Классификация проблемы

Нам нужен ответ на вопрос: в чем главная причина проблемы? Все они по определению делятся на три категории.

♦ Категория № 1. Системная

Проблема заключается в отсутствии системы или в ее несовершенстве.

♦ Категория № 2. Внутренняя

Я сам являюсь главной причиной проблемы, это происходит из-за меня, потому что я что-то делаю или чего-то не делаю.

♦ Категория № 3. Внешняя

Кто-то другой или что-то другое является основной причиной данной проблемы.

Запишите тип своей проблемы, чтобы понимать, с чем вы столкнулись. Возможно, у вас две категории проблемы, тогда одна из них будет главной. От понимания истоков проблемы зависит порядок дальнейших действий.

Если причина внутренняя или внешняя, опишите проблему еще раз так, чтобы она стала системной.

Системная проблема заключается в отсутствии систем, дающих нужный результат. Обычно проблема является результатом отсутствия системы, которая должна была предотвратить сложную ситуацию или дать другой результат.

Что нужно сделать для того, чтобы переписать проблему как системную?

1. Деперсонализировать проблему.

Проблема больше не относится лично к вам, а заключается в отсутствии систем предотвращения проблемной ситуации.

2. Сфокусироваться на нужном вам результате.

Если нужный результат – определенный уровень продаж, а ваш отдел продаж никак не может его достичь, значит, пока у вас нет системы, которая гарантировала бы постоянный обьем продаж на требуемом уровне.

Это не финальный вариант, а скорее поворотная точка. Поэтому пусть все будет криво, косо и даже неправильно. Сейчас важно просто переписать проблему в системном ключе.

В дальнейшем мы ответим на серию вопросов, и это поможет вам до щелчка повернуть свой ответ и подведет к правильному решению.

Условия возникновения проблемы

Определите условия, в которых проявляется проблема.

♦ Как, где, когда и при каких условиях проблема проявляется?

Приведите несколько примеров. Даже если ваша проблема проявляется везде. Допустим, такая ситуация возникает каждый третий понедельник каждого месяца, когда я выполняю определенное действие. Или, например, всякий раз, когда я чищу зубы, они у меня болят.

♦ Как именно данная проблема влияет на бизнес?

Какие негативные результаты появляются в нашем бизнесе из-за этой проблемы? Где, каким образом?

♦ Каких результатов я не могу достичь в бизнесе из-за наличия данной проблемы?

Приведите конкретные примеры.

♦ Добавьте к своим ответам примерные цифры, чтобы обсчитать влияние данной проблемы на бизнес.

Это необходимо, чтобы вы не считали абстрактную «упущенную прибыль», а видели влияние проблемы в конкретных цифрах. Скорее всего, у вас не получится подсчитать точно, но представьте хотя бы примерную сумму, чтобы видеть ее порядок.

Системные рамки

Переводим решение данной проблемы в системные рамки.

♦ Какая система в состоянии помочь избавиться от ситуаций, приводящих к возникновению данной проблемы?

♦ Какие результаты будет выдавать такая система?

♦ Запишите и продолжите следующее предложение: «Настоящей проблемой в моем бизнесе является отсутствие системы, которая должна…»

Подумайте и запишите свое системное решение.

Подтвердите свое решение

Подтвердите решение избавиться от данной проблемы.

♦ Действительно ли я хочу «вылечиться» или готов и дальше жить с этой проблемой?

Это очень важная точка, а не риторический вопрос. В системном описании проблемы иногда видно, что ее системное решение может потребовать огромного количества ресурсов. А их у вас на сегодняшний день нет.

Может так получиться, что вы взяли небольшую проблему, а ее решение будет стоить гораздо больших ресурсов, чем привычка жить с ней. В любом случае оно должно быть осознанным. Когда вы переведете проблему из своего описания в системное, необходимо принять решение – идем дальше или «продолжаем носить продукты в авоське», так как машина не по силам.

Займитесь дизайном

Если вы все-таки решили избавиться от проблемы, начните этот процесс с дизайна конкретной детальной системы по ее решению и предотвращению похожих ситуаций.

Возьмите отдельный лист бумаги для создания дизайна элементов подобной системы с помощью ответов на вопросы.

♦ Кто будет ответственным за дизайн системы?

Скорее всего, это вы. Тем не менее если у вас большая компания и вы видите системную проблему, решение которой можно переложить на чужие плечи, вероятно, именно это вы и захотите сделать.

♦ Какие основные шаги нужно включить в систему?

Опишите, какие последовательные действия или шаги (основные модули) в этой системе должны быть, чтобы она работала.

♦ Какие шаблоны и документы потребуются?

Задача системы – исключить необходимость в принятии решений. Их алгоритм должен быть встроен в систему, которую вы создаете.

Обычно в качестве дополнения к системе идут шаблоны, документы и чек-листы. Вы должны понимать, что из них понадобится, прописать все необходимые документы на уровне заголовков: шаблон для того, чек-лист для этого и т. д.

Помните, что шаблонов должно быть достаточно для выполнения задачи, а лишние будут мешать. Не пытайтесь завалить людей шаблонами – тогда у них возникнут проблемы с выбором, что и когда использовать.

♦ Какие элементы управления должны присутствовать в системе?

Как вы (или кто-то другой) будете ею управлять? Важно понимать, что в данной ситуации вы можете играть разные роли.

1. Быть исполнителем и менеджером в системе.

2. Быть менеджером, а само действие передать кому-то другому.

3. Быть исполнителем, при этом управлять будет кто-то другой.

4. И управлять, и все делать будут другие люди.

Вам необходима инструкция, то есть понимание, какие именно элементы управления должны присутствовать в системе, какая отчетность необходима, как должен осуществляться контроль и т. д.

Опишите заголовками все необходимые скрипты.

♦ Какое обучение должно быть включено в систему?

Человека, который будет работать по системе, нужно обучать. Опишите, какое обучение необходимо для работы с вашей системой.

♦ Какие процедуры внедрения и контроля должны присутствовать в системе?

Если в процедурах управления, которые вы описали выше, не было процедур внедрения и контроля, дописывайте их на этом этапе.

Важно: если ваша система обозначена как «система управления и контроля», для нее все равно необходимо прописывать систему контроля.

Например, у вас есть сотрудник, и вы прописываете систему, по которой будете им руководить и контролировать его работу. А потом формируете систему контроля за выполнением этих действий.

Таким образом, первую систему вы можете написать для менеджера отдела, который будет управлять работниками. Вторую систему управления и контроля составляете для директора, который будет управлять менеджером этого отдела.

♦ Как о новой системе узнают все работники?

♦ Как система будет внедряться?

Начните внедрение и дизайн системы прямо сейчас!

Приступайте к оформлению дизайна и внедрению системы.

Ни в коем случае не откладывайте это «на потом»!

Теперь можете посмотреть на проблему, о которой вы заявили, и на решение, к которому пришли. Я уверен, что между этими двумя точками будет большая пропасть.

Ваша задача – описать три свои проблемы и три системы по их решению. Кроме того, укажите, что именно вы уже внедрили.

Бланк «Выявление ключевых проблем»