И тем не менее, в течение последнего десятилетия мы были свидетелями парадокса. Даже занимая совсем не первостепенное положение в иерархии средств автоматизации фирмы «1С», продукт «1С: Архив» имел и имеет сейчас на рынке систем электронного документооборота (СЭД) весьма достойные позиции (об этом свидетельствовали, в частности, и результаты опросов на DOCFLOW). В то же время наблюдатели постоянно недоумевали по поводу невнимания «1С» к направлению СЭД, особенно на фоне того, что общемировой тенденцией была как раз интеграция задач ERP и ECM (управление корпоративным контентом), и ведущие ERP-поставщики активно начинали формировать свои модельные ряды ECM-продуктов.

Более того, в 2008 г. фирма «1С» впервые отказалась от участия в DOCFLOW, ведущем ECM-мероприятии страны, и это дало повод экспертам высказать предположение, что «1С» решила вовсе уйти с этого рынка. Однако на состоявшейся в июне 2008 г. конференции для корпоративных клиентов Борис Нуралиев, директор «1С», заявил, что все обстоит как раз наоборот: компания намерена усилить тут свое присутствие, представив в ближайшее время качественно новый продукт.

Через полтора месяца (в августе 2008 г.) фирма «1С» объявила о выпуске предварительной версии прикладной системы «1С: Архив 8» для управления документами. Сразу обратим внимание: решение «1С» для документооборота сохранило название, а номер версии изменился сразу с 3.5 на 8. Это отражает главную суть новшества: оставаясь в целом в рамках функциональности старого варианта, «1С: Архив 8» претерпел радикальную технологическую перестройку. Он впервые реализован на платформе «1С: Предприятия». Более того, это первое прикладное решение «1С», изначально выполненное в архитектуре очередной версии платформы «1С: Предприятие 8. Управляемое приложение» (1СП8:УП), используя ее принципиально новые возможности.

Далее, мы кратко познакомимся с новым продуктом (бета-версией), представленным в январе 2009 г. А сейчас сделаем только одно общее замечание.

Конечно, использование платформы, изначально ориентированной на решение учетных задач, вряд ли является оптимальным для создания полномасштабной СЭД. Однако «1С», скорее всего, и не ставит перед собой задачу создания универсальной системы ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным содержанием). Но в то же время можно вполне определенно сказать, что фирма будет делать основную ставку на интеграцию задач EPP и ECM, и, учитывая ее крепкие позиции на рынке автоматизации, можно уверенно прогнозировать, что «1С» сможет быстро расширить свое присутствие в сегменте малых и средних коммерческих предприятий. Так или иначе, но активизация такого игрока, как «1С», может заметно повлиять на общую ситуацию на российском ECM-рынке.

По словам представителей фирмы «1С», главная задача, которая стоит сейчас перед продуктом, – перевод «1С: Архива» на платформу «1С: Предприятие 8». С одной стороны, это открывает новые возможности для заказчиков в плане создания комплексной системы управления предприятием (ERP + управление документами) на одной технологической базе, а с другой – для партнеров-внедренцев, которые смогут использовать свой опыт работы с «1С: Предприятием» при продвижении нового класса ПО.

До сих пор у пользователей прикладных решений на базе «1С: Предприятия» («1С: Бухгалтерия», «1С: Управление торговлей», «1С: Управление производственным предприятием») нет возможности хранить, учитывать и контролировать разнообразные внутренние документы компании. А часто именно такие документы несут в себе основные внутренние знания предприятия и являются его конкурентным преимуществом. Например, ранее никак не хранились и не учитывались планы, маркетинговые исследования, рекламные материалы, результаты совещаний, внутренние проектные документы и т. д. К тому же есть огромный спектр организаций или их подразделений, работа которых связана главным образом именно с внутренними документами – это юридические и страховые компании, банки, вузы, консалтинговые фирмы и т. д. Не говоря уже о секторе органов государственного управления, основная работа которых связана именно с управлением документами.

Специалисты «1С» считают, что «1С: Архив 8», как и его предшественники, не имеет отраслевой специфики и может применяться как государственным, так и коммерческим предприятием. По числу пользователей ограничения диктуются только самой платформой «1С: Предприятие», однако эксперты фирмы полагают, что новой версии продукта будет по силам внедрение на 1000 и более пользователей. При этом он сможет эффективно использоваться и самыми малыми предприятиями.

На нынешнем этапе развития данного решения разработчики не ставили задачу радикального расширения его функциональных возможностей по сравнению с версией 3.0. Главным сейчас было реальзовать на базе платформы «1С: Предприятие» все лучшее от предыдущего варианта, добавив при этом некоторые важные вещи: отчеты по документам и по исполнительской дисциплине, управление бизнес-процессами, полноценную работу через Web, регистрацию корреспонденции и ряд других функций.

Тем, кто уже пользуется «1С: Архивом» версии 3.0, переход на новый вариант программы должен предоставить более высокий уровень учета документов, контроля исполнения, автоматизации внутренних процессов прохождения документов и т. д. И что, возможно, еще важнее, так это интеграция задач учета ресурсов и управления документами.

Те же, у кого пока нет системы управления документами, смогут с помощью данного продукта организовать управляемую работу сотрудников с этими документами, хранить всю историю работы, получить отчетность для принятия управленческих решений.

Все документы в программе хранятся в виде структуры разделов с учетом прав доступа (рис. 1). Разделы можно формировать по различным принципам: в соответствии с организационной структурой предприятия, по типам документов (например, «договора», «приказы», «служебные записки») или по уровню доступа (например, «общие», «конфиденциальные»).

При этом каждому разделу хранилища можно установить разрешения на выполнение пользователями или группами пользователей таких операций, как чтение, добавление, редактирование, удаление. При этом права на поручения зависят от прав на приложенные к ним документы. Например, чтение поручений разрешено автору и исполнителю в том случае, если у них есть право чтения на все приложенные к поручению объекты. Изменение поручений разрешено только автору или исполнителю. Важно, что права доступа конкретных пользователей зависят от раздела, в котором они размещены. Права доступа можно также устанавливать непосредственно пользователям или группам, устанавливая им требуемые разрешения на нужные разделы.

Создавать новые документы можно несколькими способами. Первый способ – сформировать документ из шаблона или из файла на локальном или сетевом диске. Можно также импортировать файлы или перенести в «1С: Архив» каталог файлов целиком, сохраняя структуру вложенных каталогов и файлов.

При возврате отредактированных документов в хранилище документов «1С: Архива 8» автоматически создает новую версию с указанием автора, даты, времени создания и краткого описания внесенных изменений. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные, а также сменить активную (текущую) версию.

Пользователи могут рецензировать документы (добавляя только одну рецензию на документ), при этом поддерживается настраиваемая возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.