«Стоимость системы автоматизации (информационно-управленческой системы) зависит от формата обслуживания и масштабов заведения, в котором она будет установлена. Первое обстоятельство выдвигает требования к функционалу: какие процессы, существующие на предприятии, необходимо автоматизировать. Второе: сколько требуется лицензий на программное обеспечение, и какое оборудование надо закупить.

Сравним два ресторана, работающих в одинаковом режиме (фаст-фуд, обслуживание с помощью официантов и т. д.). Чем больше посадочных мест и обслуживающего персонала, тем дороже решение по автоматизации. Если вы знаете, какие рабочие места и процессы на вашем предприятии должны быть автоматизированы, можно заранее просчитать примерную стоимость необходимой вам информационно-управленческой системы.

В общем случае система состоит из компонентов Front-office и Backoffice. На примере комплекса R-Keeper, разработки российской компании UCS Soft, рассмотрим, из чего складывает итоговая цена системы автоматизации.

Основным отличием R-Keeper от остальных систем является то, что Front-office и Back-office этого программно-аппаратного комплекса могут работать раздельно.

С помощью компонентов Front-office вы сможете автоматизировать работу официантов, кассиров, барменов, а также получать большое количество отчетов, позволяющих подробно анализировать текущие продажи и работу каждого сотрудника, задействованного в системе. Например, отчеты по выручке, по работе официантов, по расходу блюд, по работе кухни и т. д. Нельзя не отметить и ноу-хау UCS Soft – использование OLAP-технологии в построении отчетов, так называемые КУБЫ. Данная технология позволяет, не прибегая к помощи программистов, создавать из находящихся в системе общих отчетов новые. При использовании этого инструмента анализа вы получаете отчеты в разных срезах и можете проводить анализ по тем или иным критериям.

Если ваш ресторан работает в режиме “фаст-фуд”, вы можете использовать только перечисленные выше компоненты. Минимально вам необходима одна станция кассира, фискальный регистратор и программное обеспечение (ПО). Если у вас нет свободного персонального компьютера (ПК), придется приобрести дополнительный ПК для установки модуля менеджера. Общая стоимость такого проекта (поставка оборудования, установка ПО и обучение персонала работе с системой) – 5-6 тысяч долларов.

При работе R-Keeper в режиме “фаст-фуд” кассир принимает заказ, вносит данные о заказанных блюдах в счет и производит расчет (режим “быстрый чек”). На кассе выводится фискальный чек, содержащий весь заказ. После сохранения и расчета заказ может быть распечатан на удаленных принтерах, установленных на производстве.

Если в вашем заведении гостей обслуживают официанты, то вам также будут необходимы станции официанта и ПО для их работы.

Основной составляющей второй части, Back-office, в R-Keeper является программа Store-House. Этот модуль позволяет вести учет движения товаров с момента их поступления до момента списания.

Store-House разработан на основе специфики учета в индустрии общественного питания и прост в использовании. Программа содержит все необходимые формы и отчеты. Из складской части программы можно осуществлять выгрузку в 1С бухгалтерию документов или журнала проводок. Стоимость ПО зависит от устанавливаемой версии, требуемого функционала программы и количества рабочих мест.

Кроме того, для создания системы автоматизации может быть необходима закупка сетевого и дополнительного оборудования. Для обеспечения безопасности и контроля над персоналом вы можете установить в своем заведении систему видеонаблюдения. В пивных ресторанах большой популярностью пользуется система контроля розлива и система “пиво на столах”.

Вам могут понадобиться также персональная депозитно-дисконтная система; программный модуль для центрального офиса сети ресторанов R-Keeper-HeadOffice; ПО, позволяющее следить за работой ресторана в режиме он-лайн R-Keeper Monitor и WEB-отчеты; ПО для предприятий, занимающихся доставкой собственной продукции Delivery; система учета рабочего времени TimeKeeper и т. д. Стоимость работ по установке и настройке системы автоматизации, затраты на обучение персонала составят около 6-10 % цены всего проекта. Кроме того, необходимо помнить о сервисном обслуживании установленной в заведении системы. Только регулярная профилактика, консультации специалистов и оперативный ремонт могут гарантировать бесперебойную работу вашего предприятия. Только профессиональная техническая поддержка продлит сроки жизнедеятельности установленного у вас оборудования и поможет предотвратить его преждевременный износ и выход из строя.

Часто выезд специалиста нельзя откладывать до начала рабочей недели, так как это повлечет большие потери для заведения. Поэтому мы предоставляем своим заказчикам уникальную услугу: расширенную техническую поддержку программно-аппаратного комплекса автоматизации 24 часа в день, 7 дней в неделю. На предоставление этого вида сервиса составляется отдельный договор, общая стоимость работ по которому зависит от количества рабочих мест и спектра предоставляемых услуг».

«Одна из первых ошибок при приобретении системы автоматизации – скоропалительный выбор системы и стремление внедрить ее в кратчайшие сроки. Иными словами, рестораторы хватают первый попавшийся софт. “Через неделю запускаемся!” – говорят они интегратору на первой встрече. Между тем выбор программ существенно расширился даже в рамках такого узкого направления, как общественное питание. Заказчику нужна хотя бы неделя, чтобы познакомиться со всеми видами систем. Он должен понимать, что никто не установит качественно всю аппаратную и программную часть за один день. Минимально необходимо три-четыре дня.

Очень осложняет работу такая ошибка заказчика, как отсутствие технологии работы. Другими словами, запуская ресторан, руководитель редко представляет себе, как будет построен весь процесс обслуживания. Кто именно будет забивать в программу позиции меню, будет ли официант заходить на кухню, как будет проводиться “свободная покупка”, когда в дорогом ресторане гость просит то, чего нет в меню? Эту технологию обязательно надо разработать, собравшись хотя бы вчетвером: администратор, шеф-повар, калькулятор и интегратор программы.

Вторая ошибка, с которой мы часто сталкиваемся, – позднее обращение к интегратору за установкой программно-аппаратного комплекса. Позднее – потому что уже закончено строительство, завершен ремонт и отделка помещения, а о технических моментах внедрения системы автоматизации никто не подумал. Очень трудно с изяществом вписать весь комплекс в готовую обстановку. Приходится долбить только что покрашенные стены, снимать плинтусы.

Для техники заказчик просто не предусматривает место. “Что это у нас компьютер постоянно перезагружается?” – спрашивают меня потом в одном из наших ресторанов. Я прихожу и вижу, что системный блок компьютера втиснут в замкнутое пространство под стойкой, между компрессором от холодильной витрины и охладителем для пива. Компьютер элементарно перегревается в таких условиях и затрудняет работу всей системы.

Часто отделка ресторана сделана из таких материалов, в которых почти невозможно просверлить, прорезать технологические отверстия для проводов. Как их сделать в дорогой мебели, на мраморе? Наш клиент – филиал известной сети кондитерских – заказал стойку из толстого стекла. Это очень красиво и оригинально. Но совершенно непонятно, как его пилить, чтобы незаметно проложить проводку. Такая стойка стоит сотни долларов. Чтобы красиво и безопасно проделать в ней технологическое отверстие, понадобится привлечь специалистов с нужным оборудованием, и все это обойдется не менее чем в 300—500 долларов. В результате мы нашли решение, как проложить кабели поверху, но это уже был компромисс между стилем заведения и его техническими потребностями.

Если речь идет о ресторане с выраженной концепцией, с особым интерьером, например, под старину, или в восточном стиле, о внедрении программно-аппаратного комплекса должен подумать дизайнер. Современные станции официанта и компьютеры снижают пафос такой обстановки, если они не вписаны в нее гармонично. Если ситуация критическая – интерьер очень дорогой, и никакие компромиссы с проводами и компьютерами невозможны – мы рекомендуем выносить всю аппаратную часть за пределы зала.

Часто эти требования соблюдаются, но только в объеме сегодняшнего программно-технического решения. Клиентом не закладывается возможность развития системы.

А ведь через некоторое время может понадобиться еще несколько рабочих мест, которые придется вписывать в то же помещение. Было бы правильно прогнозировать при заказе системы свои будущие потребности, планировать, где будет стоять техника, как будет проложена проводка к новым рабочим местам с компьютерами.

Об электропроводке следует сказать подробнее. Некоторые заказчики считают, что кабель может проложить любой специалист-электрик, даже студент. Это неправильно. Яркий недавний пример: в ресторане сообщили, что могут протянуть сетевой кабель самостоятельно. В результате тянули его неаккуратно, и в процессе работы порезали в нескольких местах оплетку. Сеть стала работать медленно. Мы начали ее тестировать и выяснили, что виной всему плохая физика сети, которая из-за повреждений потеряла в эффективности. Чтобы вычислить ошибку, заменить поврежденный участок кабеля и все заново отладить, потребовалось много времени и денег.

Дилетанты в электротехнике редко знакомы со стандартами качества к прокладке сети, к установке розеток. Вот распространенный случай: экономя на патч-кордах, студент-электрик берет жесткий магистральный кабель, обжимает его плоскогубцами и подключает электрооборудование напрямую. Но обжать этот кабель правильно и справиться со сложной пайкой может далеко не каждый. Все это приводит к ошибке. Например, принтер, подключенный к плохо распаянному жесткому кабелю, перестает печатать марки, и заказ в системе не сохраняется. (Во всяком случае, так происходит в системе “Трактир”, у которой есть жесткая обратная связь с оборудованием.)

Еще одна серьезная ошибка – использование в ресторане нелицензионного программного обеспечения одновременно с использованием системы автоматизации предприятия. Сегодня мы не можем внедрять наше программное обеспечение у тех, кто не хочет покупать лицензионную версию Windows. Это не так уж дорого (145 у. е.), но позволяет уберечься от серьезных неприятностей. Не так давно в петербургскую сеть из четырех ресторанов пришли сотрудники отдела Р. (Это отдел ОБЭП, который занимается нарушениями в области высоких технологий.) Они забрали для проверки все компьютеры со всех точек, поскольку там было установлено нелицензионное программное обеспечение. Надо ли говорить об убытках, которые понесло предприятие из-за потерянных рабочих дней, штрафа и некоторых сюрпризов в конфигурации возвращенной техники?

В корне подобных проблем лежит, конечно, беспечность ответственных лиц. Ошибкой из этого же разряда можно назвать небрежное отношение к безопасности хранения данных. Прежде всего, при работе с системой автоматизации надо помнить – все базы для оперативного учета шифруются. Это не гарантия от проверяющих органов, но более или менее надежная защита от неофициальных посторонних лиц.

Еще одна мера предосторожности – избегать ненадежных носителей информации. В последнее время в ресторанах распространилась практика работы с базой с флешки. Надо помнить, что она имеет ограниченный ресурс перезаписи: однажды так можно потерять всю базу. Третья и важнейшая мера безопасности – использование в ресторане источников бесперебойного питания UPS. В отечественных сетях есть проблема с идеальным напряжением 200—220 В. Напряжение постоянно “скачет”: становится то выше, то ниже. Это вызывает перезагрузку системы, и как следствие – некорректный выход из базы, возможную потерю данных. Иногда восстановление базы данных может стоить заказчику тысячу долларов и выше.

В целях наилучшей сохранности информации в системе я бы дал две основные рекомендации: проложить отдельную электросеть для компьютерного оборудования (никогда не включать в нее никакое другое оборудование) и обязательно использовать UPS».