Если группы по разработке программного обеспечения ведут какие-то записи, то в архивах и заметках отражаются только результаты и выводы, рабочие продукты или готовые компоненты. Программисты особенно не любят записывать что-нибудь кроме самого кода, если только перед ними не стоит угроза штрафа или тюремного заключения. Заставить их нари-совать диаграммы — это все равно, что заставить слона сделать наброски карандашом. В конце концов, разве не является хороший код самодокументируемым?

Такое отношение приводит к потере жизненно важной информации. Вообще говоря, когда сохраняется только конечный продукт, нам известен результат, но мы не знаем, как его получили. Как создавалось программное обеспечение, какие решения были найдены в процессе работы — все это является важным. Можем ли мы полагаться на свою память? Беспокоимся ли мы только об ошибках или вдобавок хотим извлечь из них пользу?

Особые трудности в работе групп, сохраняющих только конечный программный продукт, вызывает отсутствие записей о решениях, от которых отказались. Знать о том, какие методы были отклонены и по каким причинам, часто бывает так же важно, как и о том, какие методы были выбраны. Это жизненно важно в тех случаях, когда готовятся новые версии или системы или когда разработка текущей системы заходит в тупик.

Наверное, вы когда-нибудь рассматривали свой код, написанный несколько месяцев или лет назад. Случалось ли так, что вы находили такие места, которые казались неверными, и вы удивлялись, как же программа вообще могла работать? Если вы поддавались соблазну «исправить» эту скрытую ошибку, как это иногда делал и я, то могли обнаружить, что «исправление» загоняло систему «в угол». Естественно, код только казался неправильным, но сам по себе он не объяснял, почему здесь все в порядке. Не помогут и такие комментарии в коде: «Ничего здесь не меняйте. Это место кажется неверным, но здесь все правильно». Если программист знал, что «здесь все правильно» и почему другой вариант будет неверным, то почему же тогда эта логика не отражена в комментарии? Если мы хотим поддерживать систему не один год или иметь возможность выпустить следующую версию через пять лет после того, как все разработчики первой версии системы будут далеко, нам нужно знать, какие варианты рассматривались, какие были отклонены и почему.

Сегодня бизнес-консультанты говорят об организационном обучении как о ключе к долговременному успеху предприятия. Организации, как и люди, могут учиться на своем опыте, накапливая знания и улучшая свою производительность. Если в организационное обучение вовлечены только отдельные сотрудники, то такая организация становится уязвимой. Работники болеют, уходят в отпуск, меняют работу. В конце концов, они забывают.

В действительности знания организации содержатся в ее архивах, в ее стратегии, в ее правилах и процессах, а не только в ее работниках. Чем больше мы документируем и ведем записи о происходящем, тем более вероятно, что эти знания переживут группу или команду, создавшую их.

Входит скромный писарь. Звучат фанфары и приветствия!

В команде, разрабатывающей программное обеспечение, писарь или протоколист отвечает за коллективную память команды, в которой хранятся как рабочие продукты, так и описание процессов, давших результаты. Писарь ведет учетные книги. В модели командной работы с открытой структурой (Structured Open teamwork), которую независимо друг от друга разработали Роб Томсет (Rob Thomsett, 1990 [62]) и я (Constantine, 1989 [11], 1991 [13]), такая роль была обозначена как «информационный менеджер». Этот термин был введен для того, чтобы повысить статус этой роли, подобно тому как в объявлениях о вакансиях вместо «водитель мусоровоза» пишут «инженер санитарно-гигиенического транспорта».

Писаря можно часто увидеть на собраниях в качестве простого должностного лица, едва ли более значительного, чем диктофон. Однако на самом деле это занятие требует большого умения. Вы не можете сделать правильные записи о том, чего не понимаете, поэтому в группах, разрабатывающих программное обеспечение, писарями становятся опытные разработчики. Они должны знать, как вести записи и как обращаться с данными в реальном проекте. Качество записей определяет качество «постоянной коллективной памяти» о том, что происходило и как. Писарь, ведущий полный, без лишних деталей, хорошо организованный и понятный протокол о том, что делала группа, является командным игроком, ценность которого так же высока, как и его навыки в программировании на С++.

Хорошая групповая память должна вмещать много информации. Одна часть этой памяти является непостоянной или временной памятью, другая часть — постоянной. Часть групповой памяти является активной и может оперативно использоваться в обсуждениях и решении повседневных задач. К другой части памяти команда обращается реже. Для удобства функции управления информацией можно разделить на функции сессионной памяти и функции проектной памяти. Сессионная память состоит из записей, созданных и задействованных во время групповых сессий, когда участники команды встречаются и вырабатывают групповые решения. В проектной памяти хранятся постоянные записи и документация, написанная и применяемая группой. Она включает в себя рабочий продукт, под которым понимается не только код, но и все проектные и анали-тЕческие модели и документы, созданные при написании кода. Кроме того, в проектной памяти хранятся входные данные, такие как требования, спецификации и другие основополагающие документы. Для управления проектной памятью нужен библиотекарь, и часто эта роль известна именно под этим названием.

Важнейшая функция сессионной памяти — хранение отчета о процессах, который отражает проведенные обсуждения и решения, принятые в группе (Дойл (Doyle) и Страус (Strauss), 1982 [35]). Наверное, идея о ведении записей в ходе процесса нова для большинства групп, разрабатывающих программное обеспечение, однако на различных собраниях это практиковалось десятилетиями. Ведя записи, начинающие писари часто допускают одну из двух ошибок. Они либо пытаются записывать все подряд, словно под диктовку, либо ждут, пока группа не придет к какому-то заключению, и просто записывают итог. Для технической работы, выполняемой командой, записи вида «он(а) сказа л (а)» не особенно подходят и не являются необходимыми. В хорошем протоколе отмечены ключевые события на пути к конечному результату, особенно рассмотренные альтернативы, принятые решения и представленные аргументы. Такие записи вносят наибольший вклад в групповое приобретение опыта. Они могут стать бесценными, когда необходимо оценить проект или когда проект вступает в фазу «post mortem».[4]

Для разработки программного обеспечения сплошной неструктурированный протокол не подходит. Некоторые виды данных так часто анализируются в ходе сессий, что требуют ведения отдельных записей для последующего особого рассмотрения. Полезно также вести записи под заголовком «нужно сделать», где отмечать те идеи, которые возникают в обсуждениях, но сразу не воплощаются. Уже одно это может оправдать утомительное ведение сессионных записей, поскольку позволяет избежать нелепых оплошностей, обычно выявляемых во время системной интеграции или уже после отправки продукта заказчикам: «О, да мы совсем забыли о проблеме с висячим указателем!»

Хорошая сессионная память также включает отложенные решения, которые лучше всего хранить отдельно от уймы записей в списке «нужно сделать». Наличие специального места для отложенных решений может также ускорить их принятие. Вместо того чтобы тратить время на бесконечные споры, вызванные недостаточным пониманием или отсутствием данных, группа может занести этот вопрос в список отложенных реше-ний. Зачастую к тому времени, когда группа возвращается к этому вопросу, уже многое известно для принятия быстрого решения. Третий специальный раздел записей, который тоже полезен команде разработчиков, — это раздел «запасных частей». Сюда можно временно откладывать фрагменты хороших технических идей или частичные решения, чтобы не нарушать основной ход обсуждения. «Мусорная корзина» играет противоположную роль. Здесь можно отмечать все неиспользованные идеи и пути наряду с вескими причинами для их отклонения.