К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:

в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);

в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;

в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.

Согласно требованиям Управления МНС России по г. Москве, изложенным в письме от 12 августа 2003 г. № 29–12/44158, ":при принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм является обязательным".

Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт": если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг).

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2004 № 03-01-20/2-47).

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других документов, например, для расчетов, связанных с командировочными расходами, – это служебное задание, а для расчетов, связанных с представительскими расходами, – смета и программа представительских расходов.

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

– приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

– командировочное удостоверение (форма № Т-10);

– служебное задание (форма № Т-10а).

В форме № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10) в одном экземпляре.

После оформления вышеуказанных документов производится выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана выплатить:

– стоимость проезда;

– расходы по найму жилья;

– суточные;

– иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

– командировочное удостоверение или приказ о командировании;

– документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.

При приобретении товара подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности. Если подотчетное лицо не имеет доверенности, то оно действует как частное лицо. В этом случае приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).

Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).

В п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона. ККМ не применяется:

– при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 % и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);

– при осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

– при продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;

– при торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.

Что касается оформления счетов-фактур подотчетному лицу, действующему от своего имени, то скорее всего организации по товарам, приобретенным таким способом, предъявить НДС к вычету не удастся, поскольку пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет, так как наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.

При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству.