Следует иметь в виду, что составляются отдельные описи:

1. На полученное в аренду, на ответственное хранение, в переработку, залог имущество по каждому контрагенту;

2. На сданное в аренду, на ответственное хранение, в переработку, залог имущество по каждому контрагенту;

3. На имущество, не пригодное к дальнейшей эксплуатации и не подлежащее восстановлению с указанием по каждому объекту даты ввода в эксплуатацию и причины его непригодности (порча, полный износ);

4. На поступающее во время инвентаризации имущество. Одновременно на приходном документе ответственный член рабочей инвентаризационной комиссии делает отметку "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую внесено это имущество.

После окончания инвентаризации и выведения итоговых показателей инвентаризационные описи подписывают члены рабочих инвентаризационных комиссий, проводившие проверку, и материально– ответственные лица. Последние дают расписки, подтверждающие проверку имущества в присутствии материально-ответственных лиц, а также то, что у них нет к проведенной проверке каких-либо претензий, а имущество принято на ответственное хранение.

Инвентаризационные описи и акты передаются в бухгалтерию организации, которая на основании данных бухгалтерского учета заполняет в описях и актах графы "По данным бухгалтерского учета". Бухгалтерия проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в сданных инвентаризационных описях.

В случае выявления отклонений по результатам инвентаризации фактических данных от данных бухгалтерского учета, формируются сличительные ведомости результатов инвентаризации по формам № ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств", ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей”. По остальному имуществу организация разрабатывает форму документа самостоятельно. В данных ведомостях указываются суммы излишков и недостач в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

В оформляемых ведомостях приводятся только выявленные расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. При оформлении ведомостей учитываются расхождения не только в количестве материальных ценностей, но и в их оценке (по данным учета и фактической, выявленной по результатам работы инвентаризационной комиссии).

При составлении сличительных ведомостей по одному и тому же наименованию товарно-материальных ценностей может быть выявлен излишек по одному номенклатурному номеру и недостача по другому, так называемая пересортица, в результате чего образуются инвентаризационные разницы.

Согласно пункту 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49), излишки и недостачи в случае пересортицы можно зачесть между собой. Но при условии, что они возникли в одном и том же проверяемом периоде, количество засчитываемых ценностей одинаково, материальные ценности имеют одинаковые наименования и материально ответственным лицом за засчитываемые ценности является один и тот же сотрудник.

Законодательно понятие «наименование» не определено. Поэтому можно воспользоваться Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93, который утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 301. Такая позиция изложена в письме Минфина России от 19.08.2004 г. № 07-05-14/217.

Необходимо учесть, что о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль над соответствием отпускаемого со склада сорта материальных ценностей сорту, указанному в первичных документах, служащих основанием для отпуска ценностей со склада.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, указанная разница относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты организации.

Согласно п. 31 Методических указаний по учету материально-производственных запасов в материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т. п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключения о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Пример 6.

Предположим, что в ходе проведения инвентаризации в магазине было обнаружено:

– излишек сахара в 10 кг по цене 15 руб. за 1 кг;

– недостача сахара в 5 кг по цене 18 руб. за 1 кг.

Производится взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. К зачету принимаются 5 кг сахара по цене 18 руб. за 1 кг. Разница в ценах, составляющая 45 руб. (5 кг х 18 руб. – 5 кг х 15 руб.), должна быть отнесена на счет виновного лица. Оставшийся после зачета излишек 5 кг сахара по цене 15 руб. приходуется в бухгалтерском учете организации.

При составлении сличительных ведомостей следует учесть, что для достоверного отражения результатов инвентаризации необходимо списать потери в пределах норм естественной убыли.

Естественная убыль товарно-материальных ценностей в соответствии с определением, данным в Методических рекомендациях по разработке норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95, – это потеря или уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющаяся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

Допустимая величина безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи ТМЦ определяется нормой естественной убыли, которую следует определять следующим образом:

• при хранении ТМЦ – за время хранения товара путем сопоставления его массы с массой товара, фактически принятой на хранение;

• при транспортировке ТМЦ – путем сопоставления массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем.

Естественная убыль товаров может образовываться вследствие следующих причин:

• усушки и выветривания;

• раструски и распыла;

• раскрошки, образующейся при продаже товаров;

• утечки (таяние, просачивание);

• розлива при перекачке и продаже жидких товаров;

• расхода веществ на дыхание (мука, крупа).

Необходимо четко понимать, что не любые потери могут являться естественной убылью.

Например, согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли к таковым не относятся технологические потери и потери от брака, потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования, потери товарно-материальных ценностей при ремонте и (или) профилактике применяемого для хранения и транспортировки технологического оборудования, при внутрискладских операциях, все виды аварийных потерь.

Также не применяются нормы естественной убыли к штучным товарам, а также товарам, поступающим в розничные торговые предприятия в фасованном виде. Однако к товарам, фасуемым в магазинах, нормы естественной убыли применяются в таком же размере, как и к нефасованным товарам.