Документ «Реализация (розница)» служит в системе для оформления процесса отгрузки ТМЦ в розничной торговле. Данный документ удобно применять в том случае, если при продаже ТМЦ в розничной торговле, факт оплаты и отгрузки ТМЦ разнесены во времени (поступление денег фиксируется документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Розничная выручка» или «Розничная выручка (ЕНВД)». В качестве примера можно привести регистрацию розничной продажи в магазинах, не ведущих компьютерный учет. Документ может быть оформлен с оптового и розничного склада. В том случае, если документ оформляется с розничного склада, то продажа осуществляется по фиксированным ценам. Цены фиксируются в момент поступления ТМЦ на розничный склад – в документе «Поступление в розницу» или «Перемещение ТМЦ (в розницу)». При продаже услуг в розницу используется тип цен, заданный в настройках параметров учета на закладке «Режимы». Документ «Реализация (розница)» может быть введен на основании документа «Инвентаризация (розница)». Такой способ заполнения удобен в том случае, если продажи ТМЦ фиксируются в розничной торговле по результатам проведенной в торговом зале (на розничном складе) инвентаризации.

Документы «Отчет ККМ» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Покупатели». Новый документ вызывается также из подпункта «Отчет ККМ» пункта «Покупатели» главного меню программы «Документы». Документы фиксируют сразу и факт отгрузки, и факт оплаты товара при продаже в розничной торговле. Документ «Отчет ККМ» может формироваться автоматически с помощью обработки «Закрытие кассовых смен». Документ «Отчет ККМ» может быть также сформирован на основании документа «Инвентаризация (розница)». В этом случае спецификация документа автоматически заполняется по результатам инвентаризации, фактически количеством проданных товаров, выявленных в результате проведения инвентаризации на розничном складе. Документ может быть оформлен без указания конкретного покупателя (при массовой розничной торговле). В этом случае при проведении документа в поля «Контрагент» и «Договор» автоматически добавляется название контрагента и договора «Розничная продажа». Важно отметить, что оформление продажи с помощью данного документа может производиться как с розничного, так и с оптового склада. Учет ТМЦ на розничном складе ведется в отпускных ценах. Цены на ТМЦ устанавливаются в соответствии с теми ценами, по которым производилась передача ТМЦ в розницу с оптового склада. Эти цены устанавливаются в документе «Перемещение ТМЦ (розница)». В том случае, если поступление оформляется непосредственно на розничный склад с помощью документа «Поступление в розницу», то отпускные цены назначаются в документе и могут быть рассчитаны на основании цен поступления и торговой наценки. В том случае, если документ «Отчет ККМ» оформляется с оптового склада, то в качестве отпускных цен по умолчанию назначаются цены, тип цен которых указан в настройках параметров учета на закладке «Режимы». Этот же тип цен используется при продаже в розницу услуг. Переоценка остатков ТМЦ на розничном складе осуществляется с помощью документа «Переоценка (розница)».

По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму данного документа, при этом пользователю системой предлагается несколько вариантов печатных форм (по кнопке стрелка вниз, расположенной слева от кнопки <Печать>):

– «Печатная форма справки отчета кассира-операциониста КМ-6» – формируется справка отчет кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132;

– «Печатная форма ПКО» – формируется приходный кассовый ордер на сумму выручки по документу «Отчет ККМ»;

– «Печатная форма» – формируется отчет кассовой смены.

Документы «Счет-фактура выданный» хранятся в специальном журнале «Журнал выданных счетов-фактур». Новый документ может быть введен на основании соответствующего документа отгрузки (или оплаты в случае оформления авансового платежа), а также без указания документа-основания для оформления выданных счетов-фактур по неторговым операциям. Для ввода на основании в документе отгрузки (оплаты) предусмотрена специальная кнопка <Счет-фактура>. Счет-фактура всегда оформляется и печатается в той валюте, в которой был выписан документ-основание. Если в документе установлен флаг «Автоматически включать в книгу продаж», то записи книги продаж будут сформированы автоматически после проведения регламентного документа «Формирование книги продаж». Если этот флаг не установлен, то для того, чтобы сформировались записи книги продаж, необходимо на основании счета-фактуры ввести документ «Запись книги продаж». Учет ТМЦ в разрезе номеров ГТД и стран происхождения в конфигурации ведется в рамках партионного учета. В зависимости от выбранной партии в документе отгрузки, на основании которого сформирован счет-фактура, будут заполнены реквизиты в печатной форме счета-фактуры и в записях книги продаж. Изменение этих реквизитов производится в документе отгрузки путем выбора новой партии. Документ «Счет-фактура выданный» может быть введен и без документа основания для формирования проводок и записей книги продаж по неторговым операциям. Ввод такого документа производится из журнала документов «Счета-фактуры выданные» или из общего журнала. В этом случае в документе появляется дополнительная закладка «Суммы», на которой заполняется спецификация документа.

Документ «Формирование книги продаж» служит в программе для автоматического формирования записей книги продаж за определенный период. В документе задается дата окончания периода формирования (по какое число необходимо автоматически формировать записи книги продаж), дата начала автоматически устанавливается равной дате начала того месяца, за который необходимо сформировать записи книги продаж (дата начала месяца, в который попала дата окончания периода формирования, установленная пользователем). При формировании данного документа учитываются только те счета фактуры, в которых установлен флаг в поле «Автоматически включать в книгу продаж». Реестр непогашенных счетов фактур, то есть тех счетов-фактур, по которым по каким либо причинам, не были сформированы записи в книге продаж, можно просмотреть в отчете «Книга продаж». Для этого в настройках отчета необходимо выбрать вид отчета – «Реестр непогашенных счетов-фактур». При записи документа автоматически выводится список документов, по которым не сформированы счета-фактуры на аванс. В этом перечне пользователь может выбрать нужный документ и сформировать по нему вручную счет-фактуру на аванс. Если установить флаг «При формировании выписывать счета-фактуры на аванс», то счета-фактуры на аванс будут сформированы автоматически. В зависимости от положения переключателя, счета-фактуры на аванс будут выписаны на дату поступления аванса или на конец месяца, в котором поступил аванс.

Документ «Запись книги продаж» предназначен для ручного формирования записей в книге продаж. Этот документ вводится только на основании документов «Счет-фактура выданный». Документы вводятся на основании только тех счетов-фактур, для которых не установлен флаг «Автоматически включать в книгу продаж». Данный документ позволяет корректировать сумму записи в книге продаж. При выборе документа-основания конфигурация запрашивает сумму записи, которую необходимо внести в книгу продаж. По умолчанию сумма записи заполняется значением той суммы, которая введена в счете-фактуре, выбранном в качестве документа-основания. Пользователь может вручную откорректировать эту сумму. Введенная сумма будет распределена пропорционально по зафиксированным в документе ставкам НДС. В поле «Доп. информация» вводится любая произвольная текстовая информация, которая, по мнению пользователя, должна быть отражена в книге продаж. Для удобства заполнения существует возможность выбора из стандартных надписей: «частичная оплата», «авансовый платеж» и т. д.