Фрилансеры, поставщики и партнеры

Зачастую в компании есть люди, которые выполняют какие-либо функции, при этом не являясь ее частью. Это могут быть переводчики, курьеры, разного рода фрилансеры и компании, которым вы отдаете на аутсорсинг некоторые функции или процессы фирмы.

Эту категорию людей тоже необходимо учитывать, чтобы обезопасить свой бизнес в будущем. Поэтому дописывайте в организационную структуру всех партнеров, фрилансеров, аутсорсеров и поставщиков.

Связи между должностями

Добавьте связи: нарисуйте линии связи между отделами, пометив, кто кому подчиняется.

Напоминаю, что не стоит излишествовать. Ваша задача – сделать работу над бизнесом проще, а не сложнее.

Оптимизация структуры компании

Взгляните на получившуюся структуру и подумайте: есть ли дублирующие связи? Излишние роли? Что можно упростить?

Ваша задача № 1 – избавиться от бардака и навести порядок в голове и бизнесе. Когда вы смотрите на структуру, все должно быть просто, понятно и максимально логично.

Ваша задача № 2 – подумать о том, что произойдет, если вы потеряете какого-то человека в том или ином звене. Сможете ли вы его оперативно заменить?

Подсказка: у вас всегда должен быть план Б, который позволит быстро найти любую замену и обучить нового человека с помощью детальных инструкций.

Подумайте, что вам потребуется для такого плана (документы, шаблоны, обучение, ресурсы, резервы), и задокументируйте это. Так вы снижаете собственные риски при возникновении критических ситуаций.

Бланки «Организационная структура вашей компании»

М04-01. Фактическая организационная структура компании

1. Начните с самого верха – с владельцев бизнеса.

Как они связаны с бизнесом? Какую отчетность и с какой периодичностью им предоставляет бизнес? Какие юридические и финансовые документы закрепляют договоренности между собственниками и бизнесом? Как идут финансовые потоки от бизнеса к собственникам и обратно?

В каждый прямоугольник здесь и в дальнейшем вписывайте должности людей и их фамилии.

2. Теперь займитесь руководством компании.

Нарисуйте прямоугольник для генерального директора компании. Под ним расположите других директоров (обычно это коммерческий и финансовый директора, директор производства и пр.).

Затем рисуйте руководителей отделов и их подчинение своему руководству.

3. Займемся отделами.

Распишите структуру каждого отдела по должностям и связи подчинения между работниками.

В результате предыдущего шага вы могли получить немного запутанную структуру: некоторые люди могут одновременно занимать несколько должностей и, соответственно, подчиняться нескольким руководителям.

Это усложняет управление компанией, а также процесс поиска и замены работников. Особенно если они являются ключевыми и на них завязано несколько важных бизнес-процессов. Поэтому мы переходим к следующему шагу.

М04-02. Должностная организационная структура компании

1. Должности.

Возьмите организационную структуру компании, которую вы составили во время предыдущего шага, и распределите всех работников (внешних и внутренних) по должностям.

Каждому человеку теперь могут соответствовать несколько прямоугольников, отражающих различные функции и должности.

2. Фамилия.

Впишите в каждый прямоугольник помимо должности еще и фамилию занимающего ее человека. Или людей – если на данной позиции у вас несколько работников.

М04-03. Фрилансеры, поставщики и партнеры

1. Фрилансеры и аутсорсеры.

На этом шаге вам необходимо добавить в структуру всех внешних работников – фрилансеров, временных работников и аутсорсеров. Дорисуйте связи, определяющие их подчинение и отчетность.

2. Поставщики.

Теперь добавьте в схему всех поставщиков, которые входят в «пищевую цепочку» вашего бизнеса.

3. Связи.

Пропишите связи между ними и должностями в вашей организации.

М04-04. Оптимизация

1. Дубли.

Для начала просмотрите обе схемы и выясните, можно ли что-то в них упростить, есть ли дублирующие роли, подчинения и межролевые связи.

Не усложняйте свой бизнес без необходимости. Простота структуры обеспечивает ее живучесть. Если вы нашли, что можно упростить, – сделайте это! Не только на бумаге, но и в своей компании. Внедрите изменения и двигайтесь дальше.

2. Замены.

Подумайте о том, что вы будете делать, если возникнет проблема с одним из звеньев.

Задокументируйте потенциальную замену для каждого звена. Определите, какие внутренние или внешние резервы вы будете задействовать, когда один из элементов организационной структуры вдруг перестанет работать.

Модуль № 5. Еженедельные отчеты и совещания

В этом модуле мы рассмотрим еженедельную отчетность. Необходимо фиксировать результаты текущей недели и строить планы на следующую.

Делать это нужно как минимум для себя (даже если вы – единственный сотрудник в собственной компании) и особенно, если у вас есть персонал. Лучше всего это делать в конце пятницы или в начале субботы.

Еженедельные летучки

Если у вас есть фрилансеры, работники, партнеры и т. п., необходимо встроить модель еженедельных летучек, к которым нужно подготовиться.

Зачем это надо? В одном из предыдущих модулей мы говорили про время. Думаю, вы успели заметить, что, когда начинаешь учитывать время, оно более эффективно тратится. Аналогичная ситуация с деньгами и задачами. Идеальный инструмент для этого – еженедельные летучки.

1. Подготовка.

Составьте список текущих задач.

2. Первая летучка.

На первой летучке обговариваете список текущих задач.

Летучка не должна быть долгой, обычно хватает 15–20 минут.

3. Внедрение.

Внедрите летучки и посмотрите, что благодаря им сделано, какие проблемы и решения найдены, каковы планы на следующую неделю. Короткие пятнадцатиминутки с каждым работником сильно двинут вашу компанию вперед.

Ваша задача № 1 – провести хотя бы одну летучку. Вы обязательно встанете на грабли. Обещаю! Потому что найдутся люди, не желающие выполнять свои задачи. Или которым будет непонятно, как планировать вещи, которые не планируются, ит. д.

Расскажите мне о проблемах, с которыми вы столкнетесь, и я помогу вам пройти через этот лабиринт трудностей с внедрением.

Еженедельные отчеты

Вам необходимо выработать форму, в которой вы будете выстраивать свои еженедельные отчеты и принимать отчетность от своих работников.

Принцип тот же, что и раньше: чем проще – тем лучше. Скорее всего, вам будет достаточно списка дел с описанием их состояния.

Вам необходимо понимать стандарты расстановки приоритетов по своим задачам: что нужно сделать сначала, что потом ит. д.

Внедрение

Еженедельные летучки и еженедельные отчеты. Внедряйте для каждого подчиненного, включая фрилансеров. И через несколько недель вы увидите, насколько сильно изменится ваш бизнес.

Бланки «Еженедельная отчетность»

Если до сегодняшнего дня вы не практиковали еженедельную отчетность с каждым из своих прямых подчиненных – в ближайшем будущем вам предстоит немало работы по внедрению стандартных еженедельных летучек на всех уровнях компании.

М05-01. Еженедельные летучки для ваших прямых подчиненных

1. Для начала составьте общий список текущих задач для каждого из ваших прямых подчиненных.

2. Назначьте время и место еженедельной летучки с каждым из своих прямых подчиненных. Она не должна длиться больше часа (идеальная продолжительность – 20–30 минут). Согласуйте расписание с подчиненными.