Рассмотрим, как это управление осуществляется. Возьмем, например, исполнительские права и права на трансляцию, являющиеся предметом управления. Организация коллективного управления правами должна приобрести весь спектр прав на исполнение и трансляцию музыкальных произведений, если она намерена удовлетворять интересы пользователей музыки путем выдачи единого разрешения. Эта задача по концентрации всех прав может быть облегчена путем создания государственной монополии. Однако, сама по себе, однако, монополия не предоставляет авторских прав организации коллективного управления: без монополии или при ее наличии, эта организация должна убедить авторов передать ей права на исполнение и трансляцию.

По российскому законодательству автор передает организации не само право на публичное исполнение или на передачу в эфир, а право на осуществление указанных выше прав. Передача или уступка прав на исполнение и трансляцию обычно осуществляется по контракту ассоциации или управления, подписанному автором и собирающим его отчисления обществом или организацией коллективного управления. Правовая форма определяется Гражданским кодексом и национальным законом об авторских правах в данной стране. Наилучшей формой является передача прав, которая позволяет организации коллективного управления представлять авторов без проблем как в судебных, так и во внесудебных вопросах.

Передача или уступка прав ограничена во времени; по окончании периода членства или истечении срока полномочий автор восстанавливается в своих правах.

Передача или уступка прав относится обычно ко всем музыкальным произведениям, созданным данным композитором. Однако композитор может передавать свои права третьим сторонам до вступления в организацию коллективного управления. В таких случаях приходится делать исключения, при этом композитор обязан, например, указать те произведения, в отношении которых он не передает исполнительские права данной организации коллективного управления. Эта организация должна гарантировать, что она признает эти исключения, кроме тех случаев, когда издатель приобрел эти права и затем в свою очередь передал их.

Обычно авторы передают свои права также и на будущие произведения, другими словами, на произведения, которые они будут создавать в период их членства или в течение срока действия полномочий. Таким путем авторы имеют возможность обезопасить себя от возможного давления третьих сторон, особенно издателей, которые могли бы обусловить свою готовность опубликовать данное произведение передачей прав на издание и трансляцию. Такая передача прав на будущие произведения признается не во всех странах, однако и в этом случае заявление относительно каждого нового произведения должна сопровождаться передачей прав на издание и трансляцию этого произведения.

Передача и уступка прав обычно касается исполнения и трансляции по всему миру. Этот территориальный масштаб передачи и уступки прав позволяет организации коллективного управления подписывать контракты с зарубежными партнерами и, таким образом, сохранять национальное музыкальное наследие на международном уровне. Это не исключает возможности для некоторых авторов чаще всего наиболее известных — стать зарегистрированными членами или клиентами иностранных авторско-правовых обществ до того, как они вступят в члены организации коллективного управления в своих странах. Рекомендуется соблюдать эти приоритеты при определении территориальных границ каждой передачи или уступки прав. Например, ряд российских авторов, является членами зарубежных обществ.

Важное значение для становления и развития коллективного управления играют зарубежные контакты обществ, партнерство. Как упомянуто выше, в связи с возможностью территориального ограничения передачи или уступки прав, каждая организация коллективного управления передает или уступает права, приобретенные у своих членов и клиентов, своим зарубежным партнерам для публичного исполнения и трансляции в этих странах. Таким путем каждая организация коллективного управления контролирует права на исполнение и трансляцию всего мирового репертуара в своей собственной стране. Эта концентрация прав обеспечивает ей очень сильную позицию.

Контракты, подписываемые между организацией коллективного управления или авторскими обществами различных стран, называемые «контракты взаимного представительства», чаще всего соответствуют типовому контракту, подготовленному CISAC, т.е. Международной Конференцией авторских и композиторских обществ. Общества-члены CISAC обязаны подписывать такие контракты и не имеют права ни конкурировать друг с другом, ни осуществлять ограничительную практику в отношении одного из их членов.

Важное место в деятельности авторских обществ занимают вопросы представления прав неизвестных авторов. В музыкальной жизни каждой страны всегда присутствуют произведения неизвестных авторов, то есть авторов, не являющихся членами общества. Поскольку эти произведения являются объектами правовой охраны, встает вопрос о том, может ли или обязана ли организация коллективного управления беспокоиться о правах авторов таких произведений, если они не были переданы или уступлены ей. Законодательство большинства стран, и российское в том числе, положительно отвечает на этот вопрос.

Таким образом, согласно этим положениям, организация коллективного управления правомочно представляет всех неизвестных авторов и поэтому включает их произведения в разрешения, выдаваемые пользователям, собирает причитающиеся роялти и хранит их для передачи автору, если он объявится до истечения установленного срока.

Можно заметить корреляцию между монополией организации коллективного управления и возможностью правомочного представительства неизвестных авторов. Если организация коллективного управления является единственным органом, имеющим право разрешать публичное исполнение или трансляцию охраняемой музыки при условии, что автор не использует эти права самостоятельно, то, безусловно, она также имеет полное право действовать от имени неизвестных авторов.

Перейдем теперь к вопросу разрешения публичного исполнения или трансляции охраняемой музыки. Все те, кто хотят публично исполнять или транслировать охраняемую музыку, получают разрешение на весь мировой репертуар сразу. Это значительно облегчает задачу пользователя по соблюдению прав авторов. Поэтому коллективное управление должно рассматриваться как существенная услуга миру музыки.

Разрешению придается форма контракта, согласно которому организация коллективного управления дает согласие на точно определенный способ и срок использования музыки, а пользователь обязуется платить согласованные роялти и отчитаться о произведениях, исполненных или транслированных.

Мировой музыкальный репертуар не может быть точно определен в контракте, но организация коллективного управления может заявить, что:

1) либо мировой репертуар включает только музыку, написанную авторами, которые передали или уступили свои права ей или зарубежному партнеру, связанному с ней контрактом взаимного представительства;

2) мировой репертуар включает все музыкальные произведения, за исключением тех, которые специально переданы пользователю.

Во втором из вышеуказанных случаев пользователь гарантирован организацией коллективного управления от любых притязаний третьих сторон.

Это разрешение может относиться к исключительному или неисключительному использованию музыки пользователем. В случае исключительного использования ни одно лицо не может получить разрешения на использование этой же музыки. На практике разрешения на публичное исполнение и трансляцию являются неисключительными, при этом такая неисключительность подразумевается в случае сомнения.

Авторы устанавливают размер вознаграждения за выдачу разрешения по своему усмотрению. Некоторые авторские общества провозгласили такую же свободу для их деятельности по коллективному управлению. Такой подход, однако, является не надежным; любое волюнтаристское действие в рамках монополистического управления обеспечивает кратчайший путь к антимонопольному иску. Единый режим для пользователей и, как следствие, введение ясного и хорошо составленного тарифа роялти являются непременными атрибутами любого коллективного управления авторскими правами.