Эффективность совещания как сложной коммуникативной формы определяется в том числе рядом лингвистических компонентов. Некоторые из них:

– участие в совещании имеет смысл лишь для тех лиц, которые могут внести в его работу коммуникативный вклад в виде осознанного, профессионально ориентированного текста, обладающего признаками информационной релевантности и лингвистической оформленности;

– повестка дня должна быть компактной формой вербально выраженной проблематики, обсуждению которой посвящено совещание; здесь существуют некоторые сложности, заключающиеся в том, что формулировка темы предполагает высокий уровень компрессии многоаспектных проблем; этот этап требует тщательной аналитико-синтетической и собственно лингвистической работы, связанной с нахождением формулировок, имеющих оптимальный уровень компактности и одновременно достаточный уровень информативности и стилистической непротиворечивости; эта сторона подготовки часто неправомерно игнорируется (рассмотрим следующую формулировку одного из вопросов повестки дня: «О питании сотрудников ООО» – отсутствие проблемной конкретизации, чрезмерная широта формулировки не позволяют дать конкретные ориентиры для продумывания и формулировки предложений, затрудняют анализ значимых составляющих проблемы).

Подготовка совещания, кроме информационно-оповещающих действий, включает аналитические этапы деятельности; так, состояние повестки дня с точки зрения ее содержательной плотности, проблемной насыщенности должно соотноситься с планируемой продолжительностью совещания; следовательно, необходим хотя бы примерный прогноз речевого поведения, количества текстов и коммуникантов, которые будут участвовать в обсуждении каждого вопроса повестки дня.

Планирование совещания включает ряд составляющих, которые имеют свои коммуникативно-языковые реализации. Принятие решения о том, проводить или не проводить совещание, является заключительным этапом глубокого и всестороннего анализа сложившейся ситуации. При положительном решении необходимо определить цель или цели совещания; эти цели должны быть зафиксированы, они должны иметь совершенно определенную текстовую форму. Именно этот текст будет являться основой для формулировки микротекстов, образующих повестку дня совещания.

Сформулированные цели совещания и проект повестки дня являются материалом, на основе которого принимается решение о форме совещания, его организационных принципах, продолжительности и техническом обеспечении. Этот аспект подготовки предполагает параллельное решение вопроса о количестве участников и об их конкретном составе. Присутствие не «по должности», а по возможности реального обсуждения проблемы, приглашение лиц, которые будут не только «удобны», но и могущих предложить альтернативные взгляды, прогнозирование уровня дискуссии, приглашение лиц, которые наряду с ведущим могут выступить в качестве сопредседателя, и своеобразных арбитров в острой дискуссии, посредников в деловом споре, по итогам которого нужно будет принять единственное решение, – сложная разносторонняя задача.

Окончательная формулировка повестки дня, как уже было сказано, требует тщательной аналитической и лингвистической работы. Представление повестки дня участникам совещания предполагает ее соответствующее текстовое оформление, включающее упоминание о времени, продолжительности, месте проведения совещания и о необходимости иметь на руках те или иные документные материалы; в ряде случаев прилагается список участников и приглашенных лиц.

Унификация процедур, связанных с проведением совещаний, – вопрос развивающейся коммуникативной и корпоративной культур, информационной практики и теории организационной коммуникации. Однако уже сейчас складываются контуры обязательных компонентов совещания как коммуникативной процедуры: прием участников – формулировка повестки дня – установление временных параметров совещания – обеспечение формальных требований и условий безопасности, если таковые необходимы, – акцентирование завершения работы совещания с принятием решения.

Очень важной составляющей совещания являются действия, осуществляемые после формального завершения совещания. Решения совещания должны обрести текстовую форму. Доклады и содоклады обычно представляются либо полными текстами, либо протокольными записями. Возможно представление содокладов в виде тезисов или рефератов. Итоговые документы имеют вполне законченный видовой статус, определяющий параметры текста: постановления, решения, общего протокола совещания.

Речевые особенности текстов, реализуемых в процессе совещания, определяются самими условиями и статусом совещания. Велика роль привлекаемых дополнительных материалов – текстов, иллюстраций, таблиц, графиков. Выступающему необходимо составить план выступления, сформулировать основные тезисы, которые удобно будет «развернуть» в устный или письменный текст. В текстах тезисов или планов отмечаются ключевые, принципиальные понятия и отношения.

Необходимо продумать риторические приемы, которые будут использованы в процессе выступления. В особо ответственных случаях, при отсутствии опыта выступлений желательно проведение речевых репетиций, в процессе которых кто-либо из компетентных лиц, могущих высказать откровенные и непредвзятые соображения, мог бы дать какие-либо рекомендации. Предварительная редакция тезисов или набросков текста позволяет избежать длинных и трудновоспринимаемых предложений, лишних, малоинформативных фрагментов и малоупотребительных, плохо распознаваемых или неопределенных в своем значении слов. Исключаются тривиальные высказывания, фрагменты с общеизвестными сведениями, одновременно максимально определенно формулируют предложения и выводы.

Коммуникативная корректность проявляется в выборе речевых средств, исключающих пренебрежительно-бранную окраску в отношении оппонентов, присутствующих на совещании или отсутствующих на нем. Логика обоснований, аргументация, основанная на имеющемся практическом опыте или на доказанных теоретических положениях, работает лучше, чем эмоциональное давление. Необходимо помнить, что цифровые компоненты текста воспринимаются плохо, утомляют, длина цитаты не добавляет ей доказательности. Кстати, цитирования в тексте отмечаются, а автор цитируемых фрагментов должен быть назван. Хорошо известный вариант подачи аргумента «Есть мнение…» действует раздражающе, его искусственная многозначительность давно является предметом сатирических выступлений. Очень сложно давать какие-либо рекомендации по поводу шуток и фрагментов, имеющих юмористическое содержание. Здесь многое зависит от чувства меры, понимания особенностей обстановки и от эмоционально-коммуникативной ситуацией, сложившейся в процессе проведения совещания.

Анекдотическая «сверхпродолжительность» некоторых совещаний является отражением не только их организационного несовершенства, но и коммуникативно-лингвистической несостоятельности: неумение воплощать имеющиеся решения, предложения и указания в корректные, грамотные тексты. Сопоставление и анализ их содержания составляет коммуникативную суть совещаний. Бесконечность околопроизводственных мероприятий, которыми некоторые руководители гордятся, полагая, что продолжительность совещаний и их частота отражают уровень деловитости и профессиональной квалификации, непродуктивны и не соответствуют современным методам работы.

Интервью – особый вид речевого диалогового взаимодействия, используемого в журналистике, а также в решении ряда вопросов, относящихся к организационно-производственной области. По своим целям, речевым параметрам и стратегиям организационно-производственные интервью включают несколько видов. Информационные интервью предполагают получение исходной информации, необходимой для того, чтобы определить целесообразность дальнейшего взаимодействия сторон. Например, предварительные переговоры продавца и покупателя, во время которых в режиме диалога обсуждаются условия поставки, цены, количество товара, особенности доставки. Обсуждение предполагает речевое доминирование одной их сторон. Это доминирование заметно в таких формах информационных интервью, которые происходят между врачом и пациентом, юристом и его клиентом, родителем и ребенком. Цель информационного интервью – получение системной информации для принятия решения о характере дальнейших действий профессионального характера обоими участниками интервью или одним из них.