Таблица 3. График документооборота
Секретарское дело i_075.png
ГРАФИК ПЛАТЕЖЕЙ

В соответствии с п. 4.2 Договора инвестирования строительства гаражного комплекса No. ____ от «___» ___________ ____ г., заключенного между Инвестором и Соинвестором (далее – «Договор инвестирования»), Соинвестор перечисляет денежные средства в размере, указанном в п. 4.1 этого Договора, на расчетный счет Инвестора (Заказчика, Генподрядчика) или вносит их в кассу Инвестора (Заказчика, Генподрядчика) в следующих размерах и в сроки:

– ___________ часть суммы (или ___%), указанной в п. 4.1 Договора инвестирования, вносится в течение __(________________) (банковских, календарных) дней с момента подписания Договора инвестирования;

– ___________ часть суммы (или ___%), указанной в п. 4.1 Договора инвестирования, вносится до «___» _________ ____ г.;

– ___________ часть суммы (или ___%), указанной в п. 4.1 Договора инвестирования, вносится в течение ___(_______________) (банковских, календарных) дней с момента получения Свидетельства о государственной регистрации права собственности Соинвестора на нежилые помещения, указанные в п. 4.1 Договора инвестирования.

Соинвестор вправе произвести все платежи, указанные в настоящем графике платежей, досрочно и единовременно.

Настоящий график составлен и подписан сторонами «__» ____________ ____ г. в ________ экземплярах.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Секретарское дело i_076.png

Планирование работы осуществляется заблаговременно, Это означает, что еще до начала планируемого периода и соответствующих мероприятий с содержанием документа должны быть ознакомлены все заинтересованные стороны – например, работники, которым в соответствии с планом определяются конкретные задачи (поручения).

План (график) обретает юридическую силу с даты его утверждения. Как правило, содержание документа должно быть доведено до сведения соответствующих должностных лиц (структурных подразделений) не позднее, чем за несколько дней до начала планируемого периода. В необходимых случаях планы (графики) работы доводятся до сведения соответствующих лиц (подразделений) в части касающейся – в виде выписок. В остальных случаях для этой цели, как правило, используются копии документа, что позволяет улучшить организацию его изучения и последующего выполнения.

Графики работы обычно разрабатываются в случаях, когда:

• главным планируемым показателем является время, отводимое на выполнение соответствующего мероприятия (задачи, поручения);

• выполнение по времени отдельных этапов мероприятий, предусмотренных соответствующим планом, требует уточнения (конкретизации);

• для надлежащего выполнения мероприятий требуется установление очередности или последовательности – например, для различных структурных подразделений, должностных лиц;

• это предусмотрено требованиями соответствующих документов или решениями руководства предприятия;

• во всех тех случаях, когда разработка плана является не обязательной и (или) нецелесообразной.

5.13. Справки

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т. д. Справки бывают двух видов:

1) содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

2) выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю – на стандартном листе бумаги А4. Справка содержит те же реквизиты, что и записка.

Текст справки состоит из двух частей:

1) фактов, служащих основанием для составления;

2) конкретных сведений, отражающих сущность вопроса.

Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную информацию, или разбит на разделы, пронумерованные арабскими цифрами.

Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения, внешние – руководитель организации, а при необходимости и главный бухгалтер.

Пример справки
Секретарское дело i_077.png
Секретарское дело i_078.png
Секретарское дело i_079.png
Секретарское дело i_080.png

5.14. Отчеты и сводки

Отчет – это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Наиболее часто в процессе деловой переписки нам, приходится иметь дело с отчетами о результатах выполнения какого-либо вида работ (какой-либо деятельности), а также с отчетами об использовании ресурсов (финансовых средств, сырья и т. п.).

Сводка – документ, в краткой форме отражающий результаты обработки статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ за краткосрочный период времени (часть суток (смена), сутки, неделя, декада). В сводке могут отражаться результаты выполнения строго определенного вида работ или нескольких их видов, например, связанных между собой технологически.

Подготовка отчетов и сводок – прежде всего их содержание и оформление – строго регламентированы. В большинстве случаев подготовка содержания и оформление указанных документов производятся на основе и в соответствии с типовыми (унифицированными) образцами на бланках (отчетных формах). Для подготовки содержания отчетов о выполнении какого-либо вида работ характерно использование трафаретных текстов в сочетании с таблицами установленного назначения.

Для примера приведме часть отчета Комитета по информационной политике Государственной Думы, выставленной на сайте www.duma.gov.ru/infocom/txt/main1/htm

Пример отчета
ОТЧЕТ
Комитета по информационной политике о проделанной работе за период с января по сентябрь 2004 года.

Уважаемые коллеги!

Как Вы знаете, весенняя сессия 2004 года была первой сессией Государственной Думы четвертого созыва. Мы начали работать в Комитете с новым составом депутатов, в количестве 12 человек. Спектр вопросов ведения Комитета достаточно широк. А именно: Предварительное рассмотрение и подготовка к рассмотрению Государственной Думой законопроектов и (или) проектов постановлений палаты по следующим вопросам:

1. О средствах массовой информации.

2. О телевизионном вещании и радиовещании.

3. О периодических печатных изданиях.

4. О рекламе, политической рекламе и пропаганде.

5. Об издательской деятельности.

6. О полиграфической деятельности.

7. Об информации, информатизации и информационной безопасности.

8. Об информационных ресурсах и об установлении порядка пользования ими.

9. Об управлении в сфере информации и информатизации.

10. О перспективных информационных технологиях и развитии коммуникативной среды, включая технологии криптографии, вопросы защиты персональных данных, развития и использования глобальных информационных сетей.

11. О формировании национальной политики в сфере нравственности, культуры, образования и языка и их защите в деятельности редакций средств массовой информации.

12. О защите прав журналистов, издателей, вещателей.

13. О сохранении кино-, теле-, радио-архивов, других информационно-документальных фондов.


Перейти на страницу:
Изменить размер шрифта: