Не всегда понятно, как контролировать поручения или поступать с тем, что от нас не зависит. Например, что занести в таск-менеджер, если мы чего-то ждем. В ряде источников рекомендуют «Список ожидания», в котором лежат задачи «Получить ответ от Андрея» но это — плохое решение.

Я категорически против «Списка ожидания» так как мы перестаем быть причиной и становимся ожидающей стороной. Ждем, ждем, а кто-то все не пишет и не делает того, что должен. Удобно, не спорю. Но где эффективность?

Когда отдаются поручения или высказываются просьбы, единственно правильным ходом будет поставить задачу в «Scheduled» или «Waiting», с напоминанием на дату исполнения (лучше чуть раньше), чтобы проконтролировать ее выполнение. Подчиненные проклянут тот день, когда вы начнете так делать.

Потому что каждый раз, в назначенное время им придется предоставить обещанное или «напоминалка» сильно испортит чье-то настроение. Пара случаев и персонал будет отчитываться в исполнении (или неисполнении) сам, как часы.

Отправили Марине письмо с поручением, которое должно быть выполнено завтра в 15–00 и поставили себе задачу на завтра на 14–00 «Марине — позвонить, спросить заказан ли номер для партнеров?».

Это не значит, что каждый раз теперь вы будете спрашивать своих людей за каждый чих. Это значит, что они скоро привыкнут к тому, что вы никогда и ничего не забываете и будут сами отчитываться пораньше, чтобы не терпеть вашего звонка с вопросом «ну что?».

Лучше идти, чем бежать; лучше сидеть, чем идти; лучше лежать, чем сидеть; и лучше спать, чем просто лежать.

Пожалуйста, когда речь идет об общении, поступайте наоборот. Лучше позвонить, чем написать и лучше спросить лично, чем позвонить. Хотя бы потому, что письмо требует больше времени, чем звонок. Не говоря уже о том, что по телефону можно сто раз все уточнить, переспросить, обсудить еще пару мыслей, о которых вы не собирались писать.

Преимущество живого разговора том, что вербально передается только 20 % информации, а невербально — остальные 80 %. В личном общении вы за меньший срок и наиболее доходчиво сможете донести или воспринять смысл.

Это не отменяет правил письменной коммуникации. Обсудив поручение устно, вы можете (и должны) кратко продублировать его письменно.

Задание 6. Соберите бумажные документы, которые нельзя выбросить, в лотке для бумаг. Проанализируйте каждый. Выявите действия, выполните то, что можно сделать не сходя с места и сделайте это, остальное занесите в списки дел. Рассортируйте документы любым удобным образом. Просмотрите списки дел и удалите неактуальные действия.

Венец и вершина системы. Инструмент, способный полностью изменить вашу жизнь.

GTD можно использовать двумя способами — как помощника и как локомотив. В первом случае он прибавляет производительности, помогает не утонуть в море информации. Во втором — снабжает вас лестницей в небо.

Как материя делится на молекулы, атомы и элементарные частицы, так и вся жизнь, по сути, — последовательность элементарных действий, продуцированных случайностью и намерениями. Ретроспективно большие задачи предстают последовательностью шагов, по которым просто нужно было пройти, и которую формируют обзоры и планирование.

Обзор задач неотрывно связан с планированием, потому что это две стороны одной медали. Дэвид Аллен рекомендует проводить обзоры постоянно, раз в неделю, месяц, квартал, полугодие и год — каждый раз обдумывая цель все большего масштаба.

Я рекомендую делать еще и ежедневный обзор задач перед и после работы. Во-первых, это поднимает продуктивность дня, ведь утро над задачами настраивает14 на рабочий лад. Во-вторых, это хороший способ оперативного планирования. Обстоятельства могут меняться настолько стремительно, что запланированное вчера наутро уже не актуально.

Еженедельный, ежемесячный и т.д. обзоры призваны показать, как идут дела по отношению к соответствующего уровня целям. Во время них вы сверяетесь с тем, что хотели получить, что получили на самом деле и что, исходя из этого, планируете.

Как и все в GTD, это просто. Требуется 15–20 минут каждый день, час — раз в неделю и дополнительный час раз в месяц. Все, что нужно — открыть список задач на день (если это ежедневный обзор) или по проекту и свериться с идеальной картиной, которую вы себе нарисовали.

Идеальная картина — камертон, по которому нужно сверить то, как сейчас обстоят дела и то, как они должны быть. Вы можете ее отобразить в виде интеллект-карты или любым другим информативным способом.

План, в данном контексте, — это последовательность шагов по достижению этапов идеальной картины. Гибкая, постоянно пересматриваемая структура, которая зависит от того, как меняются обстоятельства, намерения и сама идеальная картина.

Не стоит думать, что единожды сформулированная цель и созданная по ней идеальная картина не подлежит пересмотру. Наоборот, как и планы, это — живая структура, растущая и изменяющаяся вместе с создателем.

Составляя планы, избегайте косности и закостелености. Работа будет тем лучше и эффективнее, чем актуальнее списки дел по проекту. Это не проект-менеджмент. Когда речь идет о проект-менеджменте, то в пользу максимальной детализации и жесткой привязки ко срокам говорят два довода:

1. Планирует коллективный разум, у которого есть соответствующий опыт. Соответственно, есть альтернативные программы действий, которые так же закладываются в план, если в основном что-то пойдет не так.

2. Имея гораздо больше ресурсов (одна голова хорошо, а две лучше), рабочая группа в состоянии взять под контроль значительно больше деталей, которые могут оказать влияние на ход работ, чем один человек.

Когда речь идет о планировании для себя, высокую детализацию действий можно соблюдать в одном случае — когда планируем то, в отношении чего есть обширные знания и опыт (тогда вместо плана будет инструкция и собственно необходимость плана становится под вопрос).

Во всех остальных случаях, мы не можем знать, как пойдут дела по каждой задаче, тем более не сможем предугадать сможет ли проект двигаться как задумано по заранее намеченному плану.

Доказан вред, который приносят жесткие планы. Если вы собрались ровно через Х лет построить «под ключ» мировую корпорацию и прописали все шаги с привязкой вплоть до месяца, следите за своим здоровьем. Стресс будет непрерывный и нарастающий15.

Гораздо эффективнее и полезнее планировать гибко. Еженедельно и ежемесячно сверяя состояние дел с целью, можно быстро вносить изменения, не тратя силы на упрямое продавливание неразумных программ.

Подробные планы, которые составили заранее, вредны еще и потому, что от них сложно отказаться. Люди склонны преувеличивать значимость собственных усилий и всячески защищать их плоды, вне зависимости от того, актуальны они или нет.

Большой подробный план сам по себе будет преградой к достижению цели, потому что силы, вложенные в него, будут мешать без колебаний избавляться от неэффективных частей. Гибкие программы действий менее зависимы от этого.

В нашем случае главный критерий эффективности плана — постоянное продвижение к цели. Ключевое слово — постоянное. Ежедневное, пусть небольшое, но продвижение сделает свое дело и приведет к успеху.

Во время обзора вы ориентируетесь на идеальную картину и сверяете с ней текущий момент. Все, что требуется — свести список дел по проекту к максимально исполнимому состоянию. Такому, чтобы по нему можно было действовать без остановок и чтобы эти действия приближали к цели.

Нам не требуется соблюдать последовательность шагов, если то, что планировалось сделать в самом конце, можно сделать сейчас, а то, с чего собирались начать, сделать нельзя. Главное — делать.