К типовым относятся: шаблоны, чек-листы, счета-фактуры, прайс-листы, каталоги и т. п.
Для каждого процесса вашего бизнеса надо определить, какие типовые документы должны сопутствовать каждому вашему шагу. В идеале каждому шагу должен соответствовать хотя бы один типовой документ.
Если вы дошли до этой точки, вы уже на 90 % впереди своих конкурентов. Больше 90 % бизнесов, которые «благополучно» развиваются, до конца не понимают свою работающую структуру.
Именно поэтому, если что-то случается с одним из менеджеров или исполнителей, владельцы хаотично пытаются найти нового человека, чтобы он построил новые процессы с новыми документами так, как ему было привычно на прошлой работе.
Необходимо, чтобы сотрудник вписался в вашу систему. При ее отсутствии человеку некуда вписываться. Соответственно, при замене ключевого работника в компании неминуем хаос.
Интеллектуальные карты
Заключительный этап данной главы – все, что вы написали и нарисовали, необходимо оформить в интеллектуальную карту (MindMap). Причем вы можете сделать это так, как вам удобно, – используя MindMap, Microsoft Visio, оформить в Word квадратиками либо взять большой лист бумаги и нарисовать ручкой. Мы рекомендуем бесплатную программу XMind (http:// www.xmind.net).
По каждому модулю нужен файл, который бы описывал процессы производства, продажи, дополнительные процессы вашей компании и содержал бы список типовых документов.
Не поленитесь, потратьте ежедневно один час в течение следующей недели на описание процессов и создание типовых документов, хотя бы самых простейших.
Бланки «Основные процессы компании»
М03-01. Процесс производства
Начинайте с процесса производства (закупка – производство – упаковка – контроль качества – доставка – сервис), будь то производство продуктов или услуг.
Если вы ничего не производите, а только покупаете и продаете свои товары (услуги), описывайте бизнес-процессы как они есть, пропуская некоторые блоки (например, «Производство»).
Так, если вы продаете только свои консультации, цепочка будет выглядеть следующим образом: «производство/доставка/ консультации – обратная связь – последующая помощь (коучинг)».
_________________________________________________
М03-02. Продажи
Теперь опишите процесс привлечения новых потенциальных клиентов и продажи им ваших товаров (услуг).
Сделайте это отдельно по процессу продажи новым и процессу продажи существующим клиентам.
_________________________________________________
М03-03. Вспомогательные процессы
На этой стадии опишите все вспомогательные процессы своей компании:
♦ бухгалтерия;
♦ юридический отдел;
♦ ИТ-отдел;
♦ другое.
_________________________________________________
М03-04. Управление
Опишите процессы управления отделами и компанией в целом.
A. Контроль качества (+ обратная связь от клиентов).
Б. Планирование (и принятие стратегических решений).
B. Управление исполнителями.
_________________________________________________
М03-05. Типовые документы
Добавьте к описанию своих процессов типовые документы, которые вы уже используете в компании.
_________________________________________________
М03-06. MindMap
Теперь все, что вы описали в этом модуле, сделайте в цифровом виде (MindMap в XMind/FreeMind/MindManager или алгоритмы в Microsoft Visio). Приложите отсканированные документы и запакуйте в архив.
Если вы работаете по этой программе у меня в коучинге, высылайте все документы мне на проверку и для получения обратной связи.
Модуль № 4. Организационная структура
Эта книга – своего рода компромисс между простотой, с которой нужно начинать трансформацию бизнеса, и оперативно получаемыми результатами.
Наша задача – в ограниченное количество времени за минимальное количество шагов объяснить вам самые простейшие задания. Чтобы вы смогли увидеть свой бизнес со стороны и, оптимизируя в нем ключевые процессы, получить первые результаты.
Фактическая организационная структура компании
Описание структуры вашей компании мы начнем с описания владельца. Для этого нарисуйте квадрат и впишите в него фамилию того, кто владеет компаний. Если вы один – совсем просто, пишите «я».
Итак, вам необходимо понимать, кто владеет компанией, как владельцы связаны с бизнесом, какую отчетность им предоставляет бизнес и с какой периодичностью, какие юридические и финансовые документы закрепляют договоренности между собственниками и бизнесом, как идут финансовые потоки от бизнеса к собственнику и обратно и т. п.
Эти вопросы напишите рядом с квадратом (не внутри), чтобы понимать, как у вас все работает.
Сначала нужно указать по фамилиям тех, кто стоит на конкретных позициях: владельцы, руководители, менеджеры, работники и т. д. Добавьте к каждому фрагменту структуры конкретных людей.
Проведите пунктирную линию и ниже укажите все руководство (директорат) компании. Здесь у вас будет генеральный директор, за ним обычно идет коммерческий директор, финансовый, директор производства и т. д.
Нарисуйте квадраты с именами руководителей всех отделов, а также их подчиненных.
Поскольку ваш бизнес может быть в зародыше, ничего страшного, если вы укажете на всех позициях самого себя. Единственное: если вы один, то не имеет смысла рисовать несколько квадратов, клонируя себя в каждый – мы позже это проработаем. Сейчас достаточно и одного квадрата.
Снова проведите пунктирную линию, отделив руководителей, и ниже укажите в квадратах-блоках важнейшие бизнес-процессы компании (мы выделяли их в предыдущем модуле). Если вы один в разных отделах, то опять пишите везде себя.
Посмотрите на готовую структуру. У вас должна была получиться относительно простая схема, которая демонстрирует «скелет» компании на данный момент. Если вы видите в большинстве блоков надпись «я» – это нормальная ситуация для стартапа.
Должностная организационная структура компании
Теперь наша задача – разбить все функции по отдельным должностям. Зачем это надо?
Допустим, у вас есть работник, который и швея, и плотник, и уборщик, и продажник, и сапожник, и помощник. То есть он делает все. Проблема в том, что при необходимости замены крайне сложно найти второго такого человека.
К тому же относительно сложно его обучить. Вы же не будете кого-то нанимать и говорить: «Ты будешь делать все, что делал Вася. Вася, передай Пете свои дела». Это гарантия появления новой проблемы, а не решения старой.
Вам необходимо взять Васю, который делает все, и разбить его задачи на несколько должностей: Вася как владелец, Вася как руководитель компании, Вася как руководитель отдела продаж. Так пропишите все отделы, которые обозначали на предыдущем этапе.
На данном этапе мы как бы клеим ярлыки всем бизнес-процедурам, которые обозначили ранее. Выделяем каждой процедуре в качестве ресурса необходимые ей должности. Это сильно облегчит работу в будущем, когда вы будете прописывать должностные инструкции.
Теперь мы разветвляем вышеописанную структуру и рядом с каждой должностью прописываем, кто именно этим занимается. Опять же, если все делаете вы – так и пишите. Если одним процессом заняты несколько человек, внесите их в один квадрат.
Помните о том, что не стоит излишествовать: если в вашей техподдержке всего один звонок в год, вам не нужен директор техподдержки отдельно от менеджера этой службы. Не стоит слишком разветвлять структуру компании. Можно до бесконечности выдумывать должности, но лучше вовремя включить тормоз.