Официальное оформление трудовых отношений должно быть обязательно. Для туристического бизнеса это особенно важно в связи с высокой степенью личной ответственности сотрудников.

Правила регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, порядок ведения кадрового документооборота, ведения трудовых договоров и трудовых книжек указаны в Трудовом кодексе РФ и других нормативных документах. Если оформление трудовых отношений вызывает сложности, лучше заранее проконсультироваться с юристом; запущенные документы могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции.

Но вам как руководителю необходимо знать, что заключенный трудовой договор и подписанная должностная инструкция помогут избежать множества проблем как при выстраивании отношений с сотрудниками, так и в случае форс-мажорных обстоятельств.

Должностные инструкции составляются руководителем турфирмы или приобретаются в виде типовых форм и дорабатываются с учетом специфики деятельности. Типовые инструкции для работников турфирм можно приобрести в Юридическом Агентстве «Персона Грата» (www.travelexpert.ru).

Еще один важный документ, который турфирмы должны подписывать с сотрудниками, – это договор о коммерческой тайне. Общеизвестный факт, что менеджеры при смене места работы «уводят» клиентскую базу. Бороться с этим сложно, но на юридическом и техническом уровнях можно.

В целях охраны конфиденциальности информации рекомендуем:

1) ознакомить работника под расписку с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну предприятия;

2) ознакомить работника под расписку с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

В свою очередь, работник обязан:

1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;

2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;

3) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

Рекомендуем подготовить все необходимые документы, прежде чем оформлять сотрудников на работу.

Для начала работы турагентства или запуска нового туристического направления для продажи необходимо выбрать партнеров-туроператоров.

Рекомендуем по каждому туристическому направлению иметь подписанные договоры не менее чем с тремя туроператорами, поскольку не всегда у одного оператора будет подтверждение всех отелей и дат заездов, которые устраивают туристов.

Правило: не вносите деньги в кассу оператора за тур, если у вас нет с ним подписанного договора. Это связано с тем, что при возникновении конфликта без наличия договора, регулирующего отношения партнеров, сложно отстаивать интересы как турагента, так и туриста.

Как выбрать туроператора:

♦ составьте список туроператоров по определенному туристическому направлению, используя профессиональные рейтинги, прессу, туристические справочники и другие профильные издания, Интернет (к сожалению, частота упоминания туроператора в рейтингах, обзорах, статьях нередко обусловлена финансовыми вложениями в имидж оператора и не всегда соответствует качеству предлагаемого продукта);

♦ ознакомьтесь с услугами туроператоров, ценовыми предложениями, условиями работы с агентствами посредством интернет-сайтов, каталогов туроператоров;

♦ по возможности наведите справки о качестве работы туроператора на рынке, используя рекомендации коллег, профессиональные форумы и отзывы туристов по турфирмам в Интернете.

Основные критерии оценки туроператора:

♦ наличие, размер, срок действия финансового обеспечения;

♦ номер в Федеральном реестре туроператоров (см. сайт Ростуризма: www.russiatourism.ru);

♦ срок работы на туристическом рынке по конкретному направлению, выбранному для сотрудничества;

♦ штат сотрудников;

♦ членство в профессиональных ассоциациях, союзах;

♦ наличие наград, дипломов, профессиональных премий и призов;

♦ офис: транспортная доступность, место расположения, размер, презентабельность;

♦ наличие отдела или лица, ответственного за работу с туристическими агентствами;

♦ участие в профессиональных туристических выставках;

♦ доступность информации: Ф. И. О. и контакты директора. Условия работы туроператора с агентами:

♦ правовая форма договора, заключаемого с турагентами, – договор соответствует вашему документообороту;

♦ легальность приема наличных платежей – какие выдаются документы, подходят ли они для учета и подтверждения затрат;

♦ размер агентского вознаграждения, на каких условиях возможно его увеличение;

♦ размер штрафных санкции за аннуляцию тура;

♦ как часто проводятся мастер-классы по туристическим направлениям, платные они или бесплатные;

♦ условия, график проведения рекламных туров;

♦ бонусные, накопительные программы для агентств и прочие программы лояльности;

♦ уровень технологий продаж, автоматизации процесса бронирования туров;

♦ возможность получения оперативной информации, персональная связь с курирующим менеджером;

♦ возможности туроператора по экстренному решению проблем (например, наличие постоянного представительства в регионе или телефона круглосуточной поддержки туристов или наличие стойки в аэропорту).

С какими туроператорами работать? Кто «хороший», а кто «плохой»? На эти вопросы ответить практически невозможно. У агентств свои предпочтения и критерии выбора партнеров. Одним из самых популярных критериев выбора является наличие в операторской компании знакомого менеджера, который всегда поможет или посоветует, как поступить в той или иной ситуации. Кому-то больше импонируют туроператоры – «монстры» с высокими технологиями бронирования и обслуживания; другие предпочитают работать со средними операторами, так как считают их продукт более качественным, а возможность решения проблем – более оперативной; третьи подписывают договоры со всеми, у кого низкая стоимость туров, поскольку на этом настаивают клиенты. Нет такого рейтинга или списка, согласно которому можно сделать однозначный вывод – с кем работать, а с кем нет. Проблемы в работе есть у всех туроператоров, главное – как они их решают.

Выбрав основных партнеров для работы, необходимо заключить с ними договоры, после чего получить на руки подписанные договоры с синей (оригинальной) печатью и внимательно прочитать.

Договор с туроператором является первичным документом, устанавливающим правоотношения между юридическими лицами – турагентом и туроператором; отсутствие договора не позволит турагенту взыскать с туроператора убытки, причиненные неисполнением договора, а также лишит возможности подтвердить затраты турагента для целей налогообложения.