В диалоговом окне предлагается сменить период расчета на следующий месяц. Чтобы произвольно задать период расчета, необходимо нажать кнопку Дополн.<< (рис. 4.14), выбрать месяц из списка реквизита Установить произвольно и нажать кнопку OK , при этом все записи последующих периодов становятся нерассчитанными.
Общие приемы работы с журналами
Для работы с документами (ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов) используются журналы документов, которые включены отдельными пунктами в меню Документы . Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одной группе функционального предназначения: отклонения, кадровые приказы, приказы по удержаниям, приказы по начислениям, и так далее. В программе существует журнал документов "Общий", который позволяет работать со всеми документами, независимо от их принадлежности к конкретным разделам.
Для открытия журнала необходимо в главном меню программы выбрать соответствующую группу меню Документы и из предложенного списка выбрать нужный журнал (рис. 4.15).
Для просмотра журнала используйте клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты — по времени ввода документа в журнал. Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать клавиши <Home>и <End>. Для перемещения курсора по журналу можно использовать следующие клавиши:
✓ <Ctrl>+<]> — для перемещения к документам со следующей датой;
✓ <Ctrl>+<[> — для перемещения к документам с предыдущей датой.
Документ считается выбранным, когда курсор стоит на строке с записью о документе в любой графе журнала. Рассмотрим панель инструментов журналов (рис. 4.16).
Кнопки, идентичные кнопкам на панели инструментов справочников, имеют и одинаковое назначение. Назначение специфических для журналов кнопок рассматривается в табл. 4.3.
Таблица 4.3. Специфические для журналов кнопки
Интервал видимости
Одним из самых важных параметров журнала является интервал видимости. По вине этого параметра возникает очень много недоразумений. Настройка интервала видимости журналов рассматривалась в разделе "Настройка параметров системы" (рис. 3.14). Заголовок окна журнала содержит информацию о текущем интервале. Если интервал необходимо изменить, выберите пункт Интервал в меню Действия . На экран будет выдано диалоговое окно Параметры журнала (рис. 4.17).
В соответствующих полях этого запроса необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. После ввода дат для установки интервала следует нажать кнопку OK. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.
Ввод нового документ
Многим начинающим пользователям кажется, что удобнее вводить документ из меню Документы , а не в журнале. Не надо забывать, что документ, выбранный в меню Документы , всегда пустой, невозможно увидеть раннее введенный документ в этом режиме. Кроме того, продолжить цепочку документов путем ввода на основании можно только в журнале, поэтому предпочтительнее вводить новый документ в соответствующем журнале. Чтобы ввести новый документ в журнале, необходимо:
1. Выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Новый .
2. Из списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку OK .
3. Заполнить предложенное диалоговое окно документа.
4. Для ввода и проведения документа в журнал нажать кнопку OK .
Просмотр и редактирование документа
Открыть выбранный в журнале документ для просмотра и редактирования можно несколькими способами:
✓ нажать клавишу <Enter>;
✓ дважды щелкнуть левой клавишей мыши на выбранном документе;
✓ нажать кнопку Изменить на панели инструментов окна журнала. По окончании просмотра и редактирования необходимо нажать кнопку OK для сохранения сделанных изменений и проведения документа или кнопку Отмена для отказа от сохранения. После нажатия кнопки Закрыть изменения будут сохранены, но проведения документа не будет. Напомним, что под проведением понимается создание операций с регистрами.
Ввод на основании
Ввод на основании очень важен в схемах движения документов. В дальнейшем при описании схем движения документов мы будем пользоваться этим механизмом. Данный механизм позволяет корректно вести учет заработной платы. Чтобы ввести новый документ на основании выбранного, необходимо:
1. Выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Ввести на основании .
2. Из списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку OK .
3. В выданном на экран диалоговом окне ввести необходимые реквизиты документа.
4. Для ввода документа в журнал нажать кнопку OK .
Копирование документа
Иногда бывает удобно вводить документы путем копирования существующих, например, при вводе нескольких документов от одного контрагента.
Скопировать документ можно несколькими способами:
✓ выбрать в журнале документ, который необходимо скопировать;
✓ выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Копировать .
В выданном на экран диалоговом окне необходимо исправить требуемые реквизиты документа и для ввода документа в журнал нажать кнопку OK .
Пометка на удаление
Документы из журнала сразу не удаляются. Программа вначале должна проверить существующие ссылки на этот документ, поэтому документ можно только пометить на удаление. В случае необходимости его можно удалить в режиме "Удаление помеченных объектов". Пометить выбранный документ на удаление можно несколькими способами:
✓ выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Пометить на удаление ;
✓ нажать кнопку Пометить на Удаление на панели инструментов окна журнала;
✓ нажать клавишу <Del>;
✓ нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт Пометить на удаление . В выданном после этого диалоговом окне необходимо подтвердить пометку на удаление документа, нажав кнопку OK.
Поиск
При обилии документов в журнале поиск нужного документа бывает затруднительным. Самый простой способ — быстрый поиск. Для быстрого поиска необходимо установить указатель в той графе журнала, в которой необходимо осуществить быстрый поиск, и набрать на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в данной графе. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.
В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>.
...
При поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем без разделительной точки месяц, и последним — день, например "990512" (12 мая 1999 года). При поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала — с разделителями часов и минут. При поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.