Затем руководитель стенда разъясняет план и порядок работы каждого сотрудника в первый день – день открытия выставки. В плане должно быть четко распределено, кто именно отвечает за выполнение отдельных работ, заданий и поручений.

Кроме того, каждый выставочный день должен начинаться с небольших собраний, летучек, на которых рассматривается детальное расписание на день. В этом расписании определяются начало и конец рабочего дня и устанавливается время перерывов.

Отечественный и зарубежный опыт многих фирм подтверждает эффективность ежедневных летучек. Они обычно проводятся два раза в день: утром и вечером. На них сотрудники получают информацию о достигнутых успехах в ходе работы на выставке и замеченных недостатках, которые сразу же обсуждаются и ищутся способы их устранения. На совещаниях, естественно, формулируются цели и задачи на следующий день, уточняются или назначаются ответственные исполнители, в частности по устранению недостатков.

Такое же обсуждение планируется и на последний день – день окончания выставки, где подводятся обобщенные итоги работы на выставке.

Важнейшей задачей сотрудников, работающих как на стенде, так и на территории всей выставки, является обеспечение эффективного привлечения на стенд посетителей. Эта задача, как вы уже знаете, возложена на первый и нулевой эшелоны.

Следует отметить, что, как правило, по результатам первого дня или даже нескольких часов возможна корректировка первоначального сценария работы первого эшелона, поэтому при планировании работ и, конечно, во время работы этому направлению уделяется особое внимание. Иногда во время проведения выставки или даже после первого дня приходится радикально изменять сценарий работы всех эшелонов из-за изменения внешних условий и внутренних обстоятельств.

Опыт проведения большого числа выставок показал, что фирме целесообразно иметь определенную стратегию и набор тактических приемов во время работы выставки.

На первом этапе вы выбрали оптимальный состав персонала по количеству и с учетом квалификации каждого сотрудника, распределили сотрудников по эшелонам и перед каждым уточнили цели и задачи.

В предыдущей главе для эффективной работы на выставке мы рекомендовали три эшелона: нулевой эшелон (информаторы), первый эшелон (зазывалы), второй эшелон (технари, спецы) и третий эшелон (руководители).

Если у вас по каким-то причинам отсутствуют нулевой и первый эшелоны, то необходимо предусмотреть увеличение затрат на рекламу, чтобы посетители тем не менее нашли вас на выставке.

Основная задача первого эшелона – с одной стороны, привлечение максимального количества посетителей на стенд, а с другой – оптимизация усилий только для определенного контингента. Если удастся привлечь нужных специалистов (покупателей, потребителей, посредников, инвесторов и т. п.), то значительно будет упрощена и облегчена работа второго и третьего эшелонов.

Как правило, первый эшелон работает на территории выставки за пределами стенда, павильона или даже территории выставки. Количество сотрудников фирмы, сложность и объем работ каждого сотрудника первого эшелона могут изменяться в зависимости от того, насколько оптимально расположен ваш стенд на выставке и какие приемы привлечения используют ваши соседи справа, слева и по диагонали.

Для определения оптимального размещения персонала первого эшелона и его перемещения изучите направления движения посетителей по всей выставке. Затем уточните оптимальное количество персонала первого эшелона, определите зоны обслуживания, места размещения сотрудников и маршруты движения персонала первого эшелона. Возможно, вам придется скорректировать свои действия из-за изменений, происходящих в павильоне и на выставке.

Одной из задач первого эшелона является сбор информации о выставке и ее участниках для изучения специалистами отдела маркетинга.

Информация о фирмах, товарах, оформлении стендов, конкретных действиях конкурентов на выставке может позволить вам уточнить или даже изменить маркетинговую стратегию компании. Обход выставки, ознакомление со стендами, переговоры с экспонентами помогают мотивации и повышению квалификации ваших сотрудников.

Особое внимание надо уделить печатной продукции устроителей выставки и конкурирующих фирм, которую всегда можно получить на соответствующих стендах. На стендах устроителей обычно имеются:

– каталог выставки;

– данные о предыдущих выставках;

– результаты исследований, проведенных организаторами выставки;

– специализированные выпуски;

– специальные журналы;

– тезисы и рукописи докладов;

– проспекты и рекламные материалы конкурентов;

– брошюры, посвященные особым мероприятиям;

– информация о предстоящих выставках.

На стендах конкурентов:

– рекламные проспекты и буклеты о фирме;

– рекламные материалы о товарах и услугах;

– результаты исследований, проведенных фирмой или сторонними организациями;

– специализированные выпуски;

– специальные журналы;

– тезисы и рукописи докладов;

– брошюры, посвященные особым мероприятиям;

– информация о клиентах фирмы;

– отзывы потребителей продукции.

Совершенно очевидно, что главенствующая роль принадлежит второму эшелону. Первый и третий эшелоны у некоторых фирм могут отсутствовать, но второй присутствует на выставках всегда. Однако если работают все три эшелона, то это не умаляет достоинств и значимости каждого из них.

Основной задачей второго эшелона, как отмечалось в предыдущей главе, является работа с посетителями непосредственно на стенде.

Главная задача руководителя стенда – постоянно дирижировать работой персонала на стенде.

Одна из основных задач руководителя – оперативное управление различными видами ресурсов. Например, он должен всегда иметь на стенде количество сотрудников, достаточное для того, чтобы уделить внимание всем посетителям без существенной временной задержки. Желательно, чтобы в определенном конечном интервале времени имелся хотя бы один свободный сотрудник. Рассчитать точное количество сотрудников, которые бы обеспечивали такое соотношение, нереально – хотя бы потому, что процесс прихода и пребывания отдельного посетителя на стенде является случайным.

В какие-то моменты времени поток посетителей возрастает, а затем спадает. Иногда количество клиентов, приходящих на стенд, резко увеличивается и сохраняется довольно долго, поэтому перед руководителем встает задача управления количеством сотрудников на стенде и перераспределения персонала между эшелонами при значительных изменениях числа посетителей.