Поэтому организации следует оформлять доверенность на подотчетное лицо. Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. В таком случае подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).

В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица – представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29–12/44313, от 20.10.2003 № 29–12/58566.

Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168 НК РФ).

При организации расчетов с подотчетными лицами нужно знать, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 Трудового Кодекса РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Согласно статье 247 Трудового Кодекса РФ для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме.

Если работник не отчитался в срок по полученным денежным средствам или не вернул их, то согласно статье 137 Трудового Кодекса РФ для погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных денежных средств работодатели могут производить удержания из заработной платы работника. Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного в приказе для такого возврата, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено приказом руководителя. В случае его отсутствия удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться также в случае, когда работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.

В настоящее время достаточно распространенной формой привлечения физических лиц к выполнению разовых работ или оказанию услуг в адрес организации является заключение договора подряда, а не трудового договора. В таком случае ответственность исполнителя наступает в соответствии с правилами не трудового, а гражданского законодательства. При заключении договора подряда, агентского договора необходимо учитывать следующие особенности во избежание нежелательных последствий, особенно если в процессе исполнения такого договора задействуются материальные ценности заказчика:

• В договоре должно быть указано, чей материал или оборудование используется в процессе исполнения договора – исполнителя или заказчика;

• Материальные ценности и оборудование в процессе исполнения договора передаются исполнителю по акту приема-передачи, подписываемому с двух сторон;

• В ходе исполнения работ по договору или после его окончания исполнитель обязан предоставить заказчику отчет об израсходованных материалах в указанные в договоре сроки;

• Исполнитель действует на свой страх и риск, поэтому при порче (гибели) предоставленного ему для выполнения работы имущества или предмета работы отвечает в полном объеме, если иное не будет установлено договором;

• Исполнитель обязан возместить не только прямой действительный ущерб, но и упущенную выгоду;

• В договоре следует предусмотреть порядок взыскания причиненного ущерба с исполнителя;

• При наличии договора подряда договор о полной материальной ответственности с исполнителем заключаться не может, поскольку исполнитель в случае причинения ущерба несет ответственность не в соответствии с трудовым законодательством, а в соответствии с гражданским;

• Поскольку договор подряда не является трудовым, то исполнитель не несет дисциплинарной ответственности, отношения заказчика и исполнителя не регулируются приказами;

Принимая сотрудника на работу, связанную с обслуживанием материальных ценностей, работодатель должен соблюсти определенную процедуру с тем, чтобы можно было призвать к ответу сотрудника, которому вверены денежные средства или материальные ценности. Необходимо помнить, что одновременно с трудовым договором должен оформляться договор о полной материальной ответственности с теми сотрудниками, должность которых существует в перечне должностей, с которыми договор о полной материальной ответственности должен заключаться в обязательном порядке. Только на основании такого договора можно впоследствии взыскать с нерадивого работника полную сумму ущерба. Однако нередко прием на работу работников на такие должности сводится лишь к заключению трудового договора с ним. Здесь имеется определенный риск, поскольку в дальнейшем, когда работник будет осуществлять свои трудовые обязанности, он может отказаться от заключения договора о материальной ответственности, посчитав такие обязанности для себя лишними.

Например, в небольших организациях должности работников зачастую совмещаются, например, бухгалтер-кассир или водитель-экспедитор.

Объединение двух разных трудовых функций в одной должности вполне допустимо, несмотря на то, что упоминание о такой «комплексной» профессии в квалификационном справочнике отсутствует.

Если работодатель забудет оформить договор о полной материальной ответственности с таким работником, то при отсутствии такого договора работник будет нести ответственность за недостачу вверенного имущества на общих основаниях, то есть в размере своего среднемесячного заработка согласно ст. 241 Трудового Кодекса РФ. Возникает вопрос: с кого возместить ущерб, причиненный работодателю вследствие недостачи денежных средств, если ее размер будет значительно превышать сумму средней зарплаты кассира, с которым не заключили договор о полной материальной ответственности?

Ведь для бухгалтера заключение такого договора не требуется – он не имеет непосредственное отношение к денежным средствам, поскольку данная должность не включена в Перечень, а должность кассира в нем присутствует.

Если же работодатель при приеме на работу все-таки забыл заключить договор о полной материальной ответственности с работником, в отношении которого такой договор должен быть, то впоследствии если работник отказывается подписать договор о полной материальной ответственности, несмотря на то, что такая договоренность отражена в трудовом договоре, то это можно расценивать как неисполнение работником трудовых обязанностей. За подобный отказ работодатель может объявить замечание или выговор работнику. Предварительно получив от отказавшегося работника письменные объяснения, работодатель может издать приказ об объявлении ему выговора. После того как работник ознакомится с приказом, нужно довести до его сведения, что в случае повторного нарушения трудовых обязанностей он рискует быть уволенным по пункту 5 статьи 81 Трудового Кодекса РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание). Более чем вероятно, что после этого работник не захочет отказаться от подписания договора.