КОД имеет место в случаях, когда с помощью компьютерной техники осуществляется обработка значительных объемов учетной информации независимо от следующих факторов:

– компьютер используется самостоятельно или по договору с третьей стороной;

– компьютер используется для обработки экономической информации во всех аспектах хозяйственной деятельности и ее учета или только для автоматизации обработки информации по отдельным фактам хозяйственной жизни или разделам учета. При проведении аудита в системе КОД сохраняются цель аудита и основные элементы его методологии. Наличие среды КОД существенно влияет на процесс изучения системы учета средств внутреннего контроля.

Использование технических средств приводит к изменению отдельных элементов организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля:

– для проверки хозяйственных операций наряду с традиционными первичными учетными документами используются и учетные документы на машиночитаемом носителе;

– постоянные нормативно-справочные показатели могут быть проверены по данным, хранящимся в памяти компьютера или на машиночитаемых носителях информации;

– вместо традиционных ручных форм счетоводства может применяться форма учета, ориентированная на прогрессивные методы формирования выходной информации и обеспечения ее достоверности, совмещение синтетического учета с аналитическим и систематическим и систематического с хронологическим, а также повышение оперативности и удобства использования учетной и отчетной информации.

Рекомендация аудитора в части использования той или иной системы КОД возможна только в случае, когда аудитор оказывает экономическому субъекту сопутствующую аудиту услугу.

Экономический субъект обязан предоставить аудиторской организации необходимый доступ к системе КОД. Невыполнение этого условия является ограничением объема аудита в системе КОД, вследствие чего аудиторская организация может потребовать предоставления необходимых ей документов на бумажных носителях информации.

Работа в среде КОД экономических субъектов требует от аудиторов дополнительных знаний и навыков. Аудитор должен иметь представление о техническом, программном, математическом и других видах обеспечения компьютерной техники, а также о системах обработки экономической информации. Очевидно, что на практике аудитору придется столкнуться с достаточно широким спектром программных продуктов. Прочем даже при многолетнем сотрудничестве с одними и теми же клиентами аудитор не сможет ограничить круг используемых ими программ. Правило (стандарт) запрещает аудиторам прямо или косвенно принуждать клиента к применению известной аудитору системы КОД. Рекомендации относительно системы КОД аудитор может давать только по просьбе клиента (сопутствующая аудиту услуга). Имеется в виду, что аудитор может помочь клиенту компьютеризовать бухгалтерский учет, подсказать ему подходящую компьютерную фирму и пакет бухгалтерских программ, но должен делать это, если имеет соответствующий договор с клиентом, предусматривающий именно такие консультации.

Аудитор должен изучить и оформить в виде рабочего документа все существенные вопросы организации обработки учетных данных в системе КОД экономического субъекта, отразив в нем следующие положения: 1)организационная форма обработки данных, например: осуществляет ли обработку специальное подразделение (вычислительный центр, информационно-вычислительный центр) или компьютеры установлены на рабочих местах бухгалтерского персонала и обработка данных осуществляется непосредственно бухгалтерами; ведется ли обработка данных непосредственно бухгалтерами; ведется ли обработка данных экономическим субъектом самостоятельно или по договору с третьей стороной;

2) форма бухгалтерского учета;

3) разделы и участки учета, функционирующие в среде КОД;

4) система КОД размещена на одном или на нескольких компьютерах;

5) обработка учетных данных ведется локально на каждом компьютере или применяется сетевой вариант;

6) обеспечение архивирования и хранения данных;

7) передача данных производится с использованием каналов связи, через внешние носители (например, дискеты) или происходит ввод данных с клавиатуры. Аудитор должен изучить и оформить рабочим документом используемое проверяемым экономическим субъектом:

1) обеспечение КОД техническими средствами;

2) программное обеспечение КОД (составляется краткая характеристика, в частности кем разработано, когда внедрено программное обеспечение КОД, частота и метод его обновления, частота и метод его обновления в соответствии с изменениями действующего законодательства;

3) технологическое обеспечение (рекомендуется оформлять в виде схемы, состоящей из отдельных блоков технологического процесса обработки данных (ввод данных, их верификация и т. д.));

4) другие виды обеспечения КОД (следует дать краткое описание иных видов обеспечения). Аудитор должен оценить и оформить рабочим документом возможности компьютерной системы в части:

1) гибкого реагирования на изменения хозяйственного, налогового или иного законодательства с точки зрения настройки программного обеспечения;

2) формирования бухгалтерской и внутренней управленческой отчетности;

3) осуществления аналитических процедур;

4) расширения функций компьютерной системы.

Аудитор должен оценить квалификацию бухгалтерского персонала в области КОД, в частности имеют ли специалисты соответствующее образование или прошли курс обучения в области информационных технологий или изучение системы КОД происходило самостоятельно.

При составлении общего плана аудиторской проверки в соответствии с Правилом «Планирование аудита» каждый этап планирования должен быть уточнен с учетом влияния на процесс аудита применяемых информационных технологий и системы КОД. Уровень автоматизации обработки учетной информации должен быть учтен при определении объема и характера аудиторских процедур.

Аудитору необходимо убедиться в том, что информационная база внутри компьютера обеспечивает сохранность информации, ее архивирование, простоту доступа, кодирование и декодирование информации, ограничение несанкционированного доступа к ней. Актуальность данных обеспечивается регламентированием источников и потребителей информации, периодичностью и условиями ее обновления.

Собирая доказательства об организации обработки учетных данных в среде КОД, аудиторские организации обязаны следовать требованиям, установленным Правилом «Аудиторские доказательства».

Источниками получения аудиторских доказательств при проведении аудиторских процедур являются данные, подготовленные в системе КоД экономического субъекта в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета экономического субъекта, аудитор имеет возможность применять их, их копии, в том числе фотокопии, в качестве рабочей документации аудита, сопровождая обработку этих документов ссылками, пометками, специальными символами.

В случае работы аудитора непосредственно в системе КОД экономического субъекта (без вывода данных на печать) рабочие документы, подтверждающие факт сбора аудиторских доказательств, составляются аудитором самостоятельно.

Рабочие документы, формирующиеся в процессе аудита в условиях КОД и существенно отличающиеся от обычных рабочих документов (например, документы, подготовленные на машинных носителях), могут храниться в аудиторской организации обособленно в архиве аудиторских файлов на машинных носителях.

Аудиторская организация в соответствии с Правилом «Документирование аудита» должна обеспечить сохранность аудиторских файлов на машинных носителях, их оформление и сдачу в архив. Система идентификации рабочих документов в файле на машинном носителе устанавливается аудиторской организацией. Целесообразно хранить файлы по каждому экономическому субъекту на отдельном машинном носителе.