– осуществляется прямая почтовая рассылка потенциальным партнерам;

– проводится телемаркетинг (приглашения по телефону) или вежливое, тактичное напоминание о предстоящей выставке;

– проводится рекламная кампания по формированию или поддержанию имиджа фирмы;

– даются рекламные объявления в СМИ, транспорте.

Проведенные зарубежные исследования показали, что посещаемость стенда может увеличиться на треть при правильном проведении предвыставочной рекламной кампании.

Профессиональная работа на выставке требует большого напряжения, длительных эмоциональных нагрузок, умения противостоять стрессам, поэтому на вопросы подбора персонала и формирования слаженной команды целесообразно обратить серьезное внимание. Прежде всего подберите руководителя стенда, а затем и членов его будущей команды.

Правильный отбор персонала для работы на выставке позволит избежать многих негативных последствий. Часто при выборе претендентов ответственные за это направление проявляют склонность останавливаться на ком-то преимущественно с учетом личной симпатии. При этом могут высказываться достаточно сильные эмоциональные оценки. Как показывает опыт, этого по возможности следует избегать. Необходимо обеспечить отбор сотрудников на основе объективных решений. Конечно, влияние эмоций не должно и не может исключаться полностью.

Чтобы сделать выбор профессионально и объективно, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

– процесс отбора персонала нужно структурировать;

– выбор руководителя стенда должен производиться как минимум двумя лицами (например, руководителями службы маркетинга и начальником отдела кадров);

– руководители, осуществляющие отбор, должны иметь специальные знания, обладать определенной квалификацией и быть компетентными для оценки персонала;

– выбор остальных сотрудников должен производиться тоже двумя и более лицами (например, руководителем стенда и руководителями службы маркетинга или начальником отдела кадров);

– основой для объективной оценки каждого претендента является заданный перечень требований, соответствующих определенной области профессиональных знаний, и установленный перечень качеств претендента;

– итоговая оценка претендента должна формироваться по решающим критериям и основываться на возможно более обширной информации;

– качества сотрудника, который будет работать на выставке, должны проверяться не только путем письменного анкетирования и интервью, но и путем изучения его поведения при проведении переговоров и участия в командной работе.

Теперь перечислим основные принципы отбора персонала для работы на выставке.

– Отбирайте сотрудников, имеющих позитивное отношение к посетителям, работникам выставочного комплекса и своим коллегам.

– Отбирайте сотрудников, имеющих высокую степень уверенности в себе.

– Отбирайте коммуникабельных сотрудников, которые легко вступают в контакт с самыми разными людьми.

– Убедитесь, что сотрудник будет работать с желанием и энтузиазмом, а при необходимости выложится на 100 %.

– Выявляйте наиболее наблюдательных сотрудников, способных подмечать нюансы в общении, используя вербальные и невербальные контакты.

– Удостоверьтесь, что сотрудники смогут ответить на различные вопросы посетителей.

– Выбирайте хороших «слушателей», способных задавать наводящие вопросы и умеющих внимательно слушать собеседника.

Тщательно продумайте мотивацию для персонала, который будет участвовать на всех стадиях выставочной деятельности. Исключите из своей практики отправку сотрудников для работы на выставку как поощрение за хорошие показатели в повседневной работе.

Руководство фирмы прекрасно понимает, что от персонала зависит очень многое, если не все. «Кадры решают все!» – эта крылатая фраза в большой степени относится и к специалистам, которые проводят телефонные переговоры.

Сотрудник должен уметь вести переговоры или на учиться этому искусству. Все сотрудники, основной задачей которых является общение по телефону, должны иметь прекрасную или как минимум хорошую дикцию, обладать приятным тембром и бесконечным терпением. Они должны уметь четко и ясно излагать свои мысли, а самое главное – внимательно слушать собеседника.

Кроме того, необходимо, чтобы сотрудники получали удовольствие от своей работы. И еще один важный и принципиальный момент: они никогда не должны опасаться получить отказ. Отказ – это прекрасно! Это повод для самосовершенствования, это ступенька для последующего успеха!

На практике иногда возникают ситуации, когда необходимы дополнительные сотрудники для работы на выставке. Это может произойти, например, когда все сотрудники фирмы очень заняты по своему основному роду деятельности, или когда выставка проводится в другом городе, когда экономически целесообразно нанять дополнительных людей со стороны. Персонал можно подобрать для работы в первом или втором эшелоне. Причем функции, которые возлагаются на таких сотрудников, могут иметь усеченный характер, особенно во втором эшелоне. При работе на стенде им можно поручить роль статистов и раздачу буклетов и других рекламных материалов. Возможно привлечь дополнительный персонал и к работе в нулевом эшелоне (мой термин). Нулевой эшелон – это персонал, который работает за пределами выставки в общественных местах и с потенциальными клиентами непосредственно в фирмах.

В этом случае правильный подбор дополнительного персонала для работы на выставке примерно тот же, что и при обычном подборе сотрудников для работы в фирме.

Остановимся на основных моментах проведения таких собеседований и рассмотрим некоторые рекомендации.

Сначала рассмотрите резюме каждого претендента. По анкетным данным определите, насколько он подходит вам и насколько отвечает вашим требованиям. Если вас устраивают анкетные данные, то по телефону или электронной почте либо другим способом пригласите претендента на собеседование.

При проведении собеседования особое внимание обратите на:

– первое впечатление о собеседнике;

– впечатление от проведения собеседования с претендентом;

– общее впечатление о претенденте.

Внешний вид:

– одежда (качество одежды, сочетание цветов, уход);

– обувь;

– прическа;

– косметика;

– фигура.

Поведение:

– уверенное или неуверенное;

– есть ли элементы самоуверенности;

– коммуникабельность.

Креативность:

– форма и манера приветствия;

– начало разговора и вхождение в контакт;

– поддержание и завершение разговора.

Впечатление о профессионализме:

– специальные знания;

– способности как продавца услуг;

– умение адаптироваться к различным ситуациям.

Анализ первого впечатления о собеседнике.

Новых сотрудников можно будет обучить за несколько дней до выставки или прямо на рабочих местах.

Детальный анализ стратегии работы персонала на выставке позволяет организовать «идеальную спецификацию ролей» в команде. На этой стадии осуществляется подбор и назначение руководителя стенда.

Руководитель (администратор) стенда должен четко знать и понимать свои функциональные обязанности, полномочия, сознавать свою персональную ответственность за эффективную работу всего коллектива на выставке. Он отвечает за эффективность, слаженность и координацию хода работы как на стенде, так и за его пределами.