Текст документа . Текстовая часть документа печатается ниже реквизита «заголовок к тексту» через 3 – 4 межстрочных интервала. Для многостраничных документов на второй и последующих страницах текст печатается ниже указателя страниц на 2 интервала. Если срок хранения документов установлен до 3 лет, текст допускается печатать на обеих сторонах листа.

Текст является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста характеризует уровень культуры составителя и управления в организации в целом.

Этот реквизит строится, как правило, из двух частей – из основания для подготовки данного документа и принимаемого на этом основании решения, сделанного вывода, обращения с просьбой и т. п.

Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.

Большие по объему документы, содержащие информацию по нескольким вопросам, могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Структурные составляющие текста следует нумеровать арабскими цифрами. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего документа (например, 1, 2. и т. д.). Подразделы или пункты нумеруются в пределах соответствующего раздела или подраздела (например, 1.1, 2.4). Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта (например, 1.1. 1.1, 1.1. 1.2 и т. д.). После номера выделенной части текста ставится точка. Возможен вариант оформления без точек. Принятый вариант должен быть единственным для всего документа.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами. Заголовки подразделов и пунктов печатаются с абзаца строчными буквами, кроме заглавной. Заголовки структурных частей текста не подчеркивают, точка в конце заголовка не ставится. Перенос слов в заголовках не допускается. Заголовки разделов отделяются от текста четырьмя межстрочными интервалами сверху и тремя снизу, подзаголовки – тремя и сверху, и снизу.

Приложения к документу . Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по примеру:

Приложение: на 5 л., в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование следует приводить:

Приложения: 1. Проект стандарта на 5 л., в 1 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л., в 1 экз.

При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывают.

Подписание документа . Реквизит «подпись» состоит из трех частей: наименование должности, личной подписи и ее расшифровки. Если наименование должности многословное, оно печатается в несколько строк столбцом. Личная подпись при этом должна располагаться на одной горизонтальной линии последней строки наименования должности, расшифровка подписи располагается на продолжении этой же линии. Совокупность всех трех частей реквизита должна быть размещена равномерно в пределах левого и правого полей документа. При оформлении документа на бланке название организации не приводится. Например:

Заведующий кафедрой

экономической теории (личная подпись) Н. М. Иванов

Если документ печатается не на бланке (на чистом листе бумаги), в реквизите «подпись» приводится название должности подписавшего документ лица с указанием возглавляемой им организации.

Документ с коллегиальной ответственностью подписывается несколькими должностными лицами. Подписи при этом располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Если документ подписывают лица, состоящие в одной должности, их подписи размещаются на одном уровне. Вторая подпись печатается от 4-го положения табулятора. Например:

СОВЕТ: в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заложена в документе, перед наименованием должности не допускается проставлять предлог «За», ставить косую черту и т. д. Необходимо внести в документ наименование должности и фамилию лица, исполняющего обязанности отсутствующего руководителя.

В документах, составляемых комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности как членов комиссии (председатель, секретарь, члены комиссии).

Согласование и визирование документов. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование организации или подразделения), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись».

Все части реквизита согласования – каждая часть отдельной строкой – печатают от 0-го положения табулятора. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Наименование должности размещается непосредственно под словом «СОГЛАСОВАНО», личная подпись ставится под наименованием должности, ее расшифровка печатается от 2-го положения табулятора на одной с подписью горизонтали. Дата согласования размещается под личной подписью. Точка в конце каждой части реквизита не ставится. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления кадров и

учебных заведений министерства

радиопромышленности

(личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Если проект документа согласовывается с несколькими должностными лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне двумя параллельными столбцами. Допускается составление отдельного листа согласования.

Визирование является способом внутреннего согласования проектов документов. Виза включает в себя личную подпись и дату визирования. Личная подпись ставится у границы левого поля, дата ставится строкой ниже. В состав реквизита желательно включать наименование должности визирующего. Например:

Визы:

Главный бухгалтер завода (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Виза размещается на экземпляре документа, подшиваемом в дело.

Простановка печати . Оттиск печати на документах ставится с целью удостоверения их подлинности. Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые печати имеют круглую форму, простые бывают различной конфигурации.

Гербовая печать ставится на документах, перечень которых установлен руководителем организации. Как правило, это документы финансового характера, договоры, дипломы, трудовые книжки и т. д.

Простая печать ставится на справках, копиях распорядительных документов при их рассылке и во многих других случаях.

Оттиск печати наносится на документ так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Заверение копии . Копией называют заверенный документ, воспроизводящий все реквизиты подлинника. Организация может заверять копии документов, которые разработаны в данной организации, или копии документов других организаций, если они используются для собственных нужд.

Копия документа выполняется на бланке организации или чистом листе бумаги с воспроизведением реквизитов углового штампа. На первом листе заверяемого документа ставится слово «копия» (строчными буквами, без кавычек, подчеркивания и точки), а на последнем – заверительная подпись по следующему образцу:

Верно: начальник отдела кадров (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Исполнитель документа . Фамилию должностного лица, подготовившего документ, номер его служебного телефона размещают в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа. Например:

Фролов 12 34 56

Ниже фамилии исполнителя, его телефона рекомендуется указывать индекс секретаря, напечатавшего документ, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Индекс секретаря чаще всего составляется из первых букв фамилии и имени. Например: