В России документооборот с применением ЭЦП осуществляется уже более 10 лет. Среди стран СНГ она имеет самую большую практику ее применения. Российское законодательство об ЭЦП тяготеет к американскому правовому режиму. Лицо может иметь неограниченное число ключей при условии, что они однозначно идентифицируют принадлежность документа владельцу сертификата. Ответственность за хранение и полномочное применение ключей лежит на стороне, участвующей в переписке. Некоторые ведомства наработали успешную практику издания подзаконных актов, регламентирующих режим применения ЭЦП в своей деятельности.
Основное применение ЭЦП нашла в системе безналичных платежей в банковской сфере, интернет-коммерции, переписке органов налогового, таможенного и валютного контроля. Например, в банковской сфере РФ ЭЦП работает уже более 10 лет, и в настоящий момент действует более 20 приказов, указаний и инструкций Центробанка, в которых затрагиваются вопросы применения ЭЦП в безналичных расчетах и другом электронном документообороте. В них предусмотрен порядок хранения и использования ключей ЭЦП, подготовка и шифрование документов, признаки и последствия компрометации ключа. В результате большинство кредитных организаций с 2002 года перешли на электронную форму отчетности перед Центробанком. В конечном итоге система идентификации документов с помощью электронной подписи станет такой же привычной, как и заверение бумажных документов обычной подписью. В будущем, вероятно, нельзя будет обойтись без услуг электронных нотариусов, которые будут заверять и удостоверять электронную подпись. Предполагается создание единого государственного реестра сертификатов ключей подписей, который будет вести уполномоченный орган исполнительной власти.
Термины электронного делопроизводства
В электронном делопроизводстве приняты следующие термины:
• база данных – совокупность взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам на машинных носителях;
• делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами;
• документ – структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами;
• документационное обеспечение управления (ДОУ) – процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления организацией;
• файл – идентифицированная совокупность информации на машинном носителе, поддерживаемая операционной системой, в среде которой осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему;
• файл документа – файл, обеспечивающий передачу содержательной части электронного документа в неструктурированном электронном виде;
• формат файла – способ организации элементов информации в файле;
• электронный конверт – файл формата, предназначенный для передачи электронных документов из одной системы АСДОУ в другую; формат XML (Extensible Markup Language – открытый язык разметки) позволяет системам, использующим разные программные средства обработки и хранения данных, обмениваться структурированной информацией, обеспечивать ее правильное преобразование и представление в любой среде.
Глава 4
Сага о бумаге
Далее вас ожидает довольно скучный рассказ о том, как составляются документы. Позади – тоже немало необходимого, но сухого материала. Самое время сделать лирическое отступление. Речь пойдет о том, без чего немыслим канцелярский труд – о бумаге. Итак, сага о бумаге. Название саги – по традициям кельтских бардов, с внутренним драматизмом.
Лирическое отступление 1: та, что все стерпит
Почти 2000 лет назад, в 105 году по нашему летосчислению, император Поднебесной империи Хэ сидел в зале приемов дворца Ло Янг своей столицы Чанъань на берегу реки Хуанхэ и выслушивал славословия в свой адрес. Это был серый пасмурный день, когда дали открываются до горизонта и каждый человек, даже император, задумывается о вечности. Он могуч и велик, и ему это известно. Его империя Хань, сменившая Циньскую, достигла такого расцвета, какого еще не знала земля Китая. Подданные сыты и довольны, враги повержены или изгнаны далеко за пределы Великой стены Чанчэн. Нет никого, кто сравнился бы с ним в Вечности – так говорят придворные поэты. Однако Хэ мудр! Слушая это, он знает: слова – лишь дуновение ветра, и даже если записать их черной тушью на узких бамбуковых дощечках, их прочтут немногие, а звучание их будет недолгим.
Император Хэ объявил: тот, кто придумает материал, на котором просторно затанцуют и зазвучат иероглифы, великий дар бога Фу Си, получит щедрую награду. В тот день чиновники держали ответ за исполнение поручения. Прошли десятки работников, тащивших полированные каменные плиты, выбеленные кости буйвола, черепашьи панцири, связанные бамбуковые планки и склеенные деревянные доски, неровные глиняные круги, листы бронзы и дорогие свитки шелка. Однако среди этих материалов не было ничего нового, пригодного для письма. Наконец, к императору приблизился скромный чиновник Цай Лунь. Он был без помощников и с пустыми руками. Император шевельнул бровью – снести шутнику голову. Но Цай Лунь извлек из складок одежды несколько прямоугольных желтоватых лепестков и протянул их императору: «Это чжи, ваше величество. На нем можно писать и рисовать. Еще им можно оклеивать окна и фонари».
Так появилась бумага. Это был удобный и дешевый материал, его делали из бамбуковых волокон, древесной коры и обрывков негодных рыбацких сетей. Император сдержал обещание и сделал Цай Луня мандарином (советником). Это была щедрая награда, но император Хэ сразу понял, что любая благодарность не будет слишком большой за это великое изобретение.
Бумажное делопроизводство: едите вы ее, что ли
Спустя 19 веков бумага остается лучшим материалом для хранения информации. Бумажное делопроизводство остается, сколько бы ни говорили об электронном документообороте. Парадоксально, но именно с введением электронного документооборота потребление офисной бумаги резко увеличилось. За последние годы ведущие мировые компании стали использовать в полтора раза больше бумаги.
Для современной офисной техники необходимо использовать специальную качественную бумагу – от этого зависят работоспособность и срок службы техники.
Среднее потребление бумаги на душу населения – один из показателей степени развития общества. В России на каждого гражданина приходится, по разным данным, от 8 до 15 кг бумаги в год, в Польше – 55 кг, а в экономной Германии – более 80 кг.
Средний офис, где работает 5–10 человек, расходует в год около 200 кг бумаги (это около 80 пачек).
Сам по себе расход бумаги ни о чем не говорит, зато расстраивает завхоза, который хочет сэкономить. В результате в офисе появляется дешевая бумага, непригодная для техники, и такая экономия может закончиться плачевно. Пригодность офисной бумаги можно оценить, зная ее характеристики.