вариантные решения при построении ДТ. Хотя лингвистическая вариантность ДТ ограничена, она допустима для некоторых групп документных текстов.

В-третьих, оценка текста не допускает субъективизма, часто отражающего иерархические отношения среди субъектов-адресантов, составителей документных текстов. Утверждение «начальник всегда самый грамотный» не является аксиомой.

В-четвертых, анализ ошибок всегда должен сопровождаться лингвистическими выводами: составлением индивидуальных словарей, записями верных синтаксических или композиционных решений. Сама ошибка – неприятность, но не беда, если из ее анализа делаются верные практические выводы, повышающие уровень лингвистической компетентности составителя ДТ. Эта сторона документной деятельности еще раз заставляет задуматься о необходимости хорошего обеспечения составителя и редактора ДТ справочными, словарными материалами.

В-пятых, большую роль в повышении документной грамотности играет образование и самообразование, что предполагает работу не только с ДТ, но и работу с пособиями по русскому литературному языку, регулярное чтение недокументных текстов: художественных, публицистических. Влияние уровня грамотности устной речи на качества письменной несомненно. Стремление и умение говорить правильно отражает, как правило, более высокие возможности в совершенствовании письменных навыков, в том числе – документных.

Орфографические ошибки[15] рассматриваются как грубые нарушения нормы русского языка независимо от того, в каких текстах они встречаются. Ошибки этого вида проявляются в виде следующих особенностей текста:

1. Неправильный выбор гласных или согласных букв при написания слов.

2. Неверный выбор строчных («маленьких») или прописных («больших») букв в словах и в словосочетаниях.

3. Неправильные решения в оформлении слов, которые должны писаться раздельно, слитно или через дефис.

4. Отклонения от правил, регулирующих перенос слов с одной строки на другую.

Все эти ошибки, к сожалению, встречаются в документных текстах разных видов. Бессмысленно рассматривать все реальные орфографические ошибки, количество и характер которых обусловлен индивидуальным уровнем безграмотности составителя текста. Если отмечать общие тенденции ошибочных решений по направлениям, которые обозначены вышеприведенными четырьмя пунктами, следует отметить следующее.

1. Для русского письма морфологический принцип правописания является ведущим, определяющим. Это означает, что в большинстве случаев части слов пишутся одинаково, независимо от того, как звучит гласная или согласная в связи с изменением слова. Здесь необходима проверка изменением слова или обращение к орфографическому словарю, который должны иметь на своем рабочем столе все, кто имеет отношение к порождению ДТ. Особое внимание необходимо обратить на заимствованные слова, которые часто имеют неустойчивые, меняющиеся орфографические оформления. Исторические причины иногда нарушают морфологический принцип написания (зорька, но заря; излагать, но изложено), но усвоение школьного курса русского языка и умение работать с орфографическими словарями сводят риски в этой части работы с ДТ к минимуму. Существуют и другие принципы правописания: фонетический, традиционный и морфолого-графических аналогий, но их реализация в русском языке имеет очень ограниченный характер (например: фонетический – предЫдущий; традиционный – мЯтеж; морфолого-графических аналогий – ночЬ как осенЬ).

2. Проблема строчной и прописной букв в именованиях учреждений, организаций, органов местной и федеральной власти, в названиях учреждений различной государственной и негосударственной подчиненности – сложная проблема, не имеющая, к сожалению, исчерпывающего решения. Ситуация осложняется тем, что иногда учреждения принимают решение об оформлении собственного именования, игнорируя тенденции, наметившиеся в современном русском языке. Использование прописных букв, инициирующих все слова, входящие в наименование, лингвистических и логических основ чаще всего не имеет. Обращение к справочникам, составленным или отредактированным не позднее 2000 года, может помочь в ситуациях, отражающих влияние амбиций на принятие лингвистических решений. Наиболее оперативная информация по этому вопросу представлена в материалах Государственно-правового управления Администрации Президента РФ.

3. Слитное, раздельное или дефисное написание слов – проблема, обусловленная взаимодействием формальных и исторических факторов, лексико-синтаксических принципов, определяющих особенности этого раздела орфографии. В отношении документных текстов сравнительно часто приходится принимать решения о слитном или дефисном написании слов, входящих в определительные комплексы: организационно-подготовительные мероприятия, приходно-расходная документация, строительно-монтажное управление, высокоскоростная линия, правоприменительная практика, трудоспособная часть населения. В действиях правил, регулирующих написание таких слов, имеются противоречия, обусловленные различными причинами, связанными с историей появления и с развитием языковых единиц.

4. Несмотря на то что в правила русского языка сравнительно недавно введены новации, упрощающие основания переносов, в текстах официально-деловых и научно-технических документов лучше проявить орфографический консерватизм, который, кстати, демонстрирует наличие языкового вкуса и высокий уровень грамотности составителя ДТ. Либерализация правил переноса, косвенно отражающая снижение общего уровня грамотности, в некоторой степени связана с особенностями компьютерных технологий составления и обработки текстов. Технологий, в которых формализуется понятие слога, принцип его выделения. Имеющие место варианты слогоделения действительно создавали некоторые неудобства (ве-сна или вес-на; замо-стить за-мос-тить или за-мост-ить), но пришедшие рекомендации, дающие возможность делить слово формально (реальный случай – перенос одной буквы в одном из популярных радиотехнических журналов или группы согласных отмечен в текстах с 2– и 3-колоночной организацией), неприемлемы для документных текстов любого уровня.

Особая орфографическая проблема для документных текстов – правописание заимствованных слов. Действующие в русском языке два способа орфографического оформления – транскрипция и транслитерация – иногда создают нестабильность написаний на первом этапе использования таких слов в русском языке (например, оффис – офис; диорама – диарама). Словари, как правило, приходят к одному варианту или дают рекомендацию, какой из вариантов предпочтительнее.

Иногда внеязыковые обстоятельства на короткий промежуток времени или надолго изменяют существовавшие в русском языке варианты написаний. Примерами могут служить изменения географических названий (топонимов) после распада СССР. Появление вариантов Алматы, Кыргызстан, Таллинн не имело должных собственно языковых оснований и являлось отражением политических мотивов в такой важной и знаковой области, как именования географических реалий.

Под морфологическими ошибками здесь понимается группа отклонений от нормы русского языка, которые проявляются в особенностях выбора изменяемых частей слова и при построении группы слов, которые называются сложносокращенными или аббревиатурами.

Ошибки первой группы часто рассматривают и в составе синтаксиса, что имеет свою логику, основанную на том, что изменение частей слов нередко обусловлено характером их синтаксических отношений с другими словами, входящими в этот же документный текст. Однако рассмотрим принципиальные особенности этих ошибок с точки зрения создания и обработки документных текстов.