Некоторые реквизиты не поддаются непосредственному редактированию (например, дата, значение поля и др.), иногда сами записи оказываются лишними (как наши копии операций по учету уставного капитала). В этом случае удаляются не реквизиты, а весь документ.

Если документ проведен с неправильной (чаще всего с текущей) датой, то для исправления даты надо открыть документ двойным щелчком мыши, исправить дату документа и провести документ с новой датой щелчком по кнопке ОК.

Аналогичным образом изменяется дата операции, введенной вручную, достаточно открыть форму документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» и исправить дату.

Иногда при записи операции появляется необходимость прервать операцию (допущена ошибка, недостает данных и т. п.). Для этого достаточно щелкнуть мышкой по кнопке Закрыть в верхнем правом углу формы и на вопрос «Данные были изменены. Сохранить изменения?» ответить Нет.

Если появилась необходимость в удалении записанной (или записываемой) проводки, то вначале необходимо закончить ввод всех реквизитов проводки (можно многократным нажатием на клавишу Enter), а затем нажать на клавишу Delete. Проводки удаляются в один этап, без использования пометки на удаление. Если проводка не записана, то достаточно нажать клавишу Esc.

Первое желание, которое возникает у бухгалтера после того, как он обнаруживает «лишний» или «неправильный» документ – это желание удалить его, чтобы, как говорят, «глаза не мозолил». А тот факт, что этот документ может быть связан с другими документами, не всегда очевиден.

Чтобы уберечь бухгалтера от поспешных действий, в программе предусмотрен режим двухступенчатого удаления введенных данных.

В этом режиме удаление записей, ошибочно внесенных в документ, журнал или справочник, производится в два этапа: на первом этапе ставится только пометка на удаление, на втором этапе производится автоматическая проверка на отсутствие ссылок и, если ссылок нет, осуществляется физическое удаление записи. После первого этапа запись можно восстановить, после второго уже нельзя.

Пометку на удаление можно поставить на любой объект, а удалить можно только те объекты, на которые отсутствуют ссылки. Проверить наличие ссылки на удаляемый объект можно предварительно, если воспользоваться командой Операции → Поиск ссылок на объекты.

Объекты, помеченные на удаление, но не удаленные, могут быть восстановлены. Для этого достаточно их «еще раз удалить» и на вопрос «Снять с объекта пометку на удаление?» ответить Да.

Программа «1С:Бухгалтерия 8.0» содержит большое количество разнообразных отчетов, которые позволяют получить всю необходимую информацию в различных разрезах. В «1С:Бухгалтерии 8.0» используются отчеты четырех типов: стандартные, регламентированные, специализированные и дополнительные.

Стандартные отчеты созданы таким образом, что могут использоваться практически в любых организациях и для любых разделов учета. Отчеты формируются за любой период деятельности организации и позволяют выявлять ошибки учета и детально анализировать работу организации.

Полный список отчетов, предусмотренных конфигурацией, можно вывести на экран командой меню Операции → Отчеты.

Теоретическая справка:

Одним из способов обобщения данных текущего бухгалтерского учета являются оборотные ведомости.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой сводку оборотов и остатков по счетам за учетный период времени. Она является одним из важнейших средств проверки и контроля полноты и правильности записей по счетам. Контроль осуществляется на основе наличия в данном регистре трех пар равных итогов:

Первая пара равных итогов – общий итог начальных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу начальных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство вытекает из положения, что количество активов организации не может быть больше или меньше общего количества источников их образования (т.е. равенство итогов актива и пассива баланса);

Вторая пара равных итогов – общий итог оборотов всех счетов по дебету равен общему итогу оборотов всех счетов по кредиту. Это равенство обеспечивается двойной записью. Оно также должно соответствовать обороту в регистре хронологического учета (регистрационному журналу), что свидетельствует о полноте и правильности отражения хозяйственных операций в системе счетов способом двойной записи;

Третья пара итогов – общий итог конечных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу конечных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство обеспечивается равенством первых двух пар итогов. С целью контроля за полнотой отражения хозяйственных операций в системе счетов итоговые данные оборотной ведомости (оборотного баланса) должны сверяться с оборотами Главной книги. Данные о конечных остатках в оборотной ведомости должны соответствовать данным об остатках в Главной книге.

Оборотную ведомость по синтетическим счетам на практике называют оборотным балансом, так как она содержит почти все его показатели. В этом смысле оборотная ведомость приобретает новое качество. Фиксируя остатки и обороты по счетам, она выступает способом обобщенного отражения не только состояния, но и изменений в составе и величине активов и источников их образования. Возможности использования оборотных ведомостей по синтетическим счетам ограничены. По данным ведомостей нельзя определить взаимную связь между счетами, установить содержание увеличения и уменьшения активов и источников их образования, необходимых для руководства хозяйственной деятельностью организации. Их получают из шахматной оборотной ведомости. Записи в шахматную ведомость производятся так, чтобы была видна корреспонденция счетов.

С подведением в ведомости итогов по дебету всех синтетических счетов, заканчивается ее составление. Обороты по кредиту счетов оказываются автоматически внесенными в ведомость.

Шахматные ведомости – это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов.

В дополнение к оборотным ведомостям по счетам синтетического учета составляются оборотные ведомости по счетам аналитического учета. Они ведутся отдельно для каждой группы аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом.

В зависимости от применяемых в аналитическом учете измерителей, различают две формы оборотных ведомостей по аналитическим счетам: количественно-суммовую (товарно-материальную), контокорректную (суммовую).

Количественно-суммовая ведомость предназначена для тех аналитических счетов, записи на которых ведутся одновременно в денежном и количественном выражении (для учета основных средств, материалов, топлива). В таких ведомостях имеются колонки для количества и суммы.

Суммовые оборотные ведомости составляются по счетам, хозяйственные операции на которых отражаются только в денежном выражении (счета расчетов, счета источников хозяйственных средств).

Основная особенность оборотной ведомости по аналитическим счетам состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам равны оборотам и остаткам объединяющего их синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Оборотные ведомости по аналитическим счетам имеют большое информационное и контрольное значение:

– позволяют наблюдать за наличием и движением конкретных видов хозяйственных средств и источников их образования;

– способствуют сохранности имущества;

– служат основой для проверки правильности записей по синтетическим счетам.

На практике получили широкое распространение сальдовые ведомости. Они содержат только остатки по счетам на 1-е число каждого месяца и ведутся в течение года.