Третья особенность – различная природа и доказательно-иллюстративные возможности используемых документных средств.

Четвертой особенностью является регулируемость документных средств, их закрепляемость с помощью тех или иных регулирующих, стандартизирующих или унифицирующих инструментов. Регулируемость, контроль документных средств осуществляется с помощью унифицирующих и стандартизирующих инструментов, включающих, например, списки терминологических единиц, которые должны использоваться в документных текстах. Регулируемость может осуществляться через словари или путем составления примерных или типовых текстов, в которых представлены самые устойчивые, воспроизводимые в текстах конкретной типовой группы документные средства.

Пятая особенность средств документной коммуникации – их ориентированность на письменные формы коммуникации. Даже устные виды документной коммуникации несут на себе яркий отпечаток письменных форм коммуникативной деятельности.

Шестая особенность документных средств – их неслучайность, они очень тесно связаны с конкретными ситуациями, направлены на их разрешение. Для документных средств характерен заметный историзм, приобретающий окраску коммуникативного консерватизма, закрепленности, употребления, восходящего к принципу: «так следует, это средство необходимо, потому что в результате практики сформировалось правило, тенденция, устойчивый принцип использования».

Дальнейшее развитие всего спектра документных средств существенно расширит спектр принципиальных параметров документных единиц, а их изучение углубит представление о качественных и количественных признаках документных текстов.

Документоведение как теоретическая дисциплина, изучающая документы, их классификации, функции, коммуникативные и технологические параметры, всегда испытывала сложности с определением термина документ. Широта использования этого термина вносит дополнительные сложности в конкретизацию и однозначность определения. В научно-технической сфере существуют свои определения документа, в библиотечно-библиографической практике – свои. Вероятно, какие-то аксиомы позволяют включать этот термин в системно-понятийные отношения предметных областей, что приводит к аспектному, «внутрипредметному» определению этого важнейшего термина. Совершенно очевидно, что дискуссии по поводу определения (дефиниции) термина документ будут продолжаться.

Обратимся к определению термина документ, которое представлено в стандарте ГОСТ Р 51141-98: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Для нас очень важен тот момент определения, который предполагает фиксацию информации. Использование для этой цели языковых средств является первым и самым общим основанием для рассмотрения документа как лингвистического объекта.

Следующим признаком, относящим документ к лингвистическим объектам, является вхождение в его состав в качестве основного содержательного компонента текста – сложного лингвистического образования, создание и обработка которого во многом содействовала формированию такого учебного и исследовательского направления, как документная лингвистика.

Создание документного текста с использованием лексико-фразеологических и синтаксических единиц языка ставит вопрос о принципах отбора слов и фразеологизмов, реализуемых в документных текстах. Без изучения лексического и фразеологического состава документных текстов невозможно говорить об отборе единиц, которые допустимо использовать в документной коммуникации, об унификации документных средств и о построении терминологических стандартов для всех направлений документной коммуникации. Исследование особенностей синтаксических единиц, характерных для документных текстов, важны для оптимизации документных текстов, для выбора таких синтаксических решений, которые являются приемлемыми для многочисленных жанровых групп современных документов.

Документы являются лингвистическими объектами, поскольку они используют широкий спектр знаковых средств для закрепления положений, которые важны для общества и его членов. Здесь необходимо решить вопросы состава и регулирования текстовых средств. Становится актуальной задача построения словарей документных текстов, описание правил их создания. Правил, при которых средства создания документных текстов не конфликтуют с управленческими, коммуникативными, юридическими и иными сторонами документов, содержащих документные тексты.

Одной из наиболее сложных и интересных задач является рассмотрение документных текстов в международной официально-деловой коммуникации. Перевод документных текстов, сопоставление правил их создания в различных лингвокультурных средах – важные исследовательские и практические задачи.

Именно при создании документных текстов самым жестким и последовательным образом реализуется такая система действий, как нормирование языковых средств. Регулируемость состава документных текстов, необходимость следовать стандартам, примерам, типовым текстам содействует разработке принципов языковых ограничений, поиску разумного сочетания между ограничительными операциями и нахождением оптимальных средств для речевого описания ситуаций.

Эти обстоятельства способствуют развитию новых направлений в документной лингвистике – разработке правил создания языковых стандартов.

Отнесение документа к лингвистическим объектам обусловлено и тем, что в ряде лингвистических школ все мощные совокупности документов, которые участвуют в официально-деловой коммуникации (в ряде случаев сюда же относят и документы научно-технической коммуникации), служат основой для разработки теории и практики функциональных стилей. Лингво-технологические операции, которые реализуются в процессе создания и обработки документов, включают действия, имеющие безусловно лингвистический смысл и содержание, определяемые правилами, которые создала для себя лингвистика: построение текста, его орфографическая, морфологическая и пунктуационно-синтаксическая правка, редактирование, выбор лексико-фразеологических средств, построение словарей как практических и исследовательских инструментов. Таким образом, лингвистического в документе не меньше, чем документно-технологического, управленческого или профессионально-коммуникативного. Просто документ может рассматриваться в различных аспектах. Безусловное влияние лингвистических составляющих позволяет видеть в документе сложный объект, имеющий основания для изучения в рамках лингво-коммуникативного анализа.

Отмечая особенности документного текста как сложного лингвистического объекта, завершенного в смысловом отношении, имеющего свойство целенаправленности и обладающего коммуникативным смыслом, рассмотрим следующее определение.

Документный текст (ДТ) – функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным коммуникативным компонентом документа, скрепленное модальностью, являющейся производной от функционально-нормативных условий документной коммуникации и соответствующее унифицирующим или стандартизирующим правилам.

Основные особенности ДТ могут проявляться в различных аспектах. Однако с точки зрения документной лингвистики отметим следующие.

Высокий уровень унифицированности. Относительно всех основных параметров документов действуют системы ограничителей и регуляторов в виде стандартов, унифицирующих инструментов. В значительной степени эти ограничительные и регулирующие механизмы работают при выборе и организации языковых средств, используемых в текстах документов. Известно, что ГОСТ Р 6.30-2003 не только определяет состав и позиции реквизитов организационно-распорядительных документов, но и предписывает использование определенных лингвистических средств в тех или иных позициях документного текста. Унификация, реализуемая в отношении лингвистического состава документных текстов, связана с унификацией самой системы документации. Если понимать унификацию как приведение к единой форме, к единообразию, то в отношении документных текстов это означает высокий уровень единообразия лексико-фразеологических единиц, используемых в ДТ одной функциональной группы; наличие унифицирующих правил, образцов и списков лингвистических средств, которые должны использоваться в документных текстах. Унификация реализуется и через придание документным текстам единого внешнего вида, что связано с таким лингвистическим параметром, как композиция текста.