Письмо в целом и каждый его компонент имеют совершенно определенную функциональную отнесенность. Заметим, что конкретный вид реальной ситуации потребовал создания текста, который не является совершенно свободным, произвольным по форме, по выбору используемых лингвистических средств. Характер ситуации обусловил соответствующий вид речевой реакции в форме такого текста, входящего в документ. Вид речевой реакции оказывается коммуникативно уместным, соответствующим ситуации и способствующим ее решению.

На характер изложения информации в тексте и на выбор текстовых средств также влияет общий смысл информации, которая должна быть изложена. Смысл определяет выбор речевых средств, которые затем рассматриваются как соответствующие содержанию информации, условиям функционирования текстов, в которых эти средства используются. Происходит закрепление определенных групп речевых средств за типовыми группами текстов, которые, в свою очередь, формируют устойчивые связи с реальными внеязыковыми производственными ситуациями.

Общая модель коммуникации достаточно полно представляет реальные речевые акты в обобщенной форме. Под речевым актом будем понимать речевое действие, имеющее целенаправленный характер, совершаемое с участием двух, как минимум, субъектов речевой деятельности и использующее правила и систему речевых средств, принятых в том обществе, которому принадлежат субъекты, участвующие в речевом действии. Если рассмотреть множество речевых актов, то обнаружатся общие закономерности в их подготовке и в осуществлении. Эти закономерности, наличие общих предпосылок, обусловливающих повторение речевого поведения, выбор речевых средств и неотделимость речевых сопровождений от жизненных ситуаций позволяют говорить о типовых речевых ситуациях. При оценке типовой речевой ситуации со стороны адресанта (отправителя, передатчика) речевого сообщения, при осознанном речевом взаимодействии всегда обнаружится цель речевой коммуникации.

^{Рис. 1. Модель типовой речевой ситуации}

Типовой характер речевой ситуации заключается не только в устойчивости модели, которая приведена на рис. 1. Устойчивы при типовых речевых ситуациях следующие отношения:

1. Отношение между характером ситуации и речевым поведением субъектов, осуществляющих коммуникацию в этой ситуации.

2. Отношения между однотипными ситуациями и выбором видовых групп знаковых средств, которые будут использоваться в ситуациях определенного типа.

3. Отношения между повторяющимися реальными ситуациями и видами текстов, которые являются наиболее эффективными для разрешения ситуаций данного вида.

4. Отношения между сходными ситуациями и моделью или описанием такого речевого поведения, которое наиболее эффективно для участников взаимодействия в этих ситуациях.

Для документной коммуникации понятие типовой речевой ситуации особенно важно. Закрепление определенного вида документа за конкретным типом деловой, научной или технической ситуации предполагает, что и основной лингвистический компонент документа – документный текст – будет иметь принятый коммуникативным сообществом вид. Следовательно, при сходных условиях воспроизводится принятый вид документной реакции, при использовании одного и того же вида документного текста в значительной степени повторяются лексические, фразеологические и даже синтаксические решения.

Выделяя из социальной коммуникации одну из форм – документную коммуникацию, отметим, что ее реализация требует ограниченных по спектру средств, условий осуществления и правил, по которым эта коммуникация осуществляется. Для документной лингвистики важны все три аспекта.

Если говорить об общих правилах осуществления документной коммуникации, то для документной лингвистики всегда принципиальным являлся выбор таких лингвистических средств, которые устойчиво используются в документных текстах. Общие правила документной коммуникации заставляют обращать внимание на сложившиеся правила подготовки документных текстов. Правила включают: а) типологический выбор документа, соответствующего конкретной внеязыковой ситуации; б) соблюдение правил, которые бы обеспечили подготовку такого документного текста в составе документа, соответствующего установившейся и закрепленной унифицирующими документами практике; в) учет правил, имеющих технологический характер: подготовка вариантов-черновиков текста, редактирование по содержательным и формальным параметрам, вычитка, оформление на носителе. Соблюдение всех этих правил включает совершенно очевидные лингвистические составляющие, или же полностью на них основано.

Условия документной коммуникации также в значительной степени влияют на состав используемых знаковых средств. Высокий уровень формализации специальных и профессиональных отношений во многом определяет сужение набора лингвистических средств, которые могут быть использованы в документной коммуникации. Установление типовых форм деловой коммуникации, выработка устойчивых алгоритмов, по которым строится последовательность коммуникативных действий, анализ влияния факторов времени, совершенствование технологического обеспечения документной коммуникации, связанное прежде всего с внедрением электронного документооборота, – все эти составляющие влияют на выбор средств, используемых в документных текстах.

Используемые документные средства, если рассматривать их самые общие признаки, имеют следующие особенности и свойства.

1. Ограниченность лексико-фразеологического состава, используемого при создании документных текстов. Относительная устойчивость этого состава для текстов одной документной группы.

2. Высокая степень неравномерности использования лексико-фразеологических средств различных лексико-семантических и лексико-грамматических групп: нейтральная в эмоционально-оценочном отношении лексика, терминологические единицы, канцеляризмы, речевые клише. Отметим ограниченное использование таких единиц, как местоимения, невозможность использования междометий и звукоподражательных слов.

3. Использование цифровых, буквенно-цифровых и специальных графических средств, являющихся специальными кодами, номенклатурными наименованиями. Часто создаются комплексные текстовые группы, включающие различные по природе знаковые средства: …В соответствии с приказом от 26 октября 2006 г № 146/17 Т.Р. Никифоров передал заведующей канцелярией ООО «Ника» С.В. Копанюк документацию на охранную систему СТО-5…

4. Возможность включения в документный текст табличных и графических компонентов. Включение таких компонентов для некоторых классов документов может быть обязательным или желательным. Например, в тексте акта:

5. К средствам документной коммуникации, при широком понимании термина «документ», могут быть отнесены такие графические средства, как диаграммы, графики, принципиальные схемы и блок-схемы. Некоторые классы документов включают в свои тексты фотографические компоненты, эскизы, карты, другие относительно редко используемые символьно-графические документные средства.

Широкий типологический состав современных документов делает этот список далеко не завершенным, но состав элементов документных текстов, их взаимодействие и условия сочетания, совместного или раздельного использования требуют глубоких и целенаправленных исследовательских действий.

Разнообразие документных средств, их возможное комбинирование в процессе создания текстов объясняются в том числе различными свойствами используемых средств. Выделим основные свойства только тех систем документных средств, которые перечислены выше.

Первая особенность состоит в том, что документные средства ориентированы на однозначное и определенное отражение содержания.

Вторая особенность – возможность совместного использования различных документных средств для повышения надежности коммуникации и придания ДТ смысловой однозначности. Совместное использование средств построения текстов повышает коммуникативно-содержательную определенность документа, сокращается возможность неверных толкований ДТ и его частей.