Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.
Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Например:
Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса «Организация делопроизводства». Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер производимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём. Например:
Учебно-методическое объединение (УМО) 22–23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста «Документовед-организатор документационного обеспечения управления». Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корретировке учебного плана.
Заседание состоится в помещении Российского государственного гуманитарного университета по адресу: ул. Никольская, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 час. утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием.
Председатель Совета УМО
Проф., д-р ист. наук Ю.А. Иванов
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. д.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Например:
Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.
Оплата гарантируется со счёта №… в… отделении Госбанка.
Завод готов принять на работу выпускницу университета по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Её муж может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.
Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа.
Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Например:
При развёртывании работ по реставрации исторических зданий университета выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью… кв. м для перенесения всех учебных занятий во время реставрации зданий.
Письмо-ответ по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Например:
115422, Москва,
ул. Зелёная, д.5, кв. 38
Иванкину М. П.
Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934–1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.
Директор Госархива Н.К.Калинина
Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой. Например:
Касательно: альбома образцов.
Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 2008 г.
С уважением
Экспортлён (подпись).
Заголовки к тексту
Предлог о + сущ. в предложном падеже: О поставке автомобилей
По вопросу о + сущ. в предложном падеже: По вопросу о поставке пшеницы
Касательно: + сущ. в род. падеже: Заказа на поставку зерна
Обращение
Уважаемый господин …! Уважаемые господа …!
Уважаемый Николай Иванович, … Уважаемая Ирина Петровна!
Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. д.
Мы получили Ваши письма от (дата) Ваше письмо от (дата) получено нами
Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили Ваше письмо от ____(дата).
(Настоящим с благодарностью…) подтверждаем получение нового (+ сущ. в родительном падеже) прейскуранта (Вашего каталога)
Выражение благодарности
Благодарим Вас за + сущ. в винительном падеже
… Ваше письмо
Мы Вам очень благодарны за + сущ. в винительном падеже
… Ваш своевременный ответ
Заранее благодарим за + сущ. в винительном падеже
… Ваше участие
Мы были бы Вам очень признательны (благодарны), если бы Вы + глагол
… прислали нам Ваш прейскурант
Выражения, объясняющие мотив
В порядке оказания технической помощи…
В связи с тяжёлым положением…
В связи с проведением совместных работ…
В соответствии с письмом заказчика…
В целях усиления охраны государственного имущества…
Выражение просьбы
Просим…
… Вас проверить ход выполнения работ…
… выслать в наш адрес более подробную информацию…
Прошу…
… сообщить данные о производительности…
Подтверждение
Подтверждаем…
… получение спецификаций на
С благодарностью подтверждаем…
…получение Вашего заказа
Завод «Прогресс» подтверждает…
…условия поставки оборудования
Напоминание
Напоминаем, что…
… по плану совместных работ Вы должны…
… в соответствии с… Вы должны…
Напоминаем Вам, что…
… Ваша задолженность по оплате составляет…
… срок представления рукописи истекает…
Извещение
Сообщаем, что…
… к сожалению, не можем Вам выслать…
… задержка в отгрузке произошла ввиду…
Ставим Вас в известность, что…
… руководство завода приняло решение…
Приглашение
Приглашаем…
…представителя Вашего предприятия посетить…
…Вас принять участие в обсуждении проекта…
Просим принять участие
…в обсуждении проблемы…
Заключительные слова
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
С уважением (подпись). Если автор – лицо юридическое, то действия передаются:
От третьего лица единственного числа, например:
Завод «Прогресс» не возражает…
Кооператив «Поиск» гарантирует…
Совместное российско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает…
Заключение
Культура речи – неотъемлемая часть личностной характеристики человека. Для людей, чья деятельность непосредственно связана с речевым общением, она является немаловажным условием их профессионального успеха.
Недостаточная речевая культура заметно снижает рейтинг делового человека, а его речевые оплошности нередко становятся мишенью для насмешек. Как показывает жизнь, это может пагубно сказаться и на оценке профессиональной деятельности человека.