В журнале с разными видами документов ведется отдельная нумерация для каждого вида. Чтобы не перелистывать ненужные виды документов, можно воспользоваться поиском по номеру документа. Для этого необходимо выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Найти по номеру в группе Поиск . На экран будет выдано диалоговое окно Поиск документа по номеру (рис. 4.18).
Окно запроса в верхней части содержит список видов документов, которые включаются в текущий журнал. Щелкая мышью на наименовании нужного вида, необходимо выбрать виды документов, в которых будет производиться поиск. Выбранные виды документов будут выделены инверсным цветом. Повторным щелчком мыши выделение можно снять и, таким образом, отказаться от поиска документа этого вида. Справа от списка видов документов располагается кнопка Вкл. все . После ее нажатия будут выделены все виды документов без исключения. В поле Номер документа необходимо ввести номер документа. Для выполнения поиска следует нажать кнопку Найти . Поиск будет осуществляться от текущего положения курсора вниз до конца журнала документов. По окончании поиска найденные документы будут выданы в виде списка Найденные документы . В данном списке можно выбрать необходимый документ (но только одну строку), указав на него мышью. После нажатия кнопки Выбрать диалоговое окно запроса Поиск документа по номеру будет закрыто, а курсор в журнале документов встанет на строку с выбранным документом.
Существует также поиск по произвольному критерию. Для этого необходимо выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Искать в группе Поиск . На экран будет выдано диалоговое окно Поиск (рис. 4.19).
Наиболее востребованным является критерий поиска по контрагенту. Из раскрывающегося списка выбирается тип "Справочник Сотрудники", а в верхнем поле из справочника "Сотрудники" — нужный сотрудник. После нажатия кнопки Поиск в журнале останется выборка документов по заданному сотруднику. На рис. 4.20 приведен список, из которого видно, что можно задавать и строку, и дату, и число, надо только поставить курсор мыши в нужную колонку и указать признак По одной колонке . Шаблон для поиска задается в зависимости от выбранного типа в верхнем поле. Если вы установите флажок Различать регистры , одинаковые буквы, набранные в разных регистрах, будут считаться разными.
На панель инструментов не вынесена кнопка Подчиненные документы , но в меню Действия соответствующий пункт есть. Если на основании документа были сформированы документы "Начисление заработной платы", "Бухгалтерский учет начислений и удержаний" и т. п., то при выборе пункта Подчиненные документы откроется журнал подчиненных документов с этими документами. Есть и другая возможность доступа к подчиненным документам в журнале. В нижней части окна журнала нажатием кнопки Действия выбрать пункт из предложенного меню Структура подчиненности (рис. 4.21). Для открытия документа в режиме структуры подчиненности необходимо дважды щелкнуть мышью на названии документа или нажать клавишу <Enter>. Документ можно отредактировать и провести.
После нажатия кнопки Действия предлагается сделать выбор из списка:
✓ "Структура подчиненности" — перечень документов, подчиненных текущему документу;
✓ "Движения документа" — движения расчетов по текущему документу.Кнопка Действия присутствует и во всех документах конфигурации.
Общие приемы работы с документами
Как видно на рис. 4.22, все журналы делятся на несколько групп.
В последней группе находится обобщенный специальный журнал "Общий
журнал документов". Этот журнал будет рассмотрен в конце главы, т. к. проиллюстрировать методы работы с ним можно будет на определенном количестве уже введенных документов.
К первой группе относится интегрированный журнал "Начисление зарплаты", в котором формируются следующие документы:
✓ "Начисление заработной платы";
✓ "Табель отработанного времени";
✓ "Накопленная задолженность";
✓ "Ввод начального сальдо по расчетам с сотрудниками";
✓ "Бухгалтерский учет начислений".
Ко второй группе относятся журналы, связанные с начислениями и удержаниями:
✓ "Журнал начислений";
✓ "Журнал удержаний";
✓ "Журнал ввод расчетов сотрудников".
К третьей группе относится журнал документов отклонений, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Больничный лист";
✓ "Отпуск";
✓ "Оплата по среднему заработку";
✓ "Невыходы";
✓ "Работа в праздничные дни".
К четвертой группе относится журнал налоговых документов, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Начисление налогов";
✓ "Возврат НДФЛ";
✓ "Пересчет НДФЛ";
✓ "Сведения для расчета ЕСН".
К пятой группе относится журнал выплат, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Выплата заработной платы";
✓ "Депонирование";
✓ "Выплата депонента";
✓ "Возврат задолженности".
К шестой группе относится журнал кадровых приказов, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Кадровое перемещение";
✓ "Приказ по отпуску";
✓ "Увольнение";
✓ "Перерасчет окладов по предприятию";
✓ "Приказ по предприятию";
✓ "Изменения в штатном расписании".
К седьмой группе относится журнал исправлений, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Документ сторно";
✓ "Исправление". При выборе пользователем необходимого документа на экране появляется диалоговое окно, объединяющее форму документа и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с документом. Рассмотрим панель инструментов окна документа (рис. 4.23, табл. 4.4 и 4.5).
Таблица 4.4. Кнопки панели инструментов окна документа
Все действия, назначенные кнопкам, можно выбрать из меню Действия или в контекстном меню, вызываемом нажатием правой клавиши мыши. В нижней части окна документа есть специальные кнопки.
Таблица 4.5. Специальные кнопки окна документа
В диалоговых окнах тех документов, где предусматривается расчет списка сотрудников, предусмотрены специальные режимы заполнения списка сотрудников.
В диалоговом окне документа кнопка Заполнить предназначена для первоначального заполнения документа из справочника "Сотрудники". При нажатии кнопки Заполнить пользователю предлагается диалоговое окно Заполнить список сотрудников для задания параметров подбора сотрудников (рис. 4.24). Реквизит Подразделение заполняется выбором из справочника "Подразделения". В случае, если подразделение не выбрано, список заполняется по всем подразделениям. Реквизит Группа заполняется выбором из списка групп справочника "Сотрудники". Пользователю также предлагается задать категории сотрудников для заполнения включением соответствующего признака. Нажатием кнопки OK документ заполняется заданным списком сотрудников.