Композиционное размещение НВК и оптимизация связи между НВК и вербальными составляющими. Ошибкой является случайность позиции НВК в тексте. Как показывает исследование реальных текстов, часто приходится принимать решение либо о вынесении НВК на отдельный фрагмент носителя, либо о представлении НВК в качестве приложений, хотя это решение имеет свои негативные стороны, обусловленные образующейся дистанцией между связанными фрагментами текста.

Полихромное решение НВК: целесообразность и противоречия. Ошибка заключается в том, что выбирается решение, не гармонизированное с характером документа, использование полихромного решения разрушает структурно-стилевое и эстетико-функциональное единство документного текста.

Обеспечение вокруг НВК достаточного свободного пространства для улучшения параметров контрастности и разбираемости его элементов. Это условие требует реализации и при большом количестве НВК в документе. Большие доли свободных участков носителя делают работу с ДТ более удобной, создают впечатление большей аккуратности и эстетичности документного текста. Ошибка заключается в диспропорциональных или нерациональных решениях текстового пространства для НВК и вербальных компонентов.

Исключение избыточного использования НВК; отказ от малоинформативных НВК. Условие является самоочевидным, поскольку актуализирует общий принцип о негативных последствиях избыточности и дублирования в условиях коммуникации. Ошибка проявляется в неоправданном или профессионально необусловленном желании сделать документный текст более эффективным за счет «гиперэстетичности» и «гипераргументированности». Следствие – появление избыточных документных фрагментов, включающих НВК малоинформативного и/или декоративного характера.

В процессе работы с документами различных видов становится ясно, что повышение эффективности специальной коммуникации требует разработки оптимального алгоритма и правил комбинирования текстовых компонентов различной сложности и природы.

В разделе IV рассматривались общие вопросы обработки ДТ на различных лингво-технологических этапах их подготовки. Отмечалось, что правка является сложной лингвистической процедурой, включающей несколько этапов; каждый этап имеет собственное содержание.

Чаще всего рассматривают следующие составляющие правки: правку-вычитку, правку-сокращение, правку-обработку и правку-переделку. Однако есть опасение, что такой подход, во-первых, порождает вопрос о характере различий между содержанием таких понятий, как правка и редактирование, и, во-вторых, создает проблемы с наполнением видов правки конкретным лингвистическим и технологическим содержанием. Отойдя от приведенной схемы, определим реальные этапы правки текста на пути от его исходного, чернового варианта до получения законченного варианта ДТ.

Этап правки, связанный с подбором и оценкой фактических данных. На лингвистическом уровне этот этап сопряжен с выбором языковой формы представления фактического материала. Потребуют внимания и возможного исправления топонимические и ономастические данные; проверяются цитированные фрагменты, включенные в текст документа и количественные данные.

Этап правки, ориентированный на типологизацию документа. Этот этап иногда связан с уточнением и формулировкой заголовка ДТ. Проблема заключается в том, что многообразие и изменяемость ДТ не всегда дают возможность сразу определить необходимый текстовый тип. В этой ситуации необходимо выбрать вид и заголовок ДТ, которые в наибольшей мере соответствуют ситуации, уровню и функциональной задаче. Заголовок определяет форму, средства, тональность ДТ; отсюда – выбор обращений, форм, средств, композиции.

Этап правки, связанный с выбором оптимальных средств документа. Для этого этапа основная лингвистическая работа заключается в рассмотрении всех возможных способов формулирования фрагментов документа. При этом вариантность формулировок не должна входить в противоречие с нормирующими требованиями и стилистическими критериями. Проблема внутристилевой и даже внутрижанровой вариантности вербальных и невербальных средств является одной из наиболее актуальных проблем правки ДТ. При высокой степени стандартизации некоторых лингвистических объектов возможности выбора упрощаются, поскольку этот этап правки реализуется посредством максимальной ориентации на образцы и другие унифицирующие инструменты.

Этап правки, ориентированный на принятие окончательных речевых решений. В наибольшей степени лингвистическая сторона этого этапа проявляется в процессе терминологического редактирования, в выборе форм обращений, в композиционной организации ДТ и в анализе лексико-фразеологических единиц, участвующих в построении текста. Лексико-фразеологическая правка предполагает нахождение предпочтительных форм терминов, штампов, клише, свободных лексико-фразеологических единиц. На этом этапе законченный вид приобретают предложения, их компоненты. Это относится как к организации структуры с позиций типологии предложений, так и к порядку входящих в них элементов. Известно, что использование таких синтаксических приемов, как инвертирование конструкций, построение протяженных сочинительных образований, рубрикация в сложном предложении и ряд других приемов синтаксического уровня создают дополнительный фон воздействия, повышающий эффективность коммуникации.

Этап правки, связанный с пунктуационно-орфографическим контролем. Сложность лингвистических параметров деловых документов проявляется в повышенной вероятности допуска пунктуационных и орфографических ошибок. Увеличение числа орфографических ошибок связано с использованием в текстах документов большого количества лексико-фразеологических единиц, заимствованной лексики, других элементов лексико-фразеологического уровня с ограниченной сферой употребления и, следовательно, с орфографической структурой, слабо закрепленной в сознании носителей языка. К орфографическим ошибкам необходимо отнести неоправданную и произвольную аббревиацию. В процессе правки корректируются сокращения, имеющие отступления от допустимых норм аббревиации.

Уже упоминавшееся усложнение синтаксической структуры документных текстов предопределяет рост пунктуационных ошибок. Логика предложений, рубрикация сложных конструкций, соподчинение и сложные сочинения осложняют пунктуационный фон, увеличивают число относительно редко используемых в иных формах речи знаков препинания, например, таких как тире, двоеточие, точка с запятой. Анализ синтаксических особенностей ДТ связан также с возможным сокращением текста без нанесения ущерба его функционально-содержательным параметрам.

Этап правки, предполагающий композиционно-реквизитный контроль. Этот этап затрагивает большой комплекс лингвистических параметров документа.

1. Если взаиморасположение и взаимосвязь частей документа рассматривать как композиционную лингвистическую характеристику, то при правке корректируют отношения и расположение частей ДТ.

2. При правке потребуется оценка соразмерности частей ДТ и параметров, определяющих общий размер текста. Здесь основной принцип – формально-функциональная достаточность. Краткость и одноаспектность текста там, где они достижимы, делают ДТ быстрочитаемым, функциональным, удобным для обработки.

3. Рубрикация текстов может иметь различный характер. Контроль рубрикации происходит по сложившимся правилам и с использованием типовых ориентиров.

Кроме мобилизации накопленного опыта, правка предполагает использование лингвистических инструментов: словарей, справочников, сборников типовых текстов, стандартов. Подготовка соответствующих справочно-методических пособий – одна из актуальных комплексных задач, в разрешении которой заинтересованы как практики, так и исследователи документационных процессов.

Эффективная оценка результатов правки может проводиться лишь в косвенных формах; качество ДТ, стабильность их исполнения, адекватность средств, форм и организации, соответствие коммуникативным задачам могут оценить лишь сами коммуниканты, связанные устойчивыми документными отношениями.