Вопрос «нужно ли это или можно выбросить» призван ликвидировать мусор на входе, чтобы не тратить на него время. К нему стоит относиться максимально внимательно. Часто лучше вовсе не тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.

Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма — «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из трех пунктов:

1. В первом излагается, что произошло.

2. Во втором — сотрудник описывает, что по его мнению следует сделать.

3. В третьем — руководитель ставит визу или отвергает документ.

Если к вам приходит такой документ, то нет необходимости вникать в ситуацию и тратить время на ее анализ. Описание ситуации и предлагаемое решение уже готовы. Вам нужно утвердить его либо вернуть на доработку. Это не снимает с руководителя ответственности за происходящее, но повышает самостоятельность и сообразительность сотрудников.

Задание 2. Распечатайте алгоритм, откройте список задач, которые вы записали ранее и проработайте каждую. Будьте скрупулезны и настойчивы, повторяйте вопросы вслух. Это скучно, выглядит странно и утомляет, но это необходимо. Без этого пользоваться GTD невозможно.

Часто бывает, что пришедшие данные не требуют действия, но нужны на будущее. Вопрос: «связанно ли с этим какое-либо действие?» позволяет их выявить.

Точка «Нет» первого ветвления, возможно, вызовет вопросы у тех, кому знакома технология Аллена. Его термин «система хранения» подразумевает хорошо и сложно организованный архив электронной и бумажной документации. Множество папок, определенные правила вложенности и т. д. К счастью, сейчас бумажными документами редко пользуются (по крайней мере, в таких объемах, как раньше). Так же, к счастью, в современные операционные системы встроен хороший поиск.

Это позволяет отказаться от:

• архивов с макулатурой7 и

• электронных архивов со сложной структурой и многими уровнями вложенности.

Большинству достаточно иметь простой электронный архив, который хранится в одной материнской папке. В ней можно сделать подпапки, если очень хочется. Например, по проектам или другим признакам, но нужно ограничиться одним уровнем вложенности. То есть, в материнской папке «Архив» могут быть подпапки «Проект 1» и «Проект 2», но уже к ним делать подпапки не рекомендуется.

Эта система работает, когда соблюдается одно правило: файлы должны называться подробно. Если вы привыкли именовать их «Отчет» или, что еще хуже (но, к сожалению, не редко встречается) — «1.doc» — так не пойдет. Для корректного поиска нужны пространные названия. Например, «Отчет по продажам стекловолокна за 1 квартал 2012 года».

Такие документы искать просто — достаточно вбить в поисковую строку ключевое слово, и система выдаст все документы с этим словом в названии. Это гораздо быстрее, чем блуждать по древу каталогов. И тем актуальнее, чем старше компьютер. Ведь чем дольше на нем работают, тем сильнее разрастается структура папок и через пару месяцев трудно вспомнить, куда вы сохранили файл.

Дополнительным препятствием в этом случае служит разный принцип хранения данных в компьютере и мозге. Папки (или категории) позволяют сохранить файл только в какой-то одной из них. Если файл сохранен в папке «Елки», его уже не может быть в папке «Палки» и любой другой. В памяти, напротив, объекты снабжаются множеством меток (тегов8), по каждому из которых их можно найти. Например, ручка на вашем столе имеет метки «серебристая», «пишет синим», «перьевая», «подарок», «parker» и т.д.9 Скорее всего, вы уже поняли, что вообще все характеристики, по которым можно определить предмет, являются метками (без них предмет не распознается).

Когда папок становится много, появляются папки-дубликаты. Просто потому, что забылось, что папка под эти задачи уже есть. Или вы ее просто не нашли. Это еще больше все усложняет. Мало кто способен, используя папки, создать упорядоченную и органичную структуру, в которой легко ориентироваться. Тем более, если их много.

С появлением хорошего встроенного поиска в операционных системах10 все стало намного проще. С ним больше не нужно искать файл «руками», достаточно указать ключевое слово и система выдаст список файлов с таким словом в названии или теле (если файл текстовый или, если это файл задачи).

Наверное, всем хочется, чтобы нужные файлы, а в идеале, и весь архив, были под рукой в любой момент. Эти документы можно хранить на флешке, которую следует постоянно носить с собой, и раз в неделю делать резервные копии. А можно использовать облачные сервисы хранения файлов, у которых есть следующие преимущества:

• информация автоматически синхронизируется между нужными компьютерами, не нужно носить флешку и бояться ее потерять,

• на случай, если погибнет или будет украден компьютер, файлы сохранятся на сервере

• из любого места с интернетом можно получить доступ к архиву.

Есть у сервисов этого типа и свои недостатки:

• для комфортного использования требуется хороший интернет-канал (хотя сейчас он есть практически везде)

• безопасность данных под вопросом (хотя, если кто-то всерьез ими заинтересуется, он достанет искомое в любом случае)

• в бесплатной версии доступен небольшой объем свободного места (хотя платная версия -вполне доступна).

На сегодняшний день, наиболее популярные сервисы хранения данных в облаке это Dropbox и Sugar Sync. Особняком стоит Evernote. О нем позже.

В процессе анализа мы отдали себе отчет в том, что именно к нам пришло, определили, что это нельзя выбросить и выяснили, что с этим будет связано действие. Чтобы быть эффективным, первым делом нужно прояснить — «какое?».

Часто ответом на вопрос «Связано ли с этим какое-либо действие?», бывает «Связано, и не одно!». На этапе прояснения нужно обдумать их, определить приоритетность и выкристаллизовать четкую, конкретную, понятную и простую формулировку действия из того, что в целом пришло в голову.

Следующий шаг — определить, можно ли сделать то, что мы прояснили, прямо сейчас?

Важность этого шага сложно переоценить. Массу дел можно сделать, не откладывая. Этот принцип сам по себе способен сделать большинство людей гораздо более эффективными ее. Наверное, все авралы в мире происходят потому, что кто-то откладывает все на потом.

Лучший способ обойтись без гор накопившейся работы — делать то, что можно, прямо сейчас.

К сожалению, эта черта не свойственна человеку. Сложно переключиться из состояния покоя к работе. Именно поэтому в алгоритме этот вопрос специально формализован. Когда вы пользуетесь алгоритмом, действительно прорабатывая все вопросы, то побеждаете природные механизмы энергосбережения на благо собственной результативности.

Не относитесь к алгоритму поверхностно. Будьте с ним предельно формальны.

Для знакомых с GTD стоит пояснить, почему я отказался от формулировки Аллена «Можно ли это сделать в течение 2-х минут?».

Наша работа разная. Специфика разная. Характеры разные. Условия тоже разные. Для кого-то прямо сейчас можно сделать то, что не потребует больше минуты, кому-то будет мало пяти. Будет лучше, если каждый сам определит, сколько времени прямо сейчас он готов уделить задаче.

Задание 3